Co napisać w pierwszej wiadomości, żeby nie stracić dnia

Kto pisze do obrońcy i w jakim stanie

Wiadomość do obrońcy powstaje prawie nigdy w spokoju. Pisze ją matka, która o zatrzymaniu syna dowiedziała się z krótkiego telefonu od obcego człowieka. Pisze żona, która stoi pod komisariatem i nie wie, czy ktoś jeszcze zechce jej cokolwiek powiedzieć. Pisze kierowca, któremu zabrano dokumenty na kontroli drogowej, a on nie wie, w jakiej roli został wpisany do protokołu. Pisze pracownik, który znalazł w skrzynce pismo po włosku, nie rozumie z niego niczego poza nagłówkiem i podejrzewa, że termin już biegnie.

W takim stanie ludzie piszą za dużo albo za mało. Za dużo, kiedy opisują wydarzenia, zarzuty, własne emocje, winę innych i przeszłość rodziny. Za mało, kiedy wysyłają krótkie zdanie w rodzaju „proszę o pomoc, mąż aresztowany”, bez nazwiska zapisanego tak, jak w dokumencie, i bez miejscowości. Każda z tych skrajności kosztuje czas, bo obrońca musi dopytać o rzeczy, bez których nie może zacząć szukać akt.

Ta strona jest dla każdej z tych osób, także dla tych, które nie mają jeszcze żadnego papieru w ręku. Wyjaśnia, co jest naprawdę potrzebne w wiadomości początkowej, a co można zostawić na rozmowę, i jak napisać ją tak, żeby ułatwić odnalezienie sprawy jeszcze tego samego dnia. Nie ma w niej oceny sprawy ani obietnicy wyniku, tylko porządek informacji, które skracają drogę od zgłoszenia do wstępnego konkretnego działania.

Co wysłać od razu, a co zostawić na rozmowę

Wysłać dane identyfikacyjne albo opis zdarzenia. Dane osoby, której dotyczy sprawa, pozwalają zacząć szukać akt natychmiast. Opis zdarzenia nie jest w stanie ruszyć niczego z miejsca, a rozbudowany tekst może zawierać wypowiedzi, których lepiej nie utrwalać na piśmie. Dlatego dane wysyła się w wiadomości, a przebieg zdarzeń omawia w rozmowie telefonicznej.

Napisać samemu albo poprosić kogoś bliższego sprawie. Jeżeli osoba zatrzymana ma kontakt z rodziną, rodzina może przekazać informacje szybciej, niż zdołałby to zrobić sam zainteresowany. Z kolei ktoś, kto nie był przy zdarzeniu, może przekręcić fakty. Warto więc przekazać wiadomość od osoby najlepiej poinformowanej, a rodzinie zostawić zadanie zbierania dokumentów.

Załączyć zdjęcia dokumentów albo czekać na lepsze skany. Zdjęcie pisma wykonane w pośpiechu bywa nieczytelne, ale pozwala odczytać nagłówek, datę i organ. Czekanie na dobry skan opóźnia wszystko o dzień albo dłużej. W praktyce lepiej wysłać zdjęcia od razu i uzupełnić je później czytelnymi kopiami.

Zadzwonić albo napisać. Telefon zapewnia natychmiastowy kontakt, ale bez śladu. Wiadomość zostawia ślad, lecz może pozostać nieprzeczytana. Najlepsze połączenie to krótka wiadomość z danymi, po której następuje telefon z prośbą o potwierdzenie odbioru.

Zestaw danych, bez których nie da się znaleźć akt

Wiadomość początkowa nie musi być długa, ale musi zawierać dane, które pozwalają ustalić, który organ prowadzi sprawę i w jakim jest ona stanie. Im czytelniej zostaną podane, tym krócej trwa wymiana pytań.

