Zatrudnianie kierowców spoza Unii przez polskiego przewoźnika

Zatrudnić kierowcę teraz czy najpierw zdobyć świadectwo: ceny wyborów

Przewoźnik, który chce zatrudnić kierowcę spoza Unii, stoi przed decyzją, w której pośpiech łatwo wygrywa z ostrożnością. Zlecenia czekają, pojazd stoi, a kierowca jest dostępny od zaraz. Poniżej rzeczywiste rozwidlenia i ich cena.

• Posadzić kierowcę za kierownicą, zanim dokument zostanie wydany. Zaleta: pojazd jedzie, a zlecenie jest wykonane. Cena: najbliższa kontrola drogowa we Włoszech kończy się unieruchomieniem pojazdu, a po niej firma przechodzi sprawdzanie całej dokumentacji. Koszt postoju i kar bywa wyższy niż zysk z takiego kursu, a konsekwencje dotyczą także kolejnych przewozów.
• Poczekać na świadectwo i dopiero wtedy wysłać kierowcę w trasę. Zaleta: firma ma dokument, który kontrola uzna. Cena: czas, w którym pojazd nie zarabia, i ryzyko utraty zlecenia.
• Korzystać z dokumentów, które budzą wątpliwości, bo „kierowca ma papier z poprzedniej firmy”. Zaleta: pozornie szybkie rozwiązanie. Cena: gdy dokument okaże się nieważny lub nie dla tej osoby, firma ponosi odpowiedzialność za wprowadzenie kierowcy w trasę, a jeśli dokument był fałszywy, sprawa może mieć charakter karny.
• Zlecić przewóz innej firmie. Zaleta: unika się ryzyka. Cena: marża i utrata kontroli nad zleceniem.

Żadne z tych wyborów nie wymaga oceny prawnej od ręki, ale każdy wymaga sprawdzenia dokumentów kierowcy przed wyjazdem. Rozmowa z obrońcą lub doradcą przed zatrudnieniem kosztuje mniej niż rozmowa po kontroli.

Kto trafia tu po kontroli drogowej we Włoszech

Najczęściej jest to właściciel niewielkiej firmy przewozowej, który dostał telefon od kierowcy zatrzymanego przy drodze. Policja drogowa sprawdziła dokumenty, zapytała o dokument, którego kierowca nie miał, i unieruchomiła pojazd. Właściciel nie wie, co dalej: czy może wysłać kogoś po ciężarówkę, kto zapłaci za parking, i czy ktoś będzie go ścigał.

Inna sytuacja to kierowca, który pochodzi z kraju spoza Unii, pracuje dla polskiej firmy i został zatrzymany na stacji obsługi. Nie rozumie, dlaczego jego dokumenty, które dotychczas wystarczały, teraz wzbudzają wątpliwości. Dzwoni do pracodawcy, który zapewniał, że wszystko jest w porządku, i nie wie, komu wierzyć.

Jest też osoba odpowiedzialna za kadry lub spedycję w większej firmie, która dowiaduje się, że kontrola dotyczyła nie tylko kierowcy, ale całego sposobu zatrudniania. Włoski organ zażądał dokumentów dotyczących wszystkich kierowców spoza Unii, a firma nie jest pewna, czy ma je w komplecie. Zastanawia się, kto za to odpowiada osobiście.

Zdarza się wreszcie, że sprawa wychodzi na jaw po miesiącach, przy okazji kontroli innego rodzaju. Wspólny wątek jest taki: dokument kierowcy jest elementem, który łatwo przeoczyć, a jego brak ujawnia się nagle, w obcym kraju, w języku, którego kierowca nie zna. Ta strona wyjaśnia, jak wygląda sytuacja po kontroli i co można zrobić, zanim problem urośnie.

Kierowca bez dokumentu a rytm pracy firmy

Unieruchomienie pojazdu na włoskiej drodze oznacza przerwę w całym łańcuchu. Ładunek stoi, odbiorca czeka, a zleceniodawca zaczyna pytać o odszkodowanie za opóźnienie. Kierowca, który nie może jechać dalej, musi gdzieś spać, jeść i czekać, a koszty tych dni ponosi zwykle firma. Pozostałe pojazdy muszą przejąć kursy, których nikt nie planował.

Dla kierowcy skutki są osobiste. Jeśli pochodzi z kraju spoza Unii, jego pobyt i praca zależą od dokumentów, które teraz są kwestionowane. Lęka się utraty zatrudnienia, a zarazem zależy od firmy, która może zdecydować, że to on ponosi winę. W takiej sytuacji ważne jest, aby miał dostęp do własnych dokumentów i wiedział, kogo zapytać o pomoc.

