Właściciel, korzystający i kierowca: podział odpowiedzialności

Wskazać kierowcę, zapłacić czy kwestionować: decyzje po doręczeniu pisma

Wskazać kierującego albo nie. Pismo z Włoch dotyczące pojazdu w leasingu zwykle zawiera wezwanie do podania danych osoby, która prowadziła w chwili zdarzenia. Wskazanie wymaga ustalenia faktów na podstawie tachografu, karty kierowcy, grafiku i listu przewozowego. Niewskazanie ma własną sankcję, niezależną od kary za samo naruszenie. Wskazanie osoby przypadkowej, byle zamknąć sprawę, obciąża niewinnego i może wrócić do firmy jako zarzut. Cena rzetelnego wskazania to czas, który firma musi poświęcić na analizę zapisów.

Zapłacić od razu albo kwestionować. Zapłata kończy sprawę kary pieniężnej, ale oznacza godzenie się z ustaleniem naruszenia, które może mieć dalsze skutki dla kierowcy i dla historii firmy. Kwestionowanie kosztuje czas, wymaga pisma w terminie i bywa kosztowne, jeśli wezwań jest wiele, a każde ma własny bieg. W praktyce o wyborze decyduje to, czy dokumenty pozwalają podważyć ustalenia kontroli, czy tylko je potwierdzają.

Zająć się pismem samodzielnie albo przez finansującego. Wezwania trafiają zwykle najpierw do podmiotu wpisanego w dokumentach pojazdu, który przekazuje dane korzystającego organowi, a ten ponownie wysyła pismo. W tym obiegu mijają tygodnie, a termin na odpowiedź często biegnie od doręczenia, nie od chwili, gdy firma pismo przeczytała. Samodzielne działanie przyspiesza, ale wymaga sprawdzenia, kto formalnie odpowiada.

Odzyskać zajęty pojazd szybko albo czekać. Zajęcie samochodu leasingowego dotyka właściciela, który zwykle domaga się zwrotu i obciążenia kosztami postoju. Wniosek o zwrot wymaga dokumentów i bywa uzależniony od zapłaty. Cena czekania to dzienne koszty parkingu i utracone zlecenia.

Kto dostaje pismo dotyczące cudzego pojazdu

Najczęściej jest to dyspozytor małej firmy transportowej, który otwiera kopertę z włoskim nagłówkiem i widzi tablicę rejestracyjną któregoś z aut floty, ale nazwiska kierowcy już nie. Kierowca odszedł ze spółki dawno temu, pojazd jeździł na wielu trasach, a pismo dotyczy zdarzenia, którego nikt nie pamięta. Dyspozytor nie wie, czy to jego sprawa, czy sprawa kierowcy, czy finansującego, i boi się, że upływa termin.

Inna sytuacja to właściciel firmy prowadzonej samodzielnie, który używa auta w leasingu zarówno do pracy, jak i prywatnie. Wezwanie przychodzi na adres firmy, a dotyczy zdarzenia z wyjazdu rodzinnego. Rozdzielenie, co jest kosztem firmy, a co sprawą osobistą, nie jest oczywiste, a pismo nie zawiera takiego rozróżnienia. Kolejna grupa to osoby, które wynajęły pojazd na krótki okres i dowiadują się po tygodniach, że mają odpowiadać za cudze zachowanie za kierownicą. Wypożyczalnia przekazuje ich dane, ale nie przekazuje wyjaśnień.

Wreszcie kierowca zawodowy, który dostał pismo na prywatny adres, nie wiedząc, że został wskazany przez firmę. Czyta o karze, o punktach, o możliwym postępowaniu karnym, i nie wie, czy powinien odpowiedzieć sam, czy poprosić pracodawcę o pomoc. Dla każdej z tych osób najważniejsze jest rozróżnienie poziomów odpowiedzialności, bo to ono podpowiada, kto ma działać, a kto powinien czekać.

