Cómo trabaja el despacho: método y contacto

Quién llama y desde qué situación

Quien se pone en contacto con el despacho casi nunca lo hace con calma. Llama porque ha ocurrido algo, y la situación determina qué necesita oír antes que nada. Estas son las más frecuentes.

Una es la de la persona que acaba de salir de una comisaría, con un papel en la mano que no entiende, o que está todavía dentro y consigue hacer una llamada. Necesita saber qué derechos tiene, qué debe callar y qué debe pedir. Para ella, el tiempo se mide en minutos.

Otra es la de la familia que, desde su país o desde otra ciudad, recibe la noticia de que un pariente ha sido detenido y no sabe ni dónde está. Le abruma la pregunta de a quién dirigirse, y duda de si lo que le han dicho es cierto. Necesita sobre todo orden: localizar a la persona, entender en qué fase está y decidir qué se hace hoy.

Una más es la de quien ha recibido una notificación o una citación, sin urgencia aparente, y quiere saber si debe preocuparse, qué plazo corre y a quién debe contar qué. Suele ser quien más tiempo tiene y quien más cosas puede hacer bien si se las explican a tiempo.

Todas comparten una necesidad común: que alguien les diga con claridad qué está pasando y qué viene después, sin promesas ni dramatismos.

Lo que cambia cuando se decide contar con un abogado

Contratar a un abogado en un asunto penal tiene efectos prácticos que a menudo se subestiman. No solo cambia quién habla ante la autoridad; cambia cómo se organiza la vida del afectado durante el procedimiento.

Lo más inmediato es que se pierde la sensación de estar solo. La persona sabe a quién llamar, quién recibirá las notificaciones y quién se encargará de los plazos. Eso, que parece menor, libera la cabeza para ocuparse de lo demás: el trabajo, los hijos, el alquiler.

También cambia la comunicación con la autoridad. Cuando hay defensor, las citaciones y los escritos se canalizan a través de él, y la persona deja de responder por su cuenta a llamadas o mensajes que podrían comprometerla. Es un cambio cultural importante, sobre todo para quien está acostumbrado a resolver sus problemas hablando directamente con las instituciones.

Y cambia la relación con los costes. Los honorarios se acuerdan por escrito y por fases, antes de empezar cada una, de modo que la persona sabe qué cubre cada etapa y puede decidir si continúa. No hay sorpresas, y ese orden permite planificar con la familia cuánto se puede destinar a la defensa.

• Comunicaciones: las dirige el defensor y no la persona.
• Plazos: los controla alguien cuyo trabajo es controlarlos.
• Costes: se pactan por escrito y por fases.

Las decisiones del día de la llamada y su precio

Cuando alguien llama al despacho en plena crisis, suele tener ante sí varias bifurcaciones. Todas tienen un precio, y conviene verlas con claridad.

Una es si dar o no el encargo ya. Hacerlo en las horas iniciales permite intervenir antes de la siguiente actuación, y evita declaraciones o firmas hechas sin asesoramiento. Esperar para valorar con calma tiene su lógica, pero cuesta tiempo que a veces no hay. La llamada inicial es gratuita y confidencial precisamente para que esta decisión pueda tomarse con información.

Otra es quién da el encargo. Puede hacerlo el propio afectado o un familiar, aunque la relación de defensa se establece siempre con el interesado y se le confirma. Si el afectado no puede hablar, el familiar actúa como enlace y el abogado confirma después con la persona.

Queda la cuestión del alcance. El trabajo se organiza por fases: puede empezarse por una valoración, seguir con la asistencia en una actuación concreta y continuar con la defensa en el procedimiento. Cada fase se acuerda por escrito antes de empezar, y la persona decide en cada tramo.

• Dar el encargo ya o valorar antes.
• Quién actúa como enlace si el afectado no puede hablar.
• Qué fase se contrata y cuál se deja para después.

Ninguna de estas decisiones es irreversible. Se puede empezar por una valoración y seguir después, o cambiar de planteamiento cuando se conozca mejor el expediente. Lo que no se puede recuperar es el tiempo perdido, y por eso la llamada inicial no compromete a nada.

