Gdy służby przychodzą do przedsiębiorstwa

Co dzieje się z firmą, pracownikami i klientami, gdy służby wychodzą z biura

Przeszukanie zaczyna się rano, a jego najwcześniejszym skutkiem jest cisza. Telefony dzwonią, a nikt nie odbiera, bo wszyscy stoją w tym samym pokoju i patrzą na funkcjonariuszy. Komputery są wyłączone albo zabrane, serwer milczy, system do fakturowania nie działa. Klient, który zadzwonił z samego rana, dostaje odpowiedź, której nikt nie umie sformułować, a w południe pisze już do konkurenta.

Dla pracowników to chwila strachu i niepewności. Nie wiedzą, czy są podejrzani, czy tylko świadkami, czy mogą wyjść na przerwę, czy powinni oddać telefony. Cudzoziemcy, którzy pracują w firmie, boją się o pozwolenie na pobyt i o to, że rozmowa z funkcjonariuszami zaszkodzi ich dokumentom. Część z nich rano wraca do domu i już nie przychodzi.

Dla właściciela konsekwencje mnożą się. Płace muszą zostać wypłacone, mimo że ewidencja leży w pudle w innym mieście. Dostawcy żądają zapłaty, bank pyta o okoliczności, a ubezpieczyciel o zakres szkód. Kontrahent z Polski zastanawia się, czy kontynuować współpracę, skoro wiadomość o przeszukaniu dotarła do niego od postronnej osoby, a nie od firmy.

W kolejnych dniach pojawia się koszt odtwarzania: dokumentacji, kopii zapasowych, rozliczeń. Przerwa w ewidencji spowodowana zajęciem nie usprawiedliwia braków wobec innych organów kontrolnych, które przyjdą później. Dlatego od początku trzeba myśleć o tym, jak firma będzie funkcjonować w okresie, gdy część materiału jest poza jej biurem.

Kto czyta tę stronę: właściciel przy drzwiach, księgowa przy komputerze, rodzina po telefonie

Najpilniejsza jest osoba, która dzwoni z biura, kiedy funkcjonariusze są już w środku. Mówi półgłosem, bo obok stoi ktoś w mundurze, i pyta, co ma teraz zrobić. Chce wiedzieć, czy może odmówić wpuszczenia, czy musi podać hasła i czy może zadzwonić po obrońcę. Ma niewiele minut, bo za chwilę ktoś poprosi, by oddała telefon.

Inna osoba to księgowa albo kierownik biura, który został w firmie, gdy właściciel jest w podróży. Funkcjonariusze proszą ją o podpis na protokole, a ona nie wie, co oznaczają zapisy. Nie ma upoważnienia do reprezentowania spółki i boi się, że każdy podpis zostanie użyty przeciwko niej.

Jeszcze inna sytuacja dotyczy rodziny właściciela. Dowiaduje się o przeszukaniu od pracownika, a nie od niego, bo telefon został zabrany. Zastanawia się, czy przeszukano także mieszkanie, czy może wchodzić do biura i jak odpowiadać wierzycielom.

Zdarza się wreszcie, że po przeszukaniu przychodzi myśl, że w pośpiechu zrobiono coś niedobrego: usunięto plik, wyłączono komputer, wysłano wiadomość. Ta strona jest też dla tych, którzy już popełnili taki błąd i chcą wiedzieć, jak postępować dalej.

Zdarza się także, że przeszukanie dotyka firmy, w której właściciel mieszka w Polsce, a na miejscu jest tylko kierownik. Dzwoni więc do kogoś, kto jest daleko, i prosi o decyzję, której ten nie może podjąć bez wiedzy, co się dzieje. Ta strona wyjaśnia, jakie kroki da się wykonać zdalnie i co musi zrobić osoba obecna na miejscu.

Dokumenty i dane, które firma powinna mieć pod ręką, zanim ktokolwiek zapuka

Najlepsza obrona zaczyna się, zanim cokolwiek się wydarzy. Przedsiębiorca, który przechodzi przez przeszukanie spokojniej, ma przygotowane niewielkie, ale konkretne rzeczy.