Co zmienia się w firmie i w rozliczeniach z finansującym

W firmach transportowych pismo o karze za pojazd w leasingu zmienia kolejność codziennych zajęć. Kasa musi zarezerwować środki, dział prawny albo księgowość zaczyna przeglądać umowy, a dyspozytor odtwarza trasy z minionych miesięcy. Finansujący często doliczą do kwoty kary własną opłatę manipulacyjną, bo przekazanie danych organowi kosztuje, i umowa zwykle pozwala przerzucić ten koszt na korzystającego. Wpłynie to na rachunki, nawet jeśli samą karę uda się zakwestionować.

Kierowca, którego dotyczy zdarzenie, może stracić punkty, co oznacza ryzyko ograniczenia prawa jazdy i w konsekwencji utratę pracy. Firma zaczyna wtedy szukać zastępstwa, a klient zadaje pytania o ciągłość przewozów. Ubezpieczyciel flotowy bywa zawiadamiany o poważniejszych zdarzeniach, a to wpływa na składkę w kolejnych okresach. Umowa podnajmu między spółkami grupy komplikuje obraz: pojazd należy do finansującego, jest w leasingu w spółce matce, a jeździ dla spółki córki.

Dla właściciela firmy prowadzonej samodzielnie najbardziej odczuwalna jest niepewność. Nie wiadomo, czy jutro nadejdą kolejne wezwania z tego samego zdarzenia, czy pojazd zostanie zatrzymany przy następnej kontroli i czy finansujący nie zacznie żądać zabezpieczenia. Dlatego w takich sprawach liczy się porządek: tabela wszystkich pism, ich dat, kwot i statusu, prowadzona na bieżąco, oraz wyznaczona osoba, która za nią odpowiada.

Czego nie robić z pismem, dokumentami i kierowcą

Pomyłki w początkowych dniach po doręczeniu pisma często kosztują więcej niż sama kara. Poniższe zachowania pojawiają się najczęściej i każde można łatwo uniknąć.

• Nie wskazuj kierowcy na ślepo, bo błędne wskazanie przerzuca odpowiedzialność na osobę niewinną i może wywołać osobne postępowanie wobec firmy.
• Nie odkładaj pism od finansującego na później, ponieważ pozwalają mu żądać zwrotu kosztów, a często zawierają termin, który biegnie bez względu na to, czy je przeczytano.
• Nie płać automatycznie każdej kwoty z wezwania, bo zapłata bywa uznawana za przyznanie naruszenia, zanim ktokolwiek sprawdził, czy pismo dotyczy właściwego pojazdu.
• Nie poprawiaj zapisów tachografu ani grafików wstecz, nawet jeśli wydaje się, że to uporządkuje sprawę, bo zmiana w dokumencie jest osobnym problemem.
• Nie pisz oświadczeń w imieniu firmy bez sprawdzenia, kto jest umocowany, ponieważ pismo podpisane przez osobę bez uprawnień nie wiąże spółki.
• Nie przekazuj pojazdu innej spółce lub osobie bez umowy na piśmie, bo przy kolejnym zdarzeniu nie będzie wiadomo, kto był korzystającym.
• Nie obwiniaj kierowcy w wiadomościach firmowych, zanim ustalone zostaną fakty, bo te wiadomości mogą trafić do akt.
• Nie zostawiaj wezwania w skrzynce na dłuższy czas, gdy osoba odpowiedzialna za pocztę jest na urlopie, tylko wyznacz zastępstwo.
• Nie niszcz kopert, ponieważ data stempla pocztowego bywa wyłącznym dowodem tego, kiedy pismo faktycznie doręczono.

Wspólna zasada: najpierw ustalić, kto prowadził i kto odpowiada, dopiero potem decydować o zapłacie. Pośpiech, który wydaje się oszczędzać czas, zwykle go zabiera.

Dokumenty floty, które rozstrzygają o odpowiedzialności

O tym, kto odpowiada, rozstrzygają dokumenty, a nie przekonania. Dlatego przed odpowiedzią na pismo trzeba zebrać zestaw, który pokaże obraz od początku do końca: od umowy z finansującym po konkretną trasę.

