Umowa, wiadomość, zdjęcie: jak wprowadzić je do akt

Co zmienia się w życiu, gdy sprawa zależy od zrzutu ekranu

Dla większości ludzi wiadomość w telefonie jest zwykłym elementem dnia. Gdy sprawa trafia do sądu, ta sama wiadomość zaczyna żyć własnym życiem. Osoba, która ma w telefonie rozmowę mogącą wiele wyjaśnić, boi się go wyłączyć, zgubić albo zresetować. Pyta, czy wystarczy zrobić zrzut ekranu, czy trzeba coś jeszcze, i czy może dać telefon do sprawdzenia bez ryzyka, że ktoś zobaczy wszystko inne. Życie prywatne, rozmowy z rodziną, zdjęcia i dane bankowe leżą na tym samym urządzeniu.

Zmienia się też sposób prowadzenia korespondencji. Ktoś, kto wie, że jego wiadomości mogą trafić do akt, zaczyna je pisać inaczej, sztywniej, ostrożniej. Zmienia się relacja ze stroną przeciwną, bo każda wiadomość bywa potencjalnym dowodem. Pracodawca, kontrahent i rodzina zaczynają się zastanawiać, co wolno napisać. To wyczerpuje, ale jednocześnie pomaga: porządek w dokumentach, daty zapisane w wyznaczonym miejscu, kopie umów w osobnym katalogu to dobre nawyki.

W praktyce wiele osób przekonuje się o wartości dokumentu dopiero wtedy, gdy go brakuje. Umowa ustna, której nikt nie potwierdził na piśmie, wiadomość usunięta przypadkiem, zdjęcie bez daty, nagranie bez kontekstu: wszystko to waży mało. Z kolei nadmiar materiału bez uporządkowania męczy sąd i bywa odczytywany jako próba zagłuszenia sprawy.

Dla osoby z Polski dochodzi problem języka i formatu: dokumenty są po polsku, a sąd działa po włosku, więc każdy dokument wymaga tłumaczenia, które kosztuje, a różne wersje tłumaczenia mogą prowadzić do sporów.

Kto czyta o dokumentach prywatnych w procesie

Najczęściej jest to osoba oskarżona, która ma w telefonie wiadomości mogące wykazać jej wersję. Rozmowa z kontrahentem, w której potwierdził ustalenia, zdjęcie wykonane w dniu zdarzenia, umowa podpisana przed laty: wszystko to wydaje się oczywistym dowodem, ale nie wiadomo, jak go wprowadzić do akt. Osoba pyta, czy wystarczy wydrukować wiadomości, czy trzeba je jakoś potwierdzić.

Inna sytuacja dotyczy pokrzywdzonego, który ma zdjęcia obrażeń, wiadomości z groźbami, nagranie rozmowy. Chce wiedzieć, czy może je złożyć, i czy nagranie rozmowy, w której uczestniczył, jest dopuszczalne. Boi się, że jeśli złoży je źle, zostaną odrzucone, a dowód przepadnie.

Jeszcze inna sytuacja to przedsiębiorca albo pracownik, który ma wydruki z systemu, korespondencję służbową i zrzuty z komunikatora firmowego. Pyta, czy wolno mu przekazać materiał z firmowej poczty do sądu, i czy nie naruszy w ten sposób tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych innych osób.

Zdarza się też, że czyta to obrońca lub pełnomocnik z innego kraju, który próbuje zrozumieć, jak włoski sąd traktuje dokumenty prywatne. We wszystkich tych sytuacjach najpierw trzeba ustalić, skąd dokument pochodzi, kto go stworzył, jak się znalazł u składającego i czy da się wykazać jego autentyczność.

Zdarza się wreszcie, że osoba chce złożyć dokument, który dotyczy kogoś spoza sprawy, na przykład rozmowę z innym uczestnikiem zdarzenia, i nie wie, czy wolno jej to zrobić bez jego zgody.

Co zebrać, żeby dokument miał wagę

Moc dowodowa dokumentu prywatnego zależy od wykazania pochodzenia, a nie od samej treści. Warto więc zabezpieczyć nie tylko dokument, ale i jego tło.