• Wykaz osób upoważnionych do reprezentowania spółki wobec organów, z podpisami i zakresem umocowania. Pozwala wskazać, kto towarzyszy funkcjonariuszom i podpisuje protokół.
• Dane kontaktowe obrońcy, najlepiej wydrukowane przy recepcji i u kierownika zmiany. W chwili stresu nikt nie szuka numeru w telefonie.
• Schemat systemów informatycznych: gdzie są serwery, kopie zapasowe, poczta, chmura, kto ma dostęp. Pozwala rozmawiać o zabezpieczeniu w formie kopii, a nie zabierania urządzeń.
• Oznaczone osobno dokumenty i korespondencja z obrońcą. Materiał obrończy podlega ochronie, ale trzeba go umieć wskazać w trakcie czynności.
• Prostą kartkę z instrukcją dla pracowników: kto z nimi rozmawia, co wolno, czego nie wolno, jak się zachować, nie ujawniając więcej, niż trzeba.
• Kopie najważniejszych umów, ewidencji i rozliczeń w miejscu poza biurem, w ramach zwykłej polityki kopii zapasowych.
• Notes lub plik do zapisywania w trakcie czynności: godzina wejścia, nazwiska funkcjonariuszy, numer sprawy, wszystko, co zabrano.
• Telefon do osoby, która zna się na informatyce i może pomóc w ustaleniu, co zabrano, bez dotykania urządzeń.

Po przeszukaniu do teczki dochodzi kopia protokołu, wszystkie pisma otrzymane od organów i własny wykaz tego, co zabrano. Zapisuje się to, póki pamięć jest świeża.

Wpuścić, wezwać obrońcę, oddać kopię czy urządzenie: decyzje początkowej godziny

Przeszukanie zostawia niewiele czasu na namysł, a każda decyzja ma cenę. Najpierw sprawa wpuszczenia. Gdy czynność ma podstawę, której można zażądać do wglądu, odmowa tylko pogarsza sytuację. Można natomiast prosić o okazanie podstawy i zapisać oznaczenie organu oraz numer sprawy. Koszt takiej prośby to chwila, a zysk to dokładny zapis.

Kolejna decyzja dotyczy obrońcy. Czynność nie musi na niego czekać, ale ma on prawo być obecny, a jego przybycie zmienia przebieg: pilnuje protokołu, wpisuje zastrzeżenia, rozmawia z funkcjonariuszami. Zawiadomienie go natychmiast kosztuje chwilę i bywa najlepszą inwestycją tego dnia.

Następna decyzja dotyczy danych. Można prosić o zabezpieczenie w formie kopii zachowującej niezmienność danych zamiast zabierania urządzeń, argumentując, że serwer obsługuje bieżącą działalność. Prośba nie zawsze zostaje uwzględniona. Jeśli urządzenia mimo to zostaną zabrane, wniosek o wydanie kopii roboczej składa się natychmiast, bo im później, tym dłużej to trwa.

Wreszcie decyzja o ludziach. Pracownicy mają współpracować co do dostępu, ale nie muszą składać wyjaśnień o sprawie. Warto im to powiedzieć wyraźnie i spokojnie, zanim ktoś zacznie odpowiadać na pytania z grzeczności. Szczegóły, takie jak ujawnianie haseł czy podpisy na protokole, omawia się z obrońcą, a nie pod presją.

Każda z tych decyzji da się odwrócić tylko częściowo. Dlatego lepiej zapytać obrońcę o minutę za dużo niż zrezygnować z pytania i podpisać coś, co potem trzeba będzie wyjaśniać.

Czego nie robić, gdy służby są w firmie

W takiej chwili odruchy są silniejsze niż rozsądek. Warto je znać, zanim się pojawią.

• Nie usuwaj niczego i nie wyłączaj systemów. Jest to wykrywalne i tworzy odrębny zarzut, zwykle poważniejszy od samego uchybienia.
• Nie uzupełniaj braków w dokumentach i nie poprawiaj ewidencji w trakcie czynności ani po niej. Papiery sporządzone po kontroli są rozpoznawalne.
• Nie wysyłaj wiadomości do pracowników ani kontrahentów, które mogłyby wyglądać jak ostrzeżenie albo polecenie uporządkowania danych.
• Nie podpisuj protokołu bez przeczytania. Szczególnie sprawdź wykaz zabezpieczonych rzeczy i godziny czynności.
• Nie zabraniaj pracownikom opuszczenia miejsca pracy, jeśli funkcjonariusze na to pozwalają, i nie sugeruj, co mają mówić.
• Nie ujawniaj materiału objętego ochroną obrońcy ani nie zgadzaj się na jego przejrzenie, jeśli nie zostało to omówione.
• Nie komentuj sprawy w mediach społecznościowych ani w komunikatach dla klientów. Wpisy rozchodzą się szybciej niż korekty.
• Nie proponuj funkcjonariuszom korzyści ani przysługi w zamian za łagodniejsze potraktowanie. To osobne przestępstwo.