• Umowę leasingu lub najmu wraz z załącznikami i protokołem odbioru, aby ustalić, kto jest korzystającym i jakie obowiązki ciążą na nim wobec finansującego.
• Umowy podnajmu lub udostępnienia pojazdu między spółkami, z datami obowiązywania, bo pokazują, kto dysponował autem w dniu zdarzenia.
• Dowód rejestracyjny z wpisem korzystającego oraz wszelkie zmiany wpisów w dokumentach pojazdu.
• Grafik pracy kierowców i listę przydziału pojazdów z miesiąca, w którym doszło do zdarzenia, z podpisami lub potwierdzeniami.
• Dane z tachografu i kartę kierowcy za dzień zdarzenia, razem z odczytem w czytelnym formacie, bo stanowią najpewniejsze źródło wiedzy o tym, kto prowadził.
• Listy przewozowe i zlecenia transportowe z trasą, godzinami i miejscami załadunku, aby sprawdzić, czy pojazd mógł znajdować się w miejscu wskazanym w piśmie.
• Wezwanie w oryginale razem z kopertą, na której widać datę nadania i doręczenia, co pozwala policzyć termin na odpowiedź.
• Korespondencję z finansującym dotyczącą przekazania danych, w tym potwierdzenia wysyłki i otrzymania.
• Polisę ubezpieczeniową i dokumenty dotyczące szkody, jeśli zdarzenie miało charakter wypadku.

Pojazd zarejestrowany w Polsce, zdarzenie we Włoszech

Pojazd należy do polskiej spółki, finansujący jest w Polsce albo w innym państwie, a kontrola odbyła się we Włoszech. Pismo trafia do podmiotu wpisanego w polskim rejestrze, w języku włoskim, często z opóźnieniem, które pojawia się już na etapie ustalania adresu. Tłumaczenie bywa potrzebne od razu, ponieważ termin na odpowiedź biegnie od doręczenia, a nie od chwili, gdy pismo zostało zrozumiane. Dlatego w firmie transportowej warto mieć stałego tłumacza przysięgłego albo zaufane biuro, które zrobi przekład w krótkim czasie.

Oświadczenie o osobie kierującej, składane po włosku, musi zawierać dane w formie zgodnej z dokumentami: nazwisko ze znakami diakrytycznymi, numer prawa jazdy, adres. Rozbieżności między zapisami w polskich i włoskich rejestrach zdarzają się częściej, niż się sądzi, i wystarczą, by organ uznał oświadczenie za niepełne. Kierowcy pochodzący spoza Polski, zatrudnieni przez polską spółkę, mają dokumenty wydane w innych państwach, co dodatkowo komplikuje ustalenie tożsamości.

Poczta między krajami idzie wolno, więc oświadczenie wysyła się z zapasem, kurierem lub listem poleconym, a potwierdzenie nadania przechowuje. Święta różnią się w Polsce i we Włoszech, dlatego pismo wysłane tuż przed długim weekendem we Włoszech bywa czytane po wielu dniach. Nie ma różnicy stref czasowych, ale telefon do włoskiego urzędu trzeba wykonać w godzinach jego pracy. Przy sprawach dotyczących wielu pojazdów korzystne jest wspólne ustalenie linii postępowania, zamiast odpowiadania na każde pismo osobno.

Jak prowadzimy sprawy flot i przewoźników

Na początku prosimy o zestawienie wszystkich pism, jakie wpłynęły: daty doręczenia, tablice rejestracyjne, kwoty, organy, które je wystawiły. Wysyła się je e-mailem na adres studia, w sprawach pilnych po zapowiedzi telefonicznej. W rozmowie wstępnej ustalamy, kto jest właścicielem, kto korzystającym, a kto kierującym, i z których dokumentów to wynika. Dopiero potem omawiamy, jakie kroki są możliwe: wskazanie kierującego, zastrzeżenia do ustaleń kontroli, wniosek o zwrot pojazdu.

