Skasowanie danych przy odejściu z firmy

Dane, które zniknęły przy odejściu: jak firma to widzi

Typowa historia zaczyna się od rozstania w złych stosunkach. Pracownik albo współpracownik odchodzi, a następnego dnia firma stwierdza, że znikły pliki z serwera, skrzynka pocztowa jest pusta, z kalendarza zniknęły spotkania, a arkusze z kontaktami do klientów zostały nadpisane. Dla właściciela to wygląda jak sabotaż, bo nikt poza odchodzącym nie miał do tych zasobów dostępu.

W praktyce przyczyn bywa wiele. Ktoś porządkował własny folder i skasował więcej, niż zamierzał. Inna osoba przeniosła dane na prywatny dysk, bo uważała je za swoje. Jeszcze kto inny wykonał polecenie przełożonego, który później zaprzeczył. Dla firmy liczy się skutek: brak danych i zawiadomienie do organów ścigania.

Naprzeciw stoi osoba, która dowiaduje się, że przeciwko niej toczy się postępowanie. Zdumiewa ją, że sam fakt posiadania loginu i hasła nie chronił jej przed zarzutem. Uważała, że skoro dostała dostęp do systemu, mogła w nim robić, co chciała. Prawo odróżnia natomiast prawo do wejścia od prawa do zniszczenia, i to rozróżnienie decyduje o sprawie.

Na stronę trafiają też właściciele firm, którzy chcą zrozumieć, co zrobić z danymi po odejściu pracownika, oraz informatycy, którzy znaleźli się w sporze między stronami i boją się, że to oni odpowiedzą za cudzy konflikt.

Warto o tym porozmawiać z rodziną już teraz, zanim ktoś usłyszy o sprawie od osób postronnych. Wyjaśnienie spokojnie, własnymi słowami, zmniejsza plotki i pozwala bliskim pomóc w zbieraniu dokumentów.

Skutki dla zwykłego życia: praca, rodzina, urządzenia

Na początku następuje zabranie sprzętu. Telefon, laptop i dyski mogą zostać zajęte do badania, a razem z nimi tracisz dostęp do własnych zdjęć, dokumentów i kontaktów. Jeżeli sprzęt służył ci do pracy, zostajesz bez narzędzi. Zajęcie bywa długie, bo badanie nośników odbywa się w kolejce, a zwrot następuje dopiero po jego zakończeniu.

Zawodowo skutki są jeszcze poważniejsze. Informacja o zarzucie dotyczącym danych odstrasza przyszłych pracodawców, zwłaszcza w branży informatycznej, finansowej i usługowej, gdzie zaufanie do pracownika jest zasadniczym kryterium. Może zostać wypowiedziana umowa albo zerwana współpraca, a nowa praca bywa niedostępna do czasu wyjaśnienia sprawy.

Konta, do których miałeś dostęp, zostają zablokowane, a hasła zmienione. W domu wywołuje to konflikt, bo współlokatorzy i rodzina korzystają z urządzeń, które nagle stają się dowodami. Niektórzy odkrywają, że przy okazji zajęto także dane innych osób, nieznajomych dla sprawy.

Dochodzi do tego perspektywa roszczeń majątkowych. Firma, która straciła dane, może żądać naprawienia szkody: kosztów odtworzenia, utraconych zleceń, ekspertyzy. Wysokość roszczenia nie zawsze zgadza się z rzeczywistością, dlatego trzeba ją sprawdzać, a nie przyjmować na słowo.

Wszystko to dzieje się na tle zwykłego życia: opłat, rodziny, kredytu. Dlatego sprawy danych wymagają prowadzenia od razu, a nie po miesiącach, gdy dowody są już rozproszone.

Są wreszcie rodzice, których dorosłe dziecko pracowało w firmie informatycznej i dostało wezwanie. Nie rozumieją, co zrobiło, i boją się o jego przyszłość zawodową.