Cokolwiek robisz w obecności funkcjonariuszy, rób wolno i na głos, tak żeby każdy twój ruch dało się opisać w protokole.

Nie przeszkadzaj fizycznie funkcjonariuszom, nawet gdy uważasz czynność za bezzasadną. Sprzeciw wyraża się słowami i wpisem do protokołu, nie ręką na drzwiach ani ciałem w przejściu. Sporu o zasadność czynności nie rozstrzyga się na miejscu, tylko później, w odpowiednim trybie.

Nie dzwoń do znajomych w urzędach, żeby sprawa się rozeszła. Takie rozmowy bywają notowane i wyglądają na wywieranie wpływu.

Pytania do obrońcy po przeszukaniu w firmie

Przedsiębiorca zwykle pyta o to, co grozi. Warto zapytać także o rzeczy, od których zależy dalsze funkcjonowanie firmy.

• Czy zakres przeszukania odpowiadał podstawie, którą okazano, i czy w protokole to zapisano?
• Co dokładnie zabrano i czy wykaz w protokole jest wystarczająco szczegółowy, żeby kiedyś odzyskać rzeczy?
• Czy mogę prosić o kopię roboczą danych, bez której nie prowadzę działalności, i jak szybko?
• Czy zabrane zostały materiały objęte ochroną obrońcy i jak to wykazać?
• Czy zastrzeżenia, które zgłosiłem w trakcie czynności, zostały wpisane i jak z nich skorzystać?
• Kto w firmie może składać wyjaśnienia, a kto powinien milczeć do czasu rozmowy z obrońcą?
• Czy mogę zaskarżyć samo zajęcie rzeczy i w jakim terminie trzeba to zrobić?
• Jak przygotować komunikat dla klientów i pracowników, żeby nie zaszkodzić sprawie?
• Czy powinniśmy przeprowadzić wewnętrzny przegląd dokumentów, a jeśli tak, kto ma go prowadzić?

Odpowiedzi zapisuje się i przekazuje osobie, która zastępuje właściciela. Dobry obrońca nie zdziwi się, że klient prosi o wyjaśnienie wszystkiego prostymi słowami.

Warto też zapytać o koszty i czas: ile potrwa odzyskiwanie danych, kto płaci za kopie, jak długo firma może działać bez zabranych urządzeń i czy da się uzyskać zgodę na korzystanie z kopii roboczej. Odpowiedzi na te pytania pozwalają poinformować klientów i bank bez pochopnych obietnic. Osobno pyta się o pracowników: kto z nich może zostać wezwany jako świadek, a kto powinien mieć własnego obrońcę. Interesy właściciela i zatrudnionego nie zawsze są zbieżne.

Firma w Polsce, biuro we Włoszech, dane na serwerze w chmurze

Gdy przedsiębiorstwo działa na różnych rynkach, przeszukanie ujawnia lukę między miejscem czynności a miejscem, gdzie leżą dokumenty. Serwer może stać w biurze w Polsce, księgowość być prowadzona przez zewnętrzną firmę, a poczta działać w chmurze zagranicznego dostawcy. Pytanie, co wolno zabezpieczyć, jest wtedy trudniejsze niż w firmie lokalnej, a odpowiedź zależy od okoliczności, które trzeba omówić z obrońcą przed podjęciem decyzji.

Protokół spisuje się po włosku. Pracownik albo właściciel, który włoskiego nie zna, ma prawo do tłumacza, a nie do domysłów. Podpis pod tekstem, którego nie rozumie, zobowiązuje do niego tak samo jak pod tekstem zrozumianym. Warto prosić o tłumaczenie na głos i o spisanie, że takie zostało przekazane.

Polski księgowy, który prowadzi rozliczenia firmy, powinien wiedzieć, jak się zachować, gdy zadzwonią z Włoch. Wszelkie prośby o dokumenty kieruje się przez obrońcę, nie odpowiada się z miejsca. Kopie z Polski przesyła się skanem, oryginały kurierem, z tłumaczeniem przysięgłym tam, gdzie trzeba.

