Faktura za usługę, której nie było: dwa odrębne przestępstwa

Faktura w księgach, której nikt nie powinien był wystawić: co zmienia się w firmie

Zarzut dotyczący faktur za nieistniejące operacje uderza w firmę z kilku stron naraz. Dla przedsiębiorcy najbardziej dotkliwe jest to, że sprawa nie zostaje w gabinecie księgowej. Kontrahenci, bank i ubezpieczyciel mają swoje procedury, a wiadomość o postępowaniu karnym skarbowym potrafi dotrzeć do nich szybciej, niż zdąży ją wyjaśnić sam zainteresowany. Bank może poprosić o dodatkowe dokumenty przy kolejnym kredycie, a duży odbiorca zawiesić współpracę do czasu wyjaśnienia.

W samej księgowości pojawia się chaos. Faktura, którą rozliczono jako koszt, bywa kwestionowana wraz z całą serią podobnych dokumentów od tego samego kontrahenta. Rozliczenia VAT za kilka okresów wracają na stół, a księgowa, która do niedawna była główną osobą zaufania, zaczyna się lękać o własną odpowiedzialność i traci chęć do rozmowy. Warto z góry ustalić, kto i na jakich zasadach rozmawia z księgową, bo jej wypowiedzi również trafiają do akt.

Dla wspólników skutki są osobiste: pytania o to, kto podpisywał dokumenty, kto wiedział o kontrahencie i kto zlecał płatności. Rodzina przedsiębiorcy widzi tylko, że ktoś zajął komputer, a w firmie wszyscy szepczą. Pracownicy pytają o wypłaty, a dostawcy o terminy. Wszystko to dzieje się w czasie, gdy sama sprawa jest jeszcze niejasna.

Wreszcie dochodzą kwestie praktyczne: wyjazdy służbowe do Włoch, uczestnictwo w przetargach i kontakty z urzędami. Ktoś, kto prowadzi działalność transgraniczną, powinien wiedzieć, czy jego nazwisko widnieje w rejestrze, zanim wsiądzie do samochodu z fakturami w teczce. Dobra rozmowa z obrońcą na początku pozwala te obszary rozdzielić i ustalić, które wymagają natychmiastowego działania, a które mogą poczekać.

Kto trafia tu po wizycie kontroli albo po telefonie od księgowej

Najczęściej jest to właściciel niewielkiej firmy transportowej, budowlanej albo handlowej, który od lat współpracuje z kontrahentami we Włoszech. Dostał zawiadomienie, że kontrola skarbowa ma wątpliwości co do kilku faktur, albo usłyszał od księgowej, że urząd pyta o dostawcę, z którym pracował z pozoru bez problemów. Nie wie, czy to rutyna, czy początek poważnej sprawy, i nie wie, czy jest w niej wystawcą, odbiorcą czy świadkiem.

Inna sytuacja to osoba, która została wskazana jako członek zarządu spółki, choć na co dzień zajmowała się wyłącznie przewozami albo sprzedażą. Nigdy nie wystawiała faktur, nigdy nie widziała ksiąg, a teraz czyta, że odpowiada za dokument podpisany jej imieniem. Zastanawia się, czy dlatego, że była formalnie odpowiedzialna, czy dlatego, że ktoś jej nazwisko wykorzystał.

Jest też księgowa albo osoba prowadząca rozliczenia na zlecenie. Dostała wezwanie do przedstawienia dokumentacji, boi się własnej odpowiedzialności i zastanawia się, czy powinna odmówić współpracy z klientem. Często pyta także, czy może przekazać komuś swoje notatki, nie narażając się na zarzut ujawnienia tajemnicy.

Wspólne dla tych osób pytanie brzmi: czy jestem po stronie wystawcy, odbiorcy czy tylko pośrednika? Odpowiedź nie jest oczywista, bo prawo traktuje wystawienie i wykorzystanie faktury jako odrębne czyny, z odrębnymi przesłankami. Ta strona ma pomóc ustalić, które pytania zadać na początku i jakie dokumenty zebrać, zanim ktokolwiek odpowie urzędowi.

Dowody, że usługa lub dostawa naprawdę się odbyła

Obrona w sprawach o faktury opiera się na wykazaniu, że operacja miała miejsce. Nie wystarczy sama faktura, bo to właśnie jej treść jest kwestionowana. Potrzebne są materiały, które istniały niezależnie od dokumentu księgowego i które nie powstały po fakcie.