Qué conviene tener preparado antes de llamar

La conversación inicial rinde mucho más cuando quien llama tiene a mano algunos datos. No hace falta tenerlos todos ni tenerlos ordenados; basta con lo que se pueda reunir en unos minutos.

• Nombre y apellidos de la persona afectada, tal como figura en su documento, y un teléfono donde localizarla si es posible.
• Lugar y hora de la detención o del hecho, con la mayor precisión posible, aunque sea aproximada.
• Cuerpo que intervino: policía local, nacional, aduanas u otra autoridad, si se sabe.
• Papeles recibidos: una fotografía de cualquier notificación, citación o acta, aunque esté en un idioma que no se comprende.
• Situación en el país: si es residente o visitante, con qué documento, y si tiene trabajo o familia allí.
• Datos de contacto de la familia y de quien actuará como enlace.
• Nombres de otras personas implicadas, si las hay, sin comentarlos con ellas.
• Un teléfono y un horario en que se pueda llamar de vuelta, también de noche.

Con los datos básicos de nombre, lugar y hora, y cuerpo que intervino, la posición se establece el mismo día. El resto se completa después.

Si no se dispone de alguno de estos datos, no pasa nada: se dice que no se sabe. Lo peor que puede hacerse es inventar o rellenar huecos con suposiciones, porque una información errónea en la conversación inicial puede orientar mal el análisis. Es preferible una respuesta honesta, «esto no lo sé», que una precisión falsa. El despacho ayuda a averiguar lo que falta y a localizar a quien pueda aportarlo.

Preguntas que conviene hacer antes de contratar

Elegir abogado en un momento de crisis es difícil. Estas preguntas ayudan a hacerlo con criterio, y cualquier despacho serio debería responderlas sin rodeos.

• ¿Quién se ocupará de mi asunto, con nombre y apellido, y cómo puedo localizarle?
• ¿Qué cubre exactamente cada fase y cuánto cuesta, por escrito, antes de empezar?
• ¿Qué se me va a comunicar y con qué frecuencia, y por qué canal?
• Si mi asunto toca otro país, ¿con quién se coordinan y cómo se reparte el trabajo?
• ¿En qué idiomas puedo comunicarme y quién traduce los documentos?
• ¿Qué debo hacer yo mientras tanto y qué debo abstenerme de hacer?
• ¿Cuándo y cómo se me avisará de un plazo importante?
• ¿Qué parte de lo que me dicen es un hecho y qué parte una valoración?

Un abogado que no promete resultados y explica qué consta, qué falta y qué se puede hacer inspira más confianza que quien anuncia lo que nadie puede asegurar.

Un buen indicador es cómo se responde a la pregunta sobre costes: si la respuesta es clara, escrita y por fases, se sabe lo que se contrata; si es vaga, conviene insistir. Otro es cómo se habla del resultado: quien explica el abanico de posibilidades sin prometer ninguna actúa con honestidad. Y otro, la disponibilidad: saber si habrá respuesta de noche o en festivos, cuando suelen producirse las urgencias.

Cuando el asunto está en otro país o cruza fronteras

Una parte importante del trabajo del despacho tiene que ver con asuntos que cruzan fronteras: personas detenidas en el extranjero, órdenes que vienen de otro Estado, documentos que viajan entre países. Ahí aparecen dificultades específicas.

Empieza por el idioma. Los documentos de otro país llegan en otra lengua y hay que traducirlos con criterio, porque una palabra mal puesta cambia el sentido de una resolución. El despacho trabaja en español, italiano y otras lenguas, y se apoya en traductores cuando hace falta.

Después, la coordinación. Cuando el procedimiento se tramita en otro país, quien comparece ante la autoridad es un abogado local, y el despacho actúa como enlace con la familia y con ese colega. Es esencial que lo que se declare en un sitio no contradiga lo que se declara en otro, y por eso los defensores se hablan y comparten el relato.

Están también los tiempos: el correo postal entre países es lento, lo urgente viaja por medios digitales, y la diferencia horaria obliga a acordar franjas de llamada. El consulado informa y apoya, pero no sustituye a la defensa ni paga honorarios.

Además, los documentos que se originan fuera de Italia suelen requerir traducción y legalización, y conviene pedirlos cuanto antes.

Cada caso se plantea de una manera, pero el principio es constante: un relato coherente, coordinado, que no se contradiga entre países.