Dla firmy konsekwencje obejmują stosunki z klientami i ubezpieczycielem. Zleceniodawcy mają własne wymogi dotyczące zgodności, a kontrola, która wykazała braki, może doprowadzić do wypowiedzenia umowy ramowej. Ubezpieczyciel pyta, czy firma przestrzegała zasad, i może odmówić wypłaty, jeśli stwierdzi, że przewóz był wykonywany bez wymaganego uprawnienia.

Wreszcie dochodzi sprawa kosztów administracyjnych: tłumaczenia, dojazdy po pojazd, opłaty za parking i, jeśli sprawa nabierze charakteru karnego, koszty obrony. Warto policzyć je od razu i ustalić, kto za co odpowiada, zanim spór między firmą a kierowcą zacznie się rozrastać.

Dobrze jest także policzyć, ile kosztuje dzień postoju w obcym kraju: parking, nocleg dla kierowcy, opóźnienie wobec odbiorcy. Suma bywa wyższa niż koszt wszystkich wcześniejszych formalności, które zostały pominięte, aby przyspieszyć zatrudnienie.

Czego nie robić, gdy kontrola wykryła brak dokumentu

Po kontroli drogowej firma i kierowca działają pod presją. Oto zachowania, które najczęściej szkodzą.

• Nie wysyłać do Włoch „zastępczego” dokumentu, który powstał po kontroli. Dokument wystawiony po fakcie, ale datowany wcześniej, jest dowodem przeciwko firmie.
• Nie namawiać kierowcy do jazdy dalej po unieruchomieniu. Naruszenie zakazu prowadzenia pojazdu ma własne, poważne skutki.
• Nie obciążać kierowcy winą w korespondencji z organem bez rozmowy z obrońcą. Pismo firmy, w którym wskazano winnego, bywa cytowane w sprawie.
• Nie zwalniać kierowcy w gniewie. Osoba, która zna historię zatrudnienia i dokumentów, jest potrzebna obronie.
• Nie podpisywać protokołu kontroli bez tłumaczenia. Opis zawarty w protokole może zawierać oświadczenia, których kierowca nie składał.
• Nie komentować sprawy w grupach przewoźników. Informacja trafia do konkurencji i do zleceniodawców.

• Nie przekazywać kierowcy dokumentów innej osoby „na czas kontroli”. Użycie cudzego dokumentu ma własne, poważne skutki dla kierowcy i dla firmy.
• Nie odbierać pojazdu z parkingu bez uzgodnienia z organem. Samowolne zabranie unieruchomionego pojazdu jest kolejnym naruszeniem.
• Nie obiecywać kierowcy, że „wszystko się wyjaśni”, jeśli nie znacie dokumentów. Pocieszenie bez podstaw tworzy fałszywe oczekiwania i wpływa na jego wypowiedzi.
• Nie wymieniać z kierowcą wiadomości o tym, co powiedzieć kontrolującym. Takie wiadomości bywają odnalezione i odczytane jako podpowiadanie.

Za każdym z tych zakazów stoi prosta obserwacja: kontrola jest zdarzeniem, które można opisać, a reakcja firmy jest zachowaniem, które się ocenia. Organ patrzy nie tylko na brak dokumentu, ale też na to, jak firma zareagowała.

Papiery kierowcy i firmy, które trzeba mieć w kabinie i w biurze

O tym, czy kontrola kończy się na ostrzeżeniu, czy na sprawie, decyduje porządek w dokumentach. Poniższa lista wskazuje, co zebrać i gdzie przechowywać.

• Świadectwo kierowcy. Dokument wydawany przewoźnikowi dla konkretnej osoby; oryginał musi być w pojeździe, kopia w biurze. Należy sprawdzić, czy dane kierowcy są zgodne z paszportem lub kartą pobytu.
• Prawo jazdy i uprawnienia zawodowe. Z datami ważności i z informacją, kiedy upływają. Zbliżające się terminy trzeba odnotować w kalendarzu firmy.
• Dokumenty pobytu i pracy. Zezwolenia, umowa o pracę, zgłoszenia do ubezpieczeń. Mają znaczenie przy ocenie, czy zatrudnienie było prawidłowe.
• Dokumentacja rekrutacji. Kto sprawdzał dokumenty kierowcy, kiedy i w jaki sposób. Zapisy pokazują staranność firmy.
• Zapisy z tachografu i karta kierowcy. Pozwalają odtworzyć, gdzie i kiedy kierowca jechał.
• Korespondencja z organem wydającym dokumenty. Wnioski, potwierdzenia, odpowiedzi, z datami.
• Protokół kontroli. Skan wszystkich stron oraz informacja, w jakim języku został spisany i czy był tłumacz.

