Secret professionnel : ce qui est protégé et ce qui ne l'est pas

Qui se demande ce qui reste confidentiel

La question du secret se pose généralement au pire moment : après une perquisition, un contrôle, une saisie de téléphone, ou en lisant dans un acte un échange qu'on croyait privé. Celui qui l'envisage a souvent déjà écrit plusieurs fois à son défenseur, sur plusieurs supports, et se demande si ses messages sont à l'abri. Voici les situations qui amènent à cette page.

• Celui dont le téléphone a été saisi. Il contient des conversations avec son avocat, mélangées à de nombreuses autres, et il craint que les enquêteurs les lisent.
• Le chef d'entreprise perquisitionné. Les agents sont arrivés au siège, ils emportent des ordinateurs et des dossiers, certains contiennent des consultations juridiques et des échanges avec le défenseur.
• La famille d'un détenu. Elle écrit à l'avocat, répond aux questions de proches, transfère les messages, et ne sait pas à partir de quand la confidentialité disparaît.
• Celui qui consulte avant d'avoir un dossier. Il veut savoir ce qu'il peut dire à un avocat qu'il ne dirait à personne d'autre.

Ces personnes partagent la même inquiétude : savoir où s'arrête la protection. Les échanges avec le défenseur ne peuvent être ni interceptés ni utilisés, et l'avocat ne peut être contraint de déposer à leur sujet. Mais la protection a des limites concrètes, qui tiennent à la nature de l'échange, à la personne à qui on écrit et à la manière dont les documents sont conservés. Cette page décrit ces limites en termes pratiques, pour que vous sachiez quoi écrire, à qui, et comment le faire sans compromettre votre défense.

Ce que cela change dans la vie de tous les jours

Le secret influence la manière même dont on organise sa vie quand on est mis en cause. Une conséquence directe est que l'on se met à peser ses mots. On cesse d'écrire à son avocat depuis un ordinateur partagé, on évite de laisser un message sur un téléphone de bureau, on n'ouvre plus certaines conversations devant ses enfants. Ces précautions sont utiles, mais elles peuvent devenir épuisantes si elles ne sont pas organisées.

Une autre concerne le travail. Un salarié qui consulte un avocat depuis la messagerie de son entreprise expose le contenu à son employeur, qui administre le système et peut y avoir accès. Un dirigeant qui discute de sa situation dans des courriels envoyés à ses associés étend le cercle de ceux qui peuvent être interrogés. Il vaut mieux séparer nettement les canaux : un téléphone et une adresse privés pour les échanges avec le défenseur, et rien d'autre dans ces fils.

Une dernière est familiale. Le conjoint qui assiste à un appel ou qui lit un message devient un témoin possible de son contenu. Un parent qui reçoit des copies peut être entendu, et ce qu'il sait n'est plus protégé de la même manière. Il faut donc décider qui, dans la famille, est le seul interlocuteur du cabinet, et lui demander de ne pas répandre l'information. Enfin, les avocats eux-mêmes sont soumis à des règles : ils ne peuvent pas révéler ce qu'ils ont appris, même pour vous aider, sauf dans les cas précis que la loi prévoit.

Parler, écrire, transmettre : les choix qui se posent

Plusieurs situations reviennent. Dans chacune, un choix existe, avec un prix.

Écrire par courriel ou parler de vive voix. Un courriel laisse une trace durable, sur plusieurs serveurs, et peut être retrouvé en cas de saisie du matériel. Une conversation en face à face laisse moins de traces, mais dépend de la mémoire. L'un et l'autre sont couverts par le secret, mais la sécurité matérielle du support compte : un téléphone saisi peut contenir l'ensemble de vos échanges.

Associer une personne extérieure à l'échange. Votre comptable, votre conjoint, un ami peuvent vous aider, mais leur présence ou leur mise en copie peut ouvrir une brèche. Ce qu'ils savent n'est pas protégé comme ce que vous dites à l'avocat. Le prix de cette aide est une exposition possible.

Conserver ou détruire. Garder vos échanges avec le défenseur dans un lieu sûr est recommandé. Les supprimer en masse peut être lu comme une tentative d'effacer autre chose, et laisse l'avocat sans trace de ce que vous lui avez dit. La bonne voie consiste à les isoler plutôt qu'à les effacer.

Dans la pratique, la meilleure règle est de choisir son support avant d'écrire, et non après. Si vous hésitez entre un message et un appel, demandez-vous ce qui resterait si l'appareil était saisi demain matin. Cette question simple suffit à orienter la plupart des décisions, sans qu'il soit nécessaire de maîtriser la technique.