• Imię i nazwisko osoby, której dotyczy sprawa, zapisane dokładnie tak, jak figuruje w dokumencie, ze wszystkimi znakami diakrytycznymi, bo błąd w pisowni potrafi rozbić akta na różne osoby.
• Datę urodzenia, a jeśli ją znasz, także miejsce urodzenia i imiona rodziców, które pomagają odróżnić osobę od tej o podobnym nazwisku.
• Miejscowość, w której doszło do czynności, oraz nazwę organu, który ją przeprowadził, choćby tylko w przybliżeniu, na przykład „policja w porcie”.
• Datę czynności albo doręczenia pisma, bo od niej zwykle zależy bieg terminów i to ona wskazuje, czy jest jeszcze czas na reakcję.
• Rodzaj czynności: zatrzymanie, kontrola, przeszukanie, zajęcie rzeczy, wezwanie, doręczenie pisma, wyrok.
• Numer sprawy lub pisma, jeśli figuruje w dokumencie, albo zdjęcie nagłówka, z którego da się go odczytać.
• Informację, czy osoba jest obecnie pozbawiona wolności, w jakiej miejscowości przebywa i czy ma już obrońcę wyznaczonego z urzędu.
• Numer telefonu, pod którym można skontaktować się teraz, język rozmowy oraz informację, czy potrzebny będzie tłumacz.

Jak wygląda dzień po wysłaniu wiadomości

Dzień po wysłaniu wiadomości bywa dla rodziny najtrudniejszy, bo wszystko, co dało się zrobić, zostało zrobione, a odpowiedzi jeszcze nie ma. W tym czasie dobrze jest zająć się rzeczami praktycznymi. Telefon pozostaje włączony i podłączony do ładowarki, bo połączenie z numeru zagranicznego łatwo przeoczyć. Pocztę elektroniczną sprawdza się w ustalonych porach, a nie co chwilę, żeby nie przegapić wiadomości z prośbą o uzupełnienie.

Obrońca, który odbierze zgłoszenie, zwykle najpierw ustala, gdzie znajduje się sprawa i w jakim jest stanie, a dopiero potem zadaje pytania o szczegóły. Dlatego początkowa odpowiedź może być krótka i dotyczyć wyłącznie organizacji: kto z kim się kontaktuje, jaki dokument trzeba jeszcze przesłać, kiedy będzie dostęp do akt. To naturalne i nie świadczy o braku zainteresowania. Rodzina powinna być przygotowana, że część informacji będzie dostępna dopiero po skontaktowaniu się z organem prowadzącym.

W domu warto spisać rzeczy, które trzeba będzie przekazać: leki, ubrania, dokumenty, numery kont. Warto też zawiadomić pracodawcę o nieobecności, bez zbędnych szczegółów, i poprosić dziecko lub opiekuna o pomoc w codziennych obowiązkach. Rozmowa z kimś zaufanym, kto nie jest zaangażowany w sprawę, bywa potrzebniejsza niż kolejna lektura internetu. Nie należy też podejmować decyzji finansowych, takich jak zaciągnięcie pożyczki, zanim obrońca nie wyjaśni, co jest naprawdę potrzebne.

Co zapytać obrońcę po nawiązaniu kontaktu

Po nawiązaniu kontaktu emocje opadają i łatwo zapomnieć o pytaniach, które okażą się ważne za tydzień. Dobrze mieć je na kartce przy telefonie.

• Jaki organ prowadzi sprawę, w jakim jest ona stanie i kiedy nastąpi najbliższa czynność, którą trzeba przygotować?
• Czy jest już ustanowiony obrońca z urzędu i czy mogę zmienić go na obrońcę z wyboru, a jeśli tak, w jakiej formie?
• Kto może udzielać pełnomocnictwa w imieniu osoby pozbawionej wolności i jak najszybciej to zrobić?
• Jakie dokumenty mam przygotować i w jakiej kolejności, żeby nie tracić czasu na rzeczy mniej pilne?
• Czy mogę rozmawiać z bliskim i w jaki sposób, aby nie zaszkodzić sprawie?
• Kto będzie mnie informował o zmianach i w jaki sposób, telefonicznie czy pisemnie?
• Jak wygląda tryb płatności i co dokładnie obejmuje umowa, na piśmie, przed rozpoczęciem pracy?
• Czy potrzebny jest tłumacz i kto go zapewni, jeśli rozmowa lub czynność odbywa się po włosku?