• Plik źródłowy z metadanymi, nie tylko kopię. Zdjęcie z telefonu zawiera datę, czas i niekiedy lokalizację, a kopia przegrana na inny nośnik często tych danych traci.
• Zrzut ekranu wraz z danymi urządzenia i konta: numer rozmówcy, nazwa konta, data, godzina. Zrzut bez tych danych waży niewiele.
• Całość rozmowy, a nie wybrany fragment. Fragment wyrwany z kontekstu bywa odczytany przeciw składającemu, więc lepiej mieć cały wątek.
• Kopię zapasową całego urządzenia, sporządzoną przed jakimikolwiek zmianami. Pozwala ją pokazać biegłemu, jeśli autentyczność zostanie zakwestionowana.
• Dane osób, które mogą potwierdzić pochodzenie dokumentu: autora, adresata, świadków sporządzenia.
• Umowy i oryginały papierowe z podpisami, pieczęciami i datami. Kserokopia wymaga wyjaśnienia, gdzie jest oryginał.
• Zapisy z konta lub systemu, w którym dokument powstał: historia logowań, potwierdzenia wysyłki, numery zgłoszeń.

Nie edytuj niczego i nie przesyłaj dokumentów wiele razy między urządzeniami, bo każdy transfer może zmienić dane techniczne. Obrońca oceni, jak złożyć dokument.

Dołącz do zestawu informacje o urządzeniu, z którego pochodzi materiał: model, system, sposób zabezpieczenia, osoby, które miały do niego dostęp. Biegły zapyta o to na początku. Zachowaj też wszelkie wiadomości, w których ktoś kwestionował prawdziwość dokumentu, bo pokazują, jak spór przebiegał przed sprawą. Zrób zestawienie dokumentów według tego, co wykazują, tak aby obrońca widział, którą okoliczność który dokument potwierdza.

Wybory, które trzeba podjąć, składając dokument

Przed osobą, która chce złożyć dokument prywatny, stoją rozwidlenia, z których każde ma swoją cenę.

Składać wcześnie czy czekać. Dokumenty można składać na każdym etapie, ale wczesne złożenie pozwala stronie przeciwnej przygotować odpowiedź. Cena czekania: ryzyko, że termin na złożenie zostanie przekroczony lub że dokument zostanie wyłączony. Obrońca ocenia, kiedy najlepiej to zrobić.

Składać całość czy wybrane elementy. Całość jest wiarygodniejsza, ale odsłania także to, co szkodzi. Wybrany fragment jest wygodny, lecz może zostać odczytany jako manipulacja, jeśli strona przeciwna pokaże resztę. Cena fragmentu: utrata wiarygodności.

Oddać telefon do zabezpieczenia czy zachować go. Oddanie urządzenia biegłemu zapewnia autentyczność, ale oznacza utratę dostępu i ujawnienie innych danych. Zachowanie telefonu daje wygodę, lecz osłabia możliwość wykazania, że dane nie były zmieniane.

Studio nie obiecuje wyniku. Pomaga ocenić, który wariant najlepiej pasuje do sytuacji, i unikać kroków, których nie da się cofnąć.

Osobny wybór dotyczy tego, czy zlecić opinię biegłego przed złożeniem dokumentu. Opinia wzmacnia wiarygodność, ale kosztuje, i bywa zbędna, jeśli strona przeciwna nie zakwestionuje autentyczności. Cena oczekiwania na zarzut: brak czasu na przygotowanie opinii, gdy zarzut padnie. Cena opinii z góry: wydatek, który może okazać się niepotrzebny. Rozsądne jest ocenić, jak wrażliwy jest dokument i jak łatwo go zakwestionować. Warto też zdecydować, kto poniesie koszt tłumaczenia, bo to często największa pozycja.

Czego nie robić z dokumentami prywatnymi

Błędy w tej materii wynikają zwykle z chęci poprawienia czegoś, co wydaje się niedoskonałe.

• Nie edytuj zdjęć, nie przycinaj zrzutów ani nie usuwaj fragmentów rozmów. Każda zmiana, nawet kosmetyczna, bywa traktowana jako manipulacja.
• Nie nagrywaj cudzej rozmowy, w której nie uczestniczysz. Nagranie własnej rozmowy jest zwykle dopuszczalne, cudzej nie, a nielegalne nagranie traci wartość i naraża na odpowiedzialność.
• Nie uzupełniaj dokumentu po fakcie. Dopisek do umowy, nowa data na fakturze albo nowa wersja wiadomości są odrębnym problemem.
• Nie usuwaj wiadomości, które szkodzą. Brak wiadomości wygląda gorzej niż jej treść i bywa odtwarzany z serwera.
• Nie przekazuj telefonu bez kopii zapasowej. Urządzenie może wrócić po miesiącach, a dane bywają zmienione.
• Nie przesyłaj dokumentów wielokrotnie przez komunikator. Każdy transfer zmienia dane techniczne pliku.
• Nie publikuj dokumentów w sieci. Ujawnienie dokumentu w mediach może naruszyć prawa osób postronnych i zaszkodzić sprawie.