Ce qu'il faut préparer pour protéger vos échanges

• Une adresse électronique privée, utilisée uniquement pour les échanges avec le cabinet, accessible par un mot de passe que vous seul connaissez.
• Un numéro de téléphone dédié, ou au moins une messagerie chiffrée utilisée pour ces échanges, avec les notifications masquées sur l'écran verrouillé.
• Une liste des personnes qui ont déjà connaissance de la situation, pour que l'avocat sache qui peut être entendu.
• Un dossier physique ou numérique séparé pour les documents que l'avocat vous a envoyés, avec la mention de leur origine.
• La copie des échanges importants, conservée dans un lieu différent de celui de vos appareils, afin de ne pas tout perdre en cas de saisie.
• Les noms des autres conseils, comptables ou consultants, avec leurs rôles, car leurs échanges ne sont pas couverts de la même manière.
• Une note sur les appareils partagés : ordinateur de famille, tablette, compte cloud commun, afin de savoir où des échanges peuvent se retrouver.
• La liste des documents saisis, si une perquisition a eu lieu, avec la mention de ceux qui relèvent de la défense.

Ces préparatifs prennent une soirée et évitent des semaines d'inquiétude. Faites-les avant qu'une perquisition ou un contrôle ne vous prenne au dépourvu, surtout si vous voyagez souvent entre plusieurs pays. Si vous n'êtes pas à l'aise avec la technique, demandez à un proche de confiance de vous aider à configurer l'appareil, sans lui montrer le contenu de vos échanges avec l'avocat.

Les questions sur ce qui est protégé dans vos échanges

• Quels types de communications avec vous sont couverts, et lesquels ne le sont pas ?
• Puis-je vous écrire depuis la messagerie de mon entreprise, ou dois-je utiliser un autre moyen ?
• Que se passe-t-il si mon téléphone est saisi alors qu'il contient nos échanges ?
• Comment faire valoir la protection si des documents de la défense se trouvent parmi le matériel saisi ?
• Mes proches peuvent-ils assister à nos appels sans que la protection soit perdue ?
• Les échanges avec mon comptable ou mon conseil fiscal sont-ils protégés de la même manière ?
• Quelles protections entourent une perquisition de votre cabinet, et ai-je un rôle à jouer ?
• Que faites-vous des pièces que je vous remets, et pendant combien de temps les conservez-vous ?
• Existe-t-il des cas où vous seriez tenu de révéler quelque chose ?

Demandez des réponses concrètes, avec des exemples tirés de votre situation : votre téléphone, votre messagerie, votre entreprise. Le principe général du secret est simple ; ce sont ses applications qui varient. Une réponse du type « cela dépend » est acceptable si elle est suivie des éléments dont elle dépend. Si l'avocat vous demande de ne plus lui écrire par un canal donné, suivez cette consigne sans discuter : elle repose en général sur une raison que vous ne voyez pas encore. Notez enfin la façon dont il souhaite que vous lui transmettiez les documents sensibles, et respectez-la.

Quand les échanges passent d'un pays à un autre

Quand la vie d'une personne se partage entre l'Italie et un autre pays, les échanges avec l'avocat traversent plusieurs réseaux, serveurs et législations. Un message envoyé depuis la France, la Belgique ou la Suisse vers un cabinet italien est stocké dans plusieurs endroits, et la protection dépend du statut de l'échange, non de sa route. Il faut toutefois savoir que les règles des différents États sur la saisie du matériel ne coïncident pas, et qu'un appareil contrôlé à une frontière peut être examiné selon des règles locales.

Le voyage est une situation à risque. Un téléphone ou un ordinateur portable examiné à l'arrivée en Italie ou ailleurs contient souvent la totalité des échanges avec le défenseur. Avant de voyager, il est prudent de se demander ce que l'appareil contient, de le protéger par un code solide et de ne pas laisser les messages sensibles visibles. Le cabinet peut vous conseiller sur la manière de procéder sans enfreindre aucune règle.

Les traductions ajoutent un maillon. Si vous faites traduire un acte ou un message par une personne extérieure, celle-ci prend connaissance du contenu, et sa présence peut modifier la protection. Mieux vaut passer par un traducteur choisi avec l'avocat, lié par une obligation de discrétion. Quand des défenseurs de pays différents travaillent ensemble, ils échangent entre eux des informations qui restent couvertes, mais la prudence impose de les transmettre par des canaux sûrs. Le consulat n'est pas soumis au même secret : n'y confiez pas de détails de fond.