Konsulat polski może pomóc w kontaktach i w uwierzytelnieniu dokumentów, ale nie prowadzi obrony spółki ani nie ocenia, co wolno zabezpieczyć. Godziny pracy urzędów we Włoszech i w Polsce są zbliżone, więc rozmowy z obrońcą nie wymagają uwzględniania różnicy czasu. Kalendarz świąt jest inny, co bywa kłopotliwe przy terminach.

Terminy z protokołu i z pism po przeszukaniu

Papiery po przeszukaniu zawierają określenia, które w tłumaczeniu brzmią obco. Poniżej zebrano pojęcia występujące na tej stronie.

• Przeszukanie — czynność wykonywana w siedzibie firmy lub w mieszkaniu w celu znalezienia dowodów. Ma podstawę, którą należy okazać.
• Protokół — dokument spisany w trakcie czynności, który wymienia zabezpieczone rzeczy, godziny i osoby obecne. Podpisuje się go po przeczytaniu.
• Zastrzeżenie — oświadczenie strony wpisane do protokołu, dotyczące zakresu czynności albo sposobu zabezpieczenia. Daje podstawę do późniejszego wniosku.
• Zabezpieczenie danych — przejęcie informacji w formie kopii albo zabranie urządzenia. Kopia pozwala firmie dalej działać.
• Kopia robocza — wydana firmie kopia zabezpieczonych danych, umożliwiająca prowadzenie bieżącej działalności.
• Materiał chroniony — korespondencja z obrońcą i dokumenty przygotowane na potrzeby obrony. Nie podlegają zajęciu, jeśli zostały wskazane.
• Zajęcie — odebranie rzeczy lub danych dla potrzeb sprawy. Można je zaskarżyć w terminie wskazanym ustawą.
• Zwrot rzeczy — wniosek o oddanie przedmiotów niezwiązanych ze sprawą.

Jeżeli w piśmie pojawia się słowo, którego tu nie ma, nie zgaduj jego sensu. Prześlij dokument obrońcy i poproś o wyjaśnienie, zanim cokolwiek podpiszesz. Nieporozumienie w protokole potrafi kosztować więcej niż sama czynność.

Pisma po przeszukaniu zawierają też pouczenia dla osoby, u której czynność przeprowadzono: o prawie do obrońcy, o możliwości zaskarżenia, o terminach. Pouczenie jest dokumentem, który trzeba przeczytać w całości, a nie tylko podpisać na potwierdzenie odbioru. Skrótów z pieczątek nie tłumaczy się automatycznie, bo często znaczą coś innego, niż sugeruje ich brzmienie.

Jak kancelaria wchodzi do sprawy, gdy czynność już trwa albo się skończyła

Jeśli funkcjonariusze są jeszcze w firmie, najpilniejszy krok to telefon do kancelarii albo wiadomość na adres avvmassimoromano@gmail.com. Przy telefonie wystarczą podstawowe informacje: gdzie, kto prowadzi czynność i jaki organ okazał podstawę. Obrońca podpowiada, co w tej chwili zapisać, czego nie ruszać i kogo wyznaczyć do towarzyszenia funkcjonariuszom.

Gdy czynność już się skończyła, rozmowa wstępna ma inny cel. Ustala się, co zabrano, jak wygląda protokół i czy w trakcie zgłoszono zastrzeżenia. Obrońca prosi o kopię protokołu, o wykaz zabezpieczonych rzeczy i o wszystkie pisma, które firma otrzymała. Na tej podstawie ocenia, jakie wnioski są sensowne: o zwrot rzeczy niezwiązanych ze sprawą, o kopię roboczą, o dostęp do akt w zakresie uzasadniającym czynność, o zaskarżenie zajęcia.

Kancelaria ma siedziby w Rzymie, Mediolanie i Neapolu. Rozmowy mogą toczyć się po polsku, a włoskie pisma omawia się z tłumaczeniem. Jeżeli czynność odbywa się w mieście, w którym kancelaria nie ma siedziby, współpracuje z lokalnym korespondentem, który może stawić się na miejscu. Pełnomocnictwo przesyła się w formie uznawanej przez włoski system.

Kancelaria nie obiecuje wyniku i nie prowadzi wewnętrznych audytów firmy równolegle z obroną bez wyraźnego zlecenia. Informacje o sprawie przekazuje wyłącznie osobom wskazanym przez klienta.

Po zakończeniu czynności kancelaria sporządza dla firmy krótką listę zadań na najbliższe dni, ułożoną według pilności.