• Umowa lub zamówienie. Dokument sprzed wykonania usługi lub dostawy, z opisem zakresu, ceny i terminu. Wiadomości mailowe, w których strony uzgadniały warunki, bywają równie ważne jak podpisana umowa.
• Dowody wykonania. Listy przewozowe, potwierdzenia odbioru, protokoły odbioru robót, raporty z pracy, zdjęcia z miejsca wykonania, zapisy z tachografu lub z systemu lokalizacji pojazdów. Im bardziej zewnętrzne źródło, tym większa wartość dowodowa.
• Dowody płatności. Wyciągi z rachunków, potwierdzenia przelewów, rozliczenia kompensat. Należy sprawdzić, czy płatność została dokonana na rachunek tej samej firmy, która wystawiła fakturę.
• Dokumenty kontrahenta. Rejestr, dane osób reprezentujących, wcześniejsza korespondencja, informacje o tym, skąd firma się o nim dowiedziała. To pomaga wykazać, że odbiorca nie wiedział o fikcyjności.
• Wewnętrzne ślady zatwierdzenia. Kto przyjął usługę, kto zatwierdził fakturę, jakie były procedury zakupowe w firmie.
• Księgi i rejestry VAT. Wraz z pytaniem do księgowej, kiedy i na jakiej podstawie faktura została ujęta.

Jeśli któryś z tych dokumentów nie istnieje, trzeba o tym powiedzieć obrońcy od razu, zamiast uzupełniać go po fakcie. Brak dokumentu można w wielu sytuacjach wyjaśnić, na przykład tym, że usługa była uzgadniana ustnie albo że wymiana wiadomości odbywała się w komunikatorze, który został wyłączony. Dokument stworzony dziś i opatrzony wcześniejszą datą jest natomiast dowodem przeciwko Pani lub Panu i osobie, która go podpisała. Dobrze też zapisać, kto w firmie miał dostęp do systemu księgowego, bo od tego zależy, kto może zostać zapytany o historię zmian.

Skorygować rozliczenia od razu czy najpierw sprawdzić dokumenty

Po wiadomości o wątpliwościach co do faktur przedsiębiorca staje przed kilkoma wyborami, z których każdy ma swoją cenę.

• Skorygować rozliczenia natychmiast. Zaleta: pokazuje chęć uporządkowania spraw i bywa brany pod uwagę przy ocenie sytuacji. Cena: korekta może zostać odczytana jako przyznanie się do nieprawidłowości, jeśli zostanie wykonana bez analizy, czy faktura rzeczywiście była fikcyjna. Zapłacona kwota nie wraca tak łatwo, jak wypłynęła.
• Najpierw zebrać dokumenty i dopiero wtedy zdecydować. Zaleta: korekta, jeśli będzie potrzebna, opiera się na faktach. Cena: czas, który upływa, a wraz z nim ryzyko, że organ skarbowy wyda decyzję, zanim obrona zdąży przedstawić swoje stanowisko.
• Złożyć wyjaśnienia na piśmie bez obrońcy. To zwykle najgorszy wybór. Pismo pisane przez księgową lub przez samego przedsiębiorcę trafia do akt i bywa później zestawiane z innymi wypowiedziami.

Osobną decyzją jest to, czy prowadzić równolegle rozmowę z kontrahentem. Kontakt z nim bywa potrzebny, aby uzyskać dokumenty, ale rozmowa o treści zeznań jest ryzykowna. Najbezpieczniej prowadzić ją na piśmie i po uzgodnieniu z obrońcą, bez prób ustalania wspólnej wersji zdarzeń.

Przy każdej z tych decyzji obowiązuje ta sama zasada: nic nie zostaje wysłane do urzędu, zanim obrońca nie zobaczy dokumentów. Pismo wygląda na formalność, a po złożeniu staje się częścią akt, do której wraca się przy każdym kolejnym kroku. Jeśli urząd wyznaczył termin na odpowiedź, warto poprosić o jego przedłużenie z powołaniem się na konieczność zebrania dokumentów, zamiast odpowiadać pospiesznie i niepełnie.

Czego nie robić, gdy faktura budzi pytania

W sprawach o faktury najwięcej szkód powstaje przez zachowania, które mają ratować sytuację, a sprawiają wrażenie ukrywania.

• Nie wystawiać faktur korygujących wstecz bez analizy. Korekta wystawiona w pośpiechu bywa traktowana jako dowód, że pierwotny dokument był nieprawdziwy.
• Nie niszczyć dokumentów i nie czyścić poczty. Brak dokumentacji jest zawsze bardziej podejrzany niż jej niedoskonałość.
• Nie ustalać wspólnej wersji z kontrahentem. Zgodne wypowiedzi złożone po naradzie wyglądają na umówione, a rozbieżności w szczegółach są naturalne.
• Nie płacić gotówką za to, co zwykle rozlicza się przelewem. Zmiana sposobu płatności w trakcie sprawy budzi pytania.
• Nie przekazywać księgowej instrukcji, aby coś „poprawiła” w księgach. Takie polecenie, nawet wypowiedziane przy kawie, może zostać opisane w jej zeznaniu.
• Nie komentować sprawy w mediach branżowych ani w grupach przedsiębiorców. Wypowiedź trafia do kontrahentów i do urzędu.