Nie zakładaj, że dokument, którego treść jest dla ciebie oczywista, obroni się sam. Sąd nie zna kontekstu i odczyta go tak, jak jest napisany. Nie przekazuj oryginałów nikomu poza obrońcą bez pokwitowania, bo oryginał może zniknąć. Nie podpisuj oświadczeń o autentyczności dokumentów, których nie stworzyłeś, bo odpowiadasz za to, co poświadczasz. Nie wysyłaj dokumentów pocztą zwykłą, jeśli sprawa jest pilna. Nie powołuj się na rozmowy, których nie możesz udokumentować, bo ustne wersje bez śladów mają niewielką wagę. Nie wykorzystuj cudzych haseł do zdobycia materiału, bo to przestępstwo odrębne od sprawy.

Pytania do obrońcy o dokumenty

Warto je zadać, zanim cokolwiek zostanie złożone.

• Jaki dokument mogę złożyć w mojej sprawie, na jakim etapie i w jakiej formie?
• Co dokładnie trzeba wykazać, żeby sąd uznał pochodzenie dokumentu, i jak to udokumentować?
• Czy zrzut ekranu wystarczy, czy potrzebna jest opinia biegłego, i kto za nią zapłaci?
• Czy mogę złożyć nagranie rozmowy, w której uczestniczyłem, i co z nagraniem, w którym nie brałem udziału?
• Co się stanie, jeśli strona przeciwna zakwestionuje autentyczność dokumentu, i jak się do tego przygotować?
• Czy złożenie fragmentu rozmowy jest ryzykowne i jak ocenić, czy lepiej złożyć całość?
• Czy dokumenty zawierające dane osobowe innych osób wymagają szczególnej ostrożności?
• Jak przetłumaczyć dokumenty i kiedy trzeba to zrobić, żeby zdążyć przed terminem?
• Jakie koszty niesie zabezpieczenie i ocena dokumentów i co jest zwracane?

Zapytaj również, czy dokument zawierający dane osobowe innych osób wymaga zaczernienia fragmentów i kto o tym decyduje. Zapytaj, jak postępować, jeśli oryginał znajduje się u strony przeciwnej, i czy można żądać jego wydania. Zapytaj, czy kopia notarialna lub poświadczona ma większą wagę, i czy jest warta kosztu. Zapytaj, czy dokumenty złożone na wczesnym etapie można później uzupełnić, i do kiedy. Zapytaj wreszcie, kto w studiu będzie oceniał dokumenty i w jakim języku dostanę wyjaśnienia.

Zapytaj też, czy powinienem złożyć dokument od razu, czy poczekać na stanowisko strony przeciwnej, i co traci się w każdym z tych wariantów.

Gdy dokumenty powstały w Polsce, a sprawa jest we Włoszech

Dokumenty prywatne z Polski, takie jak umowy, wiadomości, zdjęcia czy faktury, są w sądzie we Włoszech obcojęzyczne. Każdy trzeba przetłumaczyć przysięgle, a koszt tłumaczenia rośnie z objętością. Dlatego wybiera się dokumenty najważniejsze i tłumaczy się je w całości, a resztę streszcza lub pomija. Wybór należy do obrońcy, który zna sprawę.

Ważne jest również, aby tłumaczenie zachowało sens, bo różnice w brzmieniu bywają źródłem sporu. Wiadomość napisana kolokwialnie i przetłumaczona dosłownie może brzmieć groźnie albo żartobliwie wbrew intencji. Warto więc, aby tłumacz znał kontekst i aby obrońca miał możliwość zgłosić uwagi. Niektóre dokumenty wymagają dodatkowego poświadczenia, i trzeba zarezerwować na to czas.

Jeśli dokument znajduje się na serwerze w innym kraju, jego pozyskanie może wymagać współpracy z dostawcą usługi i organami. Dlatego własna kopia zabezpieczona od razu jest cenniejsza niż prośba składana później. Polska i Włochy leżą w tej samej strefie czasowej, więc rozmowy z obrońcą i z biegłym nie wymagają przeliczania godzin.