Co zebrać i zabezpieczyć, zanim cokolwiek zostanie zmienione

• Umowę o pracę lub współpracę, regulamin korzystania z systemów i wszelkie oświadczenia, które podpisywałeś na temat dostępu do danych. To od nich zależy, co było dozwolone.
• Wiadomości i polecenia przełożonych dotyczące porządkowania, przenoszenia albo usuwania plików. Jeżeli ktoś kazał ci to zrobić, musisz to móc udowodnić.
• Informacje o tym, które pliki były twoje, a które firmowe, wraz z datami ich utworzenia i miejscem przechowywania.
• Listę kont i urządzeń, z których korzystałeś, razem z informacją, kto miał do nich dostęp poza tobą.
• Zapisy, które pokazują, że dane zostały skopiowane przed usunięciem, i dowód, gdzie trafiła kopia.
• Dokumenty dotyczące odejścia: wypowiedzenie, protokół zdawczo-odbiorczy, korespondencję o rozliczeniu.
• Kopię zajętego sprzętu opisaną w protokole, z datą i numerami seryjnymi, a także pokwitowanie.
• Dane osób, które mogą potwierdzić, jak wyglądała praca w tygodniach przed odejściem.

Niczego nie poprawiaj w zebranych materiałach i nie wysyłaj ich nikomu poza obrońcą. Najlepiej przekazać kopię, a oryginały zachować w stanie, w jakim je znalazłeś.

Dobrze jest sporządzić chronologię jako prosty wykaz: data, godzina, co zrobiłeś na komputerze, z jakiego konta i na czyje polecenie. Nawet jeśli nie jesteś pewien wszystkich szczegółów, zapisz to, co pamiętasz, i zaznacz, czego nie jesteś pewien. Taki wykaz sporządzony od razu jest wiarygodniejszy niż odtwarzany po miesiącach. Przekaż go tylko obrońcy, nie przesyłaj go znajomym ani byłym współpracownikom, nawet w celu przypomnienia sobie faktów.

Rozstrzygnięcia, które trzeba podjąć od razu

Wybór dotyczy najpierw rozmowy z byłym pracodawcą. Można spróbować wyjaśnić sprawę bezpośrednio, licząc na ugodę, albo zamilknąć i przekazać komunikację obrońcy. Rozmowa bezpośrednia bywa uspokajająca, ale każde słowo może zostać użyte jako przyznanie się. Milczenie pozbawia cię możliwości szybkiego wyjaśnienia nieporozumienia, lecz chroni przed oświadczeniem, którego nie da się cofnąć.

Osobny wybór dotyczy zwrotu danych. Jeżeli posiadasz kopie, możesz je oddać, zniszczyć albo zachować. Oddanie bez uzgodnienia może zostać odczytane jako przyznanie, że zabrałeś coś, co nie było twoje. Zniszczenie jest najgorszym rozwiązaniem, bo wygląda na zacieranie śladów. Zachowanie kopii w nienaruszonym stanie i przekazanie jej obrońcy zwykle daje największe pole manewru.

Kolejny wybór dotyczy współpracy z organami. Przekazanie haseł, dostępów i wyjaśnień może skrócić postępowanie, lecz oznacza ujawnienie wszystkiego, co jest na urządzeniach, także rzeczy prywatnych. Odmowa jest dopuszczalna w granicach prawa, ale organ ocenia ją na tle całej sprawy.

Wreszcie pojawia się kwestia roszczeń firmy. Zapłata odszkodowania poza postępowaniem może łagodzić sytuację, lecz nie powinna nastąpić, zanim zostanie oceniona jej wysokość i skutki dla odpowiedzialności karnej. Decyzja o zapłacie bez opinii obrońcy bywa pochopna.

Każda z tych dróg ma koszt, który widać dopiero po jakimś czasie, dlatego ocenia się je razem z obrońcą, zanim zrobisz jakikolwiek krok.

Żadna z tych decyzji nie musi zapaść w tym samym dniu, ale odkładanie ich bez uzgodnienia z obrońcą zamyka część dróg, które na początku były otwarte.