Odpowiedzi warto zapisywać na bieżąco, we wspólnym notesie, w którym później odnajdzie je rodzina. Jeśli rozmowa odbywa się przez tłumacza, trzeba poprosić o powtórzenie każdej daty, kwoty i nazwy miejscowości, bo to właśnie one przekręcają się najczęściej. Dobrze jest też zakończyć rozmowę krótkim podsumowaniem, które wypowiada się na głos i które rozmówca potwierdza.

Czego nie wpisywać w wiadomości

Wiadomość do obrońcy jest poufna, ale telefony, konta i komunikatory bywają przejmowane, przekazywane dalej albo odczytywane przez osoby, które nie powinny ich widzieć. Dlatego niektórych rzeczy lepiej nie pisać.

• Nie opisuj szczegółowo przebiegu zdarzenia, bo długa relacja bywa nieścisła i trudno ją później poprawić, jeśli zostanie wykorzystana.
• Nie oceniaj winy własnej ani cudzej, ponieważ takie zdania w niepewnym kanale mogą trafić w niepowołane ręce.
• Nie podawaj haseł ani kodów dostępu, zwłaszcza do telefonu i bankowości, jeśli nie jest to konieczne i nie zostało wyraźnie uzgodnione.
• Nie wysyłaj zdjęć osób postronnych ani ich danych bez potrzeby, bo każda taka informacja może komplikować sprawę.
• Nie przesyłaj wiadomości do osób, które nie są pełnomocnikami, z prośbą „żeby dalej przekazały”, ponieważ rozmowa wymyka się spod kontroli.
• Nie publikuj nic w mediach społecznościowych o sprawie, o osobie zatrzymanej ani o urzędnikach.
• Nie usuwaj wiadomości ani zdjęć z telefonu, nawet jeśli wydają się niewygodne, bo ich brak jest odczytywany gorzej niż ich treść.
• Nie pisz równolegle w wielu miejscach naraz, bo odpowiedzi potrafią się rozchodzić, a decyzje stają się sprzeczne.

Zasada ogólna jest prosta: do wiadomości wpisuje się to, co pozwala znaleźć sprawę, a nie to, co ją tłumaczy. Wszystko, co wymaga opowieści, mieści się w rozmowie głosowej, w trakcie której obrońca decyduje, co zapisać, a co zostawić w pamięci. W razie wątpliwości lepiej wysłać mniej niż więcej.

Wiadomość z Polski do Włoch: język, znaki, załączniki

Pisząc z Polski do włoskiego obrońcy, trzeba pamiętać, że dokumenty, na które się powołujesz, mogą być polskie, włoskie albo mieszane. Pismo od urzędu może zawierać pieczątki, skróty i numery, które w Polsce wyglądają inaczej. Najlepiej wysłać je w całości, nawet jeśli nie rozumiesz ich treści, bo obrońca potrafi odczytać z nich więcej, niż wydaje się adresatowi. Imię i nazwisko zapisuje się dokładnie jak w dowodzie lub paszporcie, a wersję uproszczoną, bez znaków diakrytycznych, podaje się dodatkowo, bo tak właśnie bywa zapisywane w aktach.

Wiadomość można napisać po polsku, ale jeśli jest tłumaczona, warto ją zakończyć krótkim streszczeniem najważniejszych danych, tak aby nikt nie musiał szukać ich w tekście. Zdjęcia dokumentów powinny obejmować całe strony, także tył, jeśli coś na nim napisano. Załączniki mają mieć zwykłą nazwę i rozsądny rozmiar, bo zbyt ciężkie pliki nie dochodzą przez słabe łącze.

Nie ma różnicy stref czasowych, ale są różnice w świętach i w godzinach pracy urzędów. Przy numerach telefonu zawsze podajemy numer z kodem kraju i godziny, w których osoba jest dostępna. Jeśli osoba zatrzymana przebywa w miejscowości, w której nie ma polskiego konsulatu, rodzina w Polsce powinna zapytać o możliwość kontaktu przez obrońcę lub przez właściwą placówkę. Pocztę tradycyjną traktuje się jako uzupełnienie, bo list między Polską a Włochami idzie dłużej, niż wymagają terminy.

Co dzieje się po stronie studia po otrzymaniu zgłoszenia

Po otrzymaniu wiadomości najpierw sprawdzamy, czy dane wystarczają do odnalezienia sprawy. Jeśli nie, odpowiadamy krótko, wymieniając brakujące elementy, bez rozbudowanych pytań o przebieg zdarzeń. Gdy dane wystarczają, ustalamy, który organ prowadzi sprawę, w jakim jest ona stanie i czy wyznaczono już obrońcę z urzędu. Następnie dzwonimy do osoby, która napisała, aby omówić dalsze kroki i uzgodnić zakres czynności.

Zlecenie przyjmujemy na piśmie. Zawiera ono opis czynności, które podejmie studio, sposób rozliczenia i informację, kto jest osobą do kontaktu po stronie klienta. W sprawach pilnych odpowiadamy telefonicznie, a dopiero potem przesyłamy dokumenty do podpisu. Jeżeli osoba zainteresowana jest pozbawiona wolności, ustalamy, jak najszybciej uzyskać formalne upoważnienie, które w określonych sytuacjach może złożyć także bliski krewny.

Studio ma siedziby w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, więc dostęp do akt i stawiennictwo nie zależą od pojedynczego miasta. Język rozmowy ustalamy na początku, a jeśli czynność urzędowa wymaga tłumacza, organizujemy go z wyprzedzeniem. Gdy sprawa dotyczy Włoch i Polski, współpracujemy z korespondentem w Polsce przy poświadczeniach i tłumaczeniach. Rodzina otrzymuje od nas listę dokumentów do zebrania i krótką informację o tym, co się dzieje, bez ocen i bez obietnic dotyczących wyniku.

Skróty i nazwy z pism, które przychodzą na początku

Pisma, które trafiają do rodziny na wstępie sprawy, zawierają włoskie określenia, których nie rozumie nawet osoba świetnie mówiąca po włosku na co dzień. Oto najczęstsze z nich.

• nomina — wyznaczenie obrońcy; może zostać dokonane na piśmie wobec organu prowadzącego, a w niektórych sytuacjach przez bliskiego krewnego osoby zatrzymanej.
• difensore di fiducia — obrońca z wyboru, wybrany przez zainteresowanego albo jego rodzinę.
• difensore d'ufficio — obrońca z urzędu, wyznaczony, gdy nikt nie został wybrany; jego funkcja ustaje po ustanowieniu obrońcy z wyboru.
• prossimo congiunto — najbliższy krewny, czyli osoba uprawniona do wykonania niektórych czynności w imieniu zatrzymanego.
• convalida — sądowa kontrola zatrzymania, odbywająca się bardzo szybko po zatrzymaniu; to wtedy zapadają początkowe decyzje.
• procura speciale — pełnomocnictwo szczególne wymagane do niektórych czynności osobistych, składane na piśmie.
• avviso — zawiadomienie lub pouczenie, które organ ma obowiązek przekazać; jego data bywa początkiem biegu terminów.
• istituto — miejsce, w którym przebywa osoba pozbawiona wolności; pytanie o nie należy do najwcześniejszych.

Przy każdym piśmie warto zapisać na marginesie, który z tych wyrazów w nim występuje, i datę jego otrzymania. Z takiej notatki obrońca szybko odczytuje, na jakim etapie jest sprawa i które terminy mogą już biec. Pismo, w którym żaden z tych wyrazów się nie pojawia, najlepiej przesłać w całości, zamiast próbować je streszczać.