Dobrze jest umieścić w kabinie teczkę z kopiami najważniejszych dokumentów, a oryginały przechowywać w biurze lub u kierowcy zgodnie z wymogami. Firma powinna prowadzić prosty rejestr, w którym przy każdym kierowcy widnieją terminy ważności dokumentów, i sprawdzać go regularnie. Warto też zapisać, kto i kiedy zweryfikował dokumenty przy zatrudnieniu, ponieważ staranność firmy bywa oceniana na podstawie takiego zapisu. Jeśli dokument został wydany przez organ w innym kraju, należy zachować korespondencję z tym organem, bo pokazuje, kiedy wniosek został złożony i w jakim stanie była sprawa w chwili kontroli.

Kontrola we Włoszech, firma w Polsce, kierowca z kraju spoza Unii

Sytuacja kierowcy spoza Unii zatrudnionego w Polsce i jeżdżącego we Włoszech obejmuje kilka porządków prawnych naraz. Dokumenty wydano w kraju pochodzenia kierowcy, praca jest wykonywana dla firmy w Polsce, a kontrola odbywa się we Włoszech. Każdy z tych krajów patrzy na dokument według własnych kryteriów i może nie znać wymogów pozostałych. Dlatego wyjaśnienie nieporozumień wymaga zestawienia dokumentów z całego łańcucha.

Najpierw język. Protokół kontroli powstaje po włosku, kierowca zwykle mówi w innym języku, a firma w polskim. Tłumaczenie powinno obejmować cały tekst, także formułki na końcu, w których kierowca często unieważnia swoje prawa, nie wiedząc o tym. Jeśli tłumacz był obecny, warto zapytać, kto go zapewnił i czy kierowca go rozumiał.

Poczta stanowi kolejny problem. Pismo z Włoch trafia do siedziby firmy w Polsce, a kierowca bywa w trasie przez tygodnie. Firma powinna ustalić, kto odbiera korespondencję i niezwłocznie przekazuje ją obrońcy. Zwłoka może kosztować termin na zaskarżenie.

Konsulat państwa, z którego pochodzi kierowca, bywa istotny dla jego dokumentów, ale nie dla odpowiedzialności firmy. Polska placówka konsularna może pomóc w kontakcie z urzędami, lecz nie prowadzi sprawy. Obrońca we Włoszech i prawnik w Polsce powinni uzgodnić, kto kontaktuje się z organem wydającym dokumenty i w jakiej kolejności.

Warto też ustalić, w jakim języku kierowca porozumiewa się z firmą i z kontrolującymi. Rozmowa w kilku językach naraz sprzyja nieporozumieniom, a nieporozumienie zapisane w protokole zostaje w aktach.

Jak kancelaria pracuje z przewoźnikiem po kontroli

Zlecenie zaczyna się od przesłania na adres avvmassimoromano@gmail.com protokołu kontroli, zdjęcia dokumentów kierowcy i krótkiego opisu zatrudnienia. Jeśli protokołu jeszcze nie ma, wystarczy data, miejsce kontroli i nazwa organu. Telefon służy do uzgodnienia, jakie decyzje są najpilniejsze, na przykład czy pojazd został unieruchomiony i jak go odzyskać.

W rozmowie wstępnej obrońca ustala, kto jest kim w sprawie: przewoźnik, kierowca, pracownik kadr. Interesy tych osób mogą być sprzeczne, dlatego kancelaria wyjaśnia, kogo reprezentuje, i nie prowadzi obrony kilku stron naraz bez ich zgody. Następnie bada dokumenty i sposób zatrudnienia, szukając elementów, które mają znaczenie dla odpowiedzialności.

Pisma do organu włoskiego przygotowuje się w języku włoskim po uzgodnieniu treści z Panią lub Panem. Nic nie jest składane bez zgody klienta. Kancelaria ma biura w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, co ułatwia kontakt z organami i odbiór pojazdu. Gdy część sprawy toczy się w Polsce, obrońca koordynuje się z prawnikiem po polskiej stronie.

W sprawach pilnych, na przykład gdy pojazd stoi na parkingu strzeżonym i rosną opłaty, kontakt