Czego nie robić z kontami, plikami i urządzeniami

• Nie kasuj niczego, także tego, co uważasz za prywatne. Usunięcie danych po wszczęciu sprawy wygląda jak ukrywanie i często pogarsza sytuację bardziej niż same zdarzenia, o które jesteś oskarżony.
• Nie loguj się do dawnych kont ani systemów byłego pracodawcy, nawet by sprawdzić, co się stało. Każde wejście jest zapisane w logach i może być osobnym zarzutem.
• Nie przekazuj haseł osobom postronnym ani nie proś nikogo o skasowanie czegokolwiek w twoim imieniu. Wciągasz wtedy kolejną osobę w sprawę.
• Nie pisz do byłych współpracowników, aby ustalać wspólną wersję. Taka korespondencja jest czytana jako uzgadnianie zeznań.
• Nie odpowiadaj na wiadomości od firmy lub jej prawników bez obrońcy. Ich pytania mają cel dowodowy.
• Nie formatuj urządzeń, nie reinstaluj systemu i nie wymieniaj dysku. Taka czynność niszczy ślady, które mogłyby cię oczyścić.
• Nie komentuj sprawy publicznie ani w branżowych grupach. Wpis zostanie dołączony do akt.

Osobno warto uważać na własne reakcje. Gniew na byłego pracodawcę jest zrozumiały, ale wpis w sieci, groźba albo ironiczna wiadomość stają się materiałem w sprawie. Nie próbuj też samodzielnie odtwarzać skasowanych danych na cudzym sprzęcie ani odzyskiwać ich za pomocą narzędzi, które znasz z pracy. Wchodzenie ponownie do systemu, nawet w dobrej wierze, może zostać opisane jako kolejne naruszenie. Wszystkie czynności techniczne zostaw biegłemu, który będzie działał na kopii, a nie na oryginale.

Pytania, które pomagają zrozumieć własną sprawę

• Co dokładnie zarzuca mi firma: kasowanie, zmianę, uczynienie danych bezużytecznymi, nieuprawniony dostęp, a może wszystko naraz?
• Czy mój dostęp do systemu był wówczas dozwolony i co na to wskazują dokumenty z okresu zatrudnienia?
• Czy firma ma kopie zapasowe i czy straciła coś rzeczywiście, czy da się dane odtworzyć?
• Jak logi pokażą, że to właśnie ja wykonałem czynność, a nie ktoś, kto korzystał z mojego konta?
• Czy powołanie biegłego informatyka ma sens i kiedy należy to zrobić?
• Co z danymi klientów, które miałem na urządzeniu: czy ich posiadanie jest osobnym problemem?
• Czy mogę zawrzeć ugodę z firmą bez wpływu na postępowanie karne?
• Kiedy zajęty sprzęt wróci i czy mogę prosić o kopię prywatnych plików?
• Jakie konsekwencje zawodowe niesie za sobą toczące się postępowanie i czy muszę o nim informować nowego pracodawcę?

Odpowiedzi na te pytania pokazują, gdzie sprawa jest mocna, a gdzie wymaga uzupełnienia, zanim dojdzie do czynności, których nie da się powtórzyć.

Zadaj te pytania podczas wstępnej rozmowy i zapisz odpowiedzi. Zwróć szczególną uwagę na odpowiedź dotyczącą logów, bo od niej zależy, czy sprawa opiera się na faktach technicznych, czy na domysłach. Poproś, by obrońca wyjaśnił ci prostym językiem, jak działają logi, czym jest kopia lustrzana nośnika i dlaczego zajęty sprzęt bada się inaczej niż zwykły dokument. Zrozumienie tych pojęć pomoże ci uczestniczyć w obronie, a nie tylko czekać na jej wynik.

Dane między krajami: serwer w kraju firmy, pracownik w innym

W sprawach dotyczących danych granice państw rozmywają się szybciej niż w innych materiach. Pracownik mieszka w Polsce, firma ma siedzibę we Włoszech, serwer stoi w jeszcze innym państwie, a skrzynka pocztowa należy do dostawcy globalnego. Gdzie dokonano czynu i które organy są właściwe, nie zawsze wynika wprost z faktów.

Dla obrony oznacza to praktyczne kwestie. Dane przechowywane za granicą trzeba zabezpieczyć w sposób, który uznają organy zainteresowanych krajów, a pozyskanie ich od zagranicznego dostawcy może wymagać osobnego wniosku. Opóźnienie sprawia, że logi, które mogłyby cię oczyścić, bywają kasowane zgodnie z polityką dostawcy.

Dokumenty z Polski, na przykład umowa o pracę albo regulamin, trzeba przedstawić w tłumaczeniu, a ich autentyczność może być sprawdzana. Różnice w nazewnictwie stanowisk i uprawnień powodują, że ten sam zapis w umowie bywa odczytywany inaczej przez włoskiego sędziego. Warto prosić tłumacza o wiernie oddanie terminów, a nie o ich uproszczenie.