Cómo se trabaja, paso a paso, y dónde está el despacho

El contacto inicial es gratuito, está amparado por el secreto profesional y se atiende a cualquier hora, también de noche y en festivos. Puede hacerse por teléfono, al +39 335 669 3954, o por correo electrónico a avvmassimoromano@gmail.com. De él sale una valoración concreta: en qué fase está el asunto, qué plazos corren, qué sigue disponible y qué hay que hacer antes de la próxima actuación.

El encargo se pacta por escrito y por fases, antes de empezar cada una. Se indica quién asistirá a la persona, con nombre, y qué cubre cada etapa. Cada decisión relevante se comunica por escrito para que nadie dependa de lo que recuerde de una llamada.

El despacho tiene sedes en Roma, en Via Avicenna 97; en Milán, en Via Giuseppe Pecchio 3; y en Nápoles, en Corso Umberto I 237. Pero buena parte del trabajo se hace a distancia: documentos por correo o mensajería, llamadas, reuniones por vídeo. Quien está en otro país no necesita desplazarse para dar el encargo ni para seguir el asunto.

Cuando la persona está privada de libertad, el abogado la visita cuando es posible y organiza la comunicación con la familia. No se anuncia ningún resultado.

• Contacto inicial gratuito y confidencial.
• Encargo por fases y por escrito.
• Trabajo a distancia con sedes en Roma, Milán y Nápoles.

Conductas que complican un asunto penal desde el principio

Hay gestos que parecen razonables en el momento y que luego pesan. Estas son las conductas más frecuentes, y la razón práctica de cada una.

• No hablar con la policía ni con la fiscalía sin abogado. Lo que se dice queda en acta, y rara vez se puede matizar luego.
• No firmar lo que no se haya leído y entendido. Una firma por cansancio o por miedo pesa igual que una meditada.
• No publicar nada en redes ni en grupos de mensajería. Lo escrito se copia, se traduce y puede acabar en el expediente.
• No borrar mensajes, fotos ni correos. Puede leerse como ocultación y destruye material que a veces favorece.
• No contactar con testigos ni con quien presentó la denuncia. Puede interpretarse como presión.
• No pagar a intermediarios que prometen arreglar el asunto. Nadie puede prometerlo y es una vía habitual de estafa.
• No esperar a que el problema se resuelva solo. Los plazos corren aunque nadie los mire.

La regla común es que, ante la duda, se llama antes y se actúa después. La llamada inicial no compromete a nada.

Todas estas conductas tienen un rasgo común: nacen de la buena intención de arreglar las cosas rápido, y por eso es tan fácil caer en ellas. La defensa se construye con documentos, con calma y con un relato que no cambie, y lo que se hace antes de contar con un abogado condiciona todo lo demás.

Términos que aparecen en el contacto con el despacho

En la conversación inicial y en el acuerdo de encargo aparecen algunas expresiones que conviene entender. Estas son las que figuran en esta guía.

• Encargo: el acuerdo por el que la persona confía su defensa al abogado; se pacta por escrito y por fases.
• Fase: cada tramo del trabajo, con su alcance y su coste, que se acuerda antes de empezar.
• Secreto profesional: la confidencialidad que ampara lo que la persona cuenta al abogado, también en el contacto inicial.
• Valoración: la lectura inicial del asunto, que dice en qué fase está, qué plazos corren y qué hay que hacer.
• Abogado local: el colega del país extranjero que comparece ante la autoridad cuando el procedimiento se tramita fuera de Italia.
• Honorarios: lo que se paga por el trabajo del abogado; ningún consulado los cubre.
• Corresponsal: el abogado de otro país con quien el despacho coordina la defensa.

Si en algún documento del despacho aparece un término que no se comprende, se puede preguntar sin reparo. Explicarlo forma parte del trabajo.

Estas expresiones se explican al inicio de la relación, y es normal que alguien tarde en familiarizarse con ellas. Si el acuerdo de encargo contiene una cláusula que no se entiende, se pide que se aclare antes de firmar. La claridad en la relación entre abogado y cliente forma parte del trabajo, y quien contrata tiene derecho a saber exactamente qué firma y qué espera de ambas partes.