• Nie wyjeżdżać na dłuższy czas bez wskazania osoby, która odbiera pisma. Zawiadomienie wysłane do siedziby firmy uchodzi za doręczone, nawet gdy nikt go nie przeczytał.
• Nie oddawać oryginałów dokumentów biuru rachunkowemu bez zachowania kopii. Gdy biuro zmieni siedzibę albo zakończy współpracę, odzyskanie papierów bywa kłopotliwe.
• Nie zwalniać księgowej w gniewie. Osoba, która zna historię rozliczeń, jest potrzebna obronie, a konflikt z nią zamienia świadka w przeciwnika.
• Nie zmieniać haseł do systemu księgowego w sposób, który utrudni dostęp organom. Takie działanie wygląda na utrudnianie czynności.

Pytania do obrońcy o fakturę, wystawcę i odbiorcę

Rozmowa o fakturach jest konkretna, jeśli przedsiębiorca przychodzi z pytaniami, których nikt zwykle nie zadaje. Poniższe wynikają z praktyki w tej materii.

• Czy w mojej sprawie występuję jako wystawca, odbiorca czy w każdej z tych ról naraz, i co z tego wynika?
• Czy sprawa może dotyczyć faktury wystawionej na operację rzeczywistą, ale z zawyżoną kwotą?
• Co musi zostać wykazane, aby uznać, że odbiorca wiedział o fikcyjności operacji?
• Czy zapłata zaległości podatkowej może wpłynąć na ocenę sprawy i w jakich sytuacjach nie ma na nią wpływu?
• Jakie dokumenty z mojej firmy są najważniejsze, a które można pominąć na wstępie wymiany pism?
• Czy powinienem złożyć wyjaśnienia teraz, czy po wglądzie w akta?
• Czy odpowiada także moja spółka, i jak to wpływa na sytuację osobistą wspólników?
• Czy księgowa lub biuro rachunkowe powinny mieć własnego obrońcę?

Warto prosić o odpowiedzi na piśmie, zwłaszcza dotyczące kolejności czynności i dokumentów do dostarczenia. Obrońca, który nie obiecuje wyniku, ale potrafi wskazać, co zależy od dokumentów, a co od oceny organu, pomaga uniknąć rozczarowań.

Dobrze zapytać także o koszty i czas: ile potrwa wstępna analiza dokumentów, jakie wydatki, na przykład tłumaczenia lub opinia biegłego księgowego, mogą się pojawić i w jakiej kolejności. Obrońca, który nie obiecuje wyniku, powinien umieć powiedzieć, które etapy sprawy są przewidywalne, a które zależą od decyzji organu. Dla przedsiębiorcy prowadzącego firmę ważna jest też odpowiedź na pytanie, jak sprawa wpłynie na bieżącą działalność i czy trzeba informować banki lub kontrahentów.

Faktury z Polski, kontrahent we Włoszech: co komplikuje sprawę

Gdy faktura przechodzi przez granicę, wątpliwości mnożą się. Dokument wystawiony w Polsce, odbiorca we Włoszech, usługa wykonana w innym miejscu, płatność przez bank w jeszcze innym kraju. Każdy z tych elementów może zostać sprawdzony przez inny organ, a odpowiedzi nie zawsze są spójne.

Najpierw język. Księgi prowadzone po polsku wymagają tłumaczenia, zanim włoski organ zrozumie, co zawierają. Tłumaczenie powinno uwzględniać terminologię księgową, bo przekład dosłowny potrafi zniekształcić znaczenie pozycji. Korespondencja mailowa z kontrahentem, często pisana mieszanką polskiego, angielskiego i włoskiego, także wymaga ostrożnego przekładu.

Dalej jest kwestia dostępu do dokumentów. Część ksiąg może znajdować się w biurze rachunkowym w Polsce, część w siedzibie kontrahenta we Włoszech, a część w systemach, do których dostęp ma tylko wybrana osoba. Obrońca musi wiedzieć, gdzie co leży i kto może to udostępnić. Zwlekanie z ustaleniem tego bywa przyczyną zaniechań.

Wreszcie kwestia współpracy organów. Informacje o fakturach przechodzą między urzędami państw, ale w tempie, którego strona nie kontroluje. Zdarza się, że sprawa, która w Polsce wygląda na zamkniętą, we Włoszech dopiero się zaczyna. Obrońcy w Polsce i we Włoszech powinni więc na bieżąco wymieniać się informacjami i uzgadniać wypowiedzi, aby nie powstały sprzeczności, których nie da się później wyjaśnić.