Pytania do świadków w Polsce, na przykład do dawnych współpracowników, wymagają zwykle przesłuchania na miejscu albo zdalnego, a to wydłuża postępowanie. Obrońca włoski i polski doradca powinni uzgodnić, kto zbiera oświadczenia, i dbać o to, by wszystkie zbiory dokumentów były spójne.

Konsulat nie bada danych ani nie ocenia logów, ale może wskazać urzędy i tłumaczy przysięgłych, jeżeli ktoś potrzebuje ich wskazania. To pomoc praktyczna, a nie procesowa.

Terminy, które pojawią się w aktach

• accesso abusivo: nieuprawniony dostęp do systemu informatycznego, czyli wejście lub pozostanie w systemie wbrew woli uprawnionego. To czyn odrębny od niszczenia danych.
• danneggiamento di dati: uszkodzenie, usunięcie, zmiana lub zniszczenie danych i programów. Dotyczy także uczynienia ich bezużytecznymi.
• sistema informatico: urządzenie albo zespół urządzeń przetwarzających dane, od komputera po serwer w chmurze.
• log: zapis zdarzeń w systemie, pokazujący, kto, kiedy i z jakiego konta wykonał czynność. W tych sprawach to główny dowód.
• perizia informatica: opinia biegłego z dziedziny informatyki, który bada nośniki i logi.
• sequestro: zajęcie urządzeń lub danych do badania. Można je zaskarżyć.
• querela: wniosek pokrzywdzonego o ściganie. Przy części czynów od niego zależy, czy postępowanie się toczy.
• misure di sicurezza: zabezpieczenia systemu, takie jak hasła i uwierzytelnianie. Ich istnienie bywa istotne dla oceny czynu.

Gdy znajdziesz na dokumencie słowo spoza tej listy, prześlij skan, a wyjaśnimy je razem z całym pismem.

W aktach spotkasz także wyrażenia opisujące sposób działania: kopia lustrzana oznacza wierny odpowiednik całego nośnika, wykonany tak, by nie zmieniać oryginału; hash to cyfrowy odcisk pliku, który pozwala sprawdzić, że kopia nie została zmieniona; catena di custodia to opis tego, kto i kiedy miał dowód w rękach. Na tych pojęciach opiera się spór o wiarygodność materiału z urządzeń.

Jak studio zaczyna pracę w sprawach o dane

Kontakt rozpoczyna się od wiadomości na adres avvmassimoromano@gmail.com albo od telefonu. Opisujesz krótko, co się stało, kto złożył zawiadomienie i czy sprzęt został zajęty. Pliki z pism przesyłasz w skanach, a oryginały zachowujesz.

W rozmowie wstępnej ustalamy, kiedy dokładnie nastąpiły zdarzenia, kto miał dostęp do systemu i co zostało zabezpieczone. Prosimy o niezmienianie niczego na urządzeniach, bo każda zmiana zostaje w logach. Jeżeli już doszło do zmian, mówimy o tym otwarcie, ponieważ obrona planowana na podstawie niepełnej informacji jest narażona na niespodzianki.

Pełnomocnictwo i dane do kontaktu przekazujemy w formie elektronicznej, a w razie potrzeby uzupełniamy je dokumentem wymagającym oryginalnego podpisu. Rozmowy prowadzimy w języku, w którym czujesz się pewnie, a w czynnościach wymagających tłumacza ustalamy jego udział z wyprzedzeniem.

Siedziby studia w Rzymie, Mediolanie i Neapolu pozwalają dotrzeć do miejsc, w których prowadzi się czynności. Przy sprawach z elementem polskim współpracujemy z doradcą w Polsce, który zbiera dokumenty i kontaktuje się z rodziną albo z pracodawcą, jeśli to potrzebne.

Biegłego informatyka wybieramy razem z tobą, przedstawiając jego zakres pracy i sposób rozliczenia. O każdej istotnej zmianie w sprawie informujemy cię od razu, zwłaszcza o wezwaniach i terminach.

Jeżeli nie jesteś pewien, jaką rolę pełnisz w sprawie, napisz o tym wprost przy kontakcie wstępnym; ustalimy to z dokumentów, zanim zaplanujemy jakąkolwiek czynność.