Konsulat polski może poświadczyć niektóre dokumenty lub pomóc w dokumentach tożsamości, ale nie ocenia wartości dowodowej i nie występuje w sprawie. Jeśli równolegle toczy się postępowanie w Polsce, obrońcy w Polsce i we Włoszech uzgadniają, jak wykorzystać te same dokumenty w postępowaniach w Polsce i we Włoszech bez sprzeczności.

Zapisz, kto w Polsce przechowuje oryginały, bo wiele dokumentów trzeba będzie okazać w oryginale, a dostarczenie ich z kraju wymaga czasu i bezpiecznego transportu.

Słowa, które znajdziesz w pismach o dokumentach

Pisma i postanowienia używają pojęć, które warto znać.

• Dokument prywatny to dokument nie pochodzący od organu publicznego: umowa, wiadomość, zdjęcie, nagranie. Można go składać na każdym etapie.
• Autentyczność to cecha dokumentu pochodzącego od wskazanej osoby i niezmienionego. Trzeba ją wykazać.
• Pochodzenie to informacja, kto stworzył dokument i jak trafił do składającego. Od niej zależy moc dowodowa.
• Metadane to dane techniczne pliku: data, czas, urządzenie, lokalizacja. Ich brak osłabia dokument.
• Biegły to osoba z wiedzą specjalistyczną, która ocenia autentyczność i pochodzenie dokumentu.
• Kontekst to całość rozmowy lub korespondencji, w której mieści się fragment. Brak kontekstu może odwrócić sens.
• Zabezpieczenie to czynność polegająca na utrwaleniu danych w sposób, który pozwala wykazać, że nie zmieniono ich treści.
• Nagranie własnej rozmowy to nagranie, w którym uczestniczył składający. Jest zwykle dopuszczalne, w przeciwieństwie do nagrania cudzej rozmowy.

Zwróć uwagę, że niektóre z tych pojęć łatwo pomylić. Autentyczność i pochodzenie to nie to samo: autentyczność dotyczy tego, że dokument nie został zmieniony, a pochodzenie tego, od kogo pochodzi. Zrzut ekranu może pochodzić od ciebie, ale nie musi być autentyczny, jeśli nie ma dowodu, że odpowiada rzeczywistej rozmowie. Metadane to nie sam plik, lecz informacje o nim, i to one często rozstrzygają. Nagranie własnej rozmowy nie jest tym samym co nagranie cudzej, nawet jeśli dotyczą tego samego zdarzenia. Jeśli w piśmie znajdziesz słowo, którego nie rozumiesz, poproś o objaśnienie, zanim odpowiesz.

Jak studio pracuje z dokumentami prywatnymi

Prosimy o przesłanie dokumentów w formie, w jakiej istnieją: plików, nie wydruków. Wiadomości przekazuj z urządzenia, nie przepisane. Można je przesłać pocztą elektroniczną albo komunikatorem, a w razie potrzeby umówić się na bezpieczne skopiowanie całego urządzenia. Nie musisz niczego tłumaczyć przed wysłaniem, bo przegląd wstępny odbywa się na materiale w polskim i włoskim.

W rozmowie wstępnej ustalamy, jakie dokumenty masz, skąd pochodzą, kto je tworzył i co chcesz nimi wykazać. Oceniamy, które mają największą wagę, a które mogą zaszkodzić. Przedstawiamy możliwe sposoby wprowadzenia ich do akt i koszt każdego, bez obietnic co do wyniku.

Pracujemy po polsku i po włosku, w razie potrzeby z tłumaczem przysięgłym i z biegłym informatykiem. Studio ma siedziby w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, a w miejscach, w których nie mamy obecności, korzystamy z korespondentów lokalnych. Nie szacujemy szans procentowo, bo nie da się tego zrobić rzetelnie przed lekturą dokumentów.

Po każdej istotnej czynności przesyłamy zwięzłą notatkę po polsku, a terminy przypominamy przed ich upływem. Kontakt telefoniczny i pocztowy podajemy na stronie, a w pilnych sprawach odpowiadamy poza godzinami biura.

Dla każdego klienta przygotowujemy zestawienie dokumentów według tego, co każdy z nich ma wykazać, wraz z oceną ryzyka i kosztu wprowadzenia do akt. Klient otrzymuje je po polsku, z propozycją kolejności składania. Oryginały i pliki źródłowe przechowujemy w sposób, który nie zmienia danych, a o każdym przekazaniu informujemy klienta.