Comment le cabinet organise la confidentialité

Dès le contact initial, le cabinet indique par quel canal écrire, à quelle adresse, et ce qu'il vaut mieux éviter d'envoyer par message. Les informations de départ suffisent : on ne demande pas le récit détaillé par courriel. L'avocat préfère souvent recueillir les détails dans une conversation, en expliquant ce qui sera mis par écrit et ce qui ne le sera pas.

Pour donner mandat, vous pouvez écrire à avvmassimoromano@gmail.com ou appeler. La procuration est signée à distance, et les pièces envoyées sont rangées dans un dossier propre à la personne. Lors de la conversation initiale, l'avocat décrit quelles personnes de la famille peuvent être tenues au courant, et à quelles conditions. Un seul interlocuteur est désigné, afin d'éviter la dispersion des informations.

Les échanges se font en français, en italien ou en anglais, et les interprètes éventuels sont choisis parmi des personnes liées par une obligation de discrétion. Les sièges de Rome, Milan et Naples permettent des rendez-vous en personne quand la situation l'exige, ce qui est préférable pour les sujets les plus sensibles. Quand un confrère étranger est impliqué, le cabinet convient avec lui d'un canal sûr et n'échange de pièces qu'avec votre accord. Aucune promesse n'est faite sur ce qu'une juridiction décidera.

Précisez dès le départ si votre messagerie est partagée avec d'autres personnes, afin d'adapter le canal de communication.

Les erreurs qui font perdre la protection

• Ne transférez pas les messages de l'avocat à d'autres personnes. Ce que l'on remet à une personne extérieure sort du cercle protégé et devient interrogeable.
• N'écrivez pas depuis l'ordinateur de l'entreprise. L'employeur peut accéder à la messagerie et à l'historique.
• Ne parlez pas de vos échanges avec le défenseur sur les réseaux ou dans les groupes. Vous renoncez ainsi à la confidentialité de ce que vous racontez.
• Ne mélangez pas dans une même conversation l'avocat et d'autres personnes. Un fil de groupe ne bénéficie pas de la même protection.
• Ne laissez pas les notifications s'afficher sur un écran visible. Un collègue, un enfant ou un policier peut les lire.
• Ne détruisez pas en masse vos messages. L'effacement peut être lu comme une tentative de cacher autre chose.
• Ne dites pas à un coprévenu ce que votre avocat vous a conseillé. Cela peut vous nuire et lui servir.

Ces erreurs ont un point commun : elles semblent anodines au moment où on les commet. Transférer un message à un proche pour le rassurer, répondre depuis l'ordinateur du bureau parce qu'il est ouvert, laisser l'écran allumé sur la table de la cuisine, tout cela paraît sans conséquence. C'est pourtant ainsi que la confidentialité se perd, non par une saisie spectaculaire, mais par une série de petits gestes. Prenez l'habitude de vous demander, avant chaque envoi, qui d'autre pourrait lire ce message dans une semaine.

Le vocabulaire du secret, de la saisie et de la perquisition

• Secret de l'avocat : obligation de l'avocat de ne pas révéler ce qu'il apprend dans l'exercice de sa mission, et protection de ses échanges avec vous.
• Interception : écoute ou captation d'une communication. Les conversations avec le défenseur ne peuvent être ni interceptées ni utilisées.
• Déposition : témoignage devant un juge. L'avocat ne peut pas être contraint à déposer sur ce qui relève du secret.
• Perquisition du cabinet : recherche de documents dans les locaux d'un avocat, entourée de protections renforcées avec présence du conseil de l'ordre.
• Documents de la défense : pièces établies pour préparer la défense, protégées même au cabinet.
• Matériel saisi : appareils et documents pris par les enquêteurs, sur lesquels il faut faire valoir la protection en cas de doute.
• Conseil de l'ordre : instance de l'ordre des avocats, dont un représentant assiste à certaines opérations.

Ces mots figurent dans les procès-verbaux de perquisition, dans les ordonnances de saisie et dans les demandes de restitution. Leur compréhension est utile le jour où des agents se présentent chez vous ou dans votre entreprise : vous saurez alors ce que vous pouvez demander, par exemple que les documents de la défense soient séparés, ou que le représentant de l'ordre soit présent. Demandez à l'avocat de vous expliquer ceux qui s'appliqueraient à votre situation, plutôt que de les mémoriser tous.