Dobrze jest też ustalić, w jakiej walucie i na jakie rachunki płynęły pieniądze, bo przelewy w euro i w złotych, przechodzące przez różne banki, tworzą ślad, który organy odtwarzają niezależnie od faktury. Spójność tego śladu z fakturą jest argumentem obrony, a rozbieżność trzeba umieć wyjaśnić.

Słowa z włoskich pism o fakturach i rozliczeniach

Pisma w sprawach o faktury używają terminów, które tłumacz oddaje czasem zbyt swobodnie. Poniżej te, które pojawiają się najczęściej, wyjaśnione prostym językiem.

• fatture per operazioni inesistenti – faktury za operacje, które nie miały miejsca; obejmuje to także sytuacje, w których operacja była, ale kwota została zawyżona.
• dichiarazione fraudolenta – deklaracja podatkowa oparta na takich fakturach; to ten czyn dotyczy odbiorcy, który wykorzystał dokument.
• emissione di fatture – wystawienie faktury; czyn osoby, która dokument sporządziła i wysłała, niezależnie od kwoty.
• soglia – próg kwotowy; w niektórych przestępstwach decyduje o karalności, w wystawianiu faktur nie ma znaczenia.
• pagamento del debito – zapłata zaległości; w niektórych sytuacjach wpływa na odpowiedzialność, ale nie zawsze i nie w każdej fazie sprawy.
• responsabilità dell'ente – odpowiedzialność spółki jako podmiotu, odrębna od odpowiedzialności osoby fizycznej.
• reati tributari – przestępstwa podatkowe, do których zalicza się omawiane czyny.
• bancarotta – upadłość z elementem przestępnym; bywa połączona ze sprawą o faktury, gdy firma popadła w niewypłacalność.

Jeśli w piśmie pojawia się słowo, którego nie ma na liście, należy je zaznaczyć. Różnica między wystawieniem a wykorzystaniem faktury to nie szczegół językowy, tylko podstawa całej strategii.

• reati economici – przestępstwa gospodarcze, szersza kategoria, do której należą omawiane czyny.
• condotte riparatorie – zachowania naprawcze, takie jak zapłata zaległości, które w niektórych przestępstwach wpływają na karalność.

Znaczenie tych słów zależy od tego, w którym przestępstwie się pojawiają, dlatego tłumacz powinien podawać je wraz z kontekstem zdania. Przy lekturze pism warto zaznaczać każde miejsce, w którym występuje słowo „fattura”, i sprawdzać, czy chodzi o dokument wystawiony, otrzymany czy ujęty w deklaracji.

Jak kancelaria porządkuje sprawę o faktury

Zlecenie zaczyna się od przesłania na adres avvmassimoromano@gmail.com wszystkich pism, które Pani lub Pan otrzymał od urzędu, oraz krótkiego opisu relacji z kontrahentem. Nie trzeba przesyłać całej księgowości, wystarczy zestaw faktur, których dotyczą wątpliwości, i wskazanie, gdzie leżą dokumenty towarzyszące.

Rozmowa wstępna służy ustaleniu, w jakiej roli występuje Pani lub Pan w sprawie: wystawcy, odbiorcy, członka zarządu czy pracownika. Od tego zależy, jakich dokumentów obrońca poprosi najpierw i kto powinien być przesłuchany. Równolegle kancelaria sprawdza, czy sprawa dotyczy tylko osoby fizycznej, czy także spółki, bo przy odpowiedzialności spółki potrzebna bywa osobna strategia dla podmiotu.

Obrońca przygotowuje zestawienie dowodów wykonania operacji i wskazuje braki. Pisma do urzędu składa po uzgodnieniu z Panią lub Panem. Kancelaria ma biura w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, co ułatwia wgląd w akta i rozmowy z urzędnikami. Gdy księgi są w Polsce, koordynuje się z biurem rachunkowym lub z prawnikiem po polskiej stronie.

W sprawach pilnych, na przykład po wizycie kontroli albo przed planowanym wyjazdem do Włoch, kontakt telefoniczny jest możliwy także poza godzinami biurowymi.

Przy większych sprawach kancelaria prosi o wskazanie osoby po stronie firmy, która będzie zbierać dokumenty i odpowiadać na pytania obrońcy, aby informacje nie rozchodziły się po wielu skrzynkach. Zakres zlecenia i sposób rozliczenia ustalane są na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeśli analiza dokumentów wykaże, że sprawa wymaga opinii biegłego księgowego, obrońca informuje o tym wcześniej i wyjaśnia, jakie pytania biegły ma rozstrzygnąć.