Zlecenie przyjmujemy na piśmie. Jeśli spółka ma wiele pojazdów i wiele pism, proponujemy rozliczenie obejmujące całość, a nie każde wezwanie osobno, i prowadzimy wspólną tabelę terminów, którą klient może sprawdzać. Dla kierowców przygotowujemy krótką instrukcję, co mówić i czego nie podpisywać podczas kontroli, a numer kontaktowy studia wpisują sobie w telefony. Rozmowa telefoniczna ma przewagę nad korespondencją, bo w transporcie liczą się godziny.

Studio działa z siedzib w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, co skraca dojazd do miejsca, w którym toczy się sprawa. Język rozmowy ustalamy na początku, a udział tłumacza przy czynnościach urzędowych organizujemy wcześniej. Przy sprawach dotyczących Polski współpracujemy z korespondentami, którzy pomagają w poświadczeniach i w kontaktach ze spółką. Nie przewidujemy wyniku. Pokazujemy, jakie decyzje podjąć i w jakiej kolejności.

Pytania do obrońcy o właściciela, korzystającego i kierowcę

Pytania przy sprawach o pojazd w leasingu dotyczą zwykle struktury odpowiedzialności, a nie samego zdarzenia. Warto je mieć przy sobie podczas rozmowy.

• Kto w mojej sprawie odpowiada za karę pieniężną: spółka jako korzystający, finansujący czy kierowca, i na jakiej podstawie to ustalono?
• Jak wskazanie kierującego wpływa na odpowiedzialność karną, jeśli zdarzenie jest czymś więcej niż naruszeniem administracyjnym?
• Co zrobić, gdy nie wiem, kto prowadził, bo dokumenty są niepełne, i czy mogę poprosić o dodatkowy czas?
• Czy zapłata kary oznacza uznanie naruszenia i jak wpływa na punkty kierowcy, który prowadził?
• Co się dzieje, gdy wezwanie zostało doręczone finansującemu, a ja dowiaduję się o nim późno, i od kiedy liczy się termin?
• Czy mogę żądać zdjęć, protokołu i danych urządzenia, które posłużyły do ustalenia naruszenia, aby sprawdzić ich rzetelność?
• Jakie skutki ma podnajem pojazdu innej spółce i czy wystarczy umowa, żeby odpowiedzialność przeszła na podnajemcę?
• Jak odzyskać pojazd, który został zajęty, i kto ponosi koszt postoju w tym czasie?
• Czy powinienem poinformować finansującego i ubezpieczyciela, a jeśli tak, w jakiej formie i kiedy?

Warto poprosić o odpowiedzi na piśmie, bo w firmie sprawą zajmuje się zwykle wiele osób i każda musi wiedzieć, co ustalono.

Słowa z włoskich mandatów i wezwań

Pisma dotyczące pojazdów używają terminów, które mają ścisłe znaczenie. Poniżej te, które najczęściej pojawiają się w korespondencji z organami i finansującymi.

• locatario — korzystający z umowy leasingu lub najmu; to on zwykle odpowiada za karę, choć wezwanie trafia najpierw do podmiotu wpisanego w dokumentach.
• proprietario — właściciel pojazdu; w leasingu jest nim finansujący, co wpływa na to, kto otrzymuje pismo na początku.
• conducente — kierujący pojazdem w chwili zdarzenia; od niego zależy odpowiedzialność karna.
• verbale di accertamento — protokół stwierdzający naruszenie; zawiera opis zdarzenia i dane, które można kwestionować.
• notifica — doręczenie; jego data otwiera termin na odpowiedź, więc warto zachować kopertę i potwierdzenie.
• comunicazione dei dati del conducente — zawiadomienie o danych kierującego, którego niewykonanie ma własną sankcję.
• decurtazione dei punti — odjęcie punktów z prawa jazdy kierowcy; dotyczy osoby, a nie firmy.
• sequestro — zajęcie pojazdu lub dokumentów; wymaga osobnego wniosku, aby odzyskać rzecz.

Jeśli w piśmie pojawia się słowo spoza tej listy, trzeba je przetłumaczyć dokładnie, bo przybliżony przekład potrafi zmienić wniosek o to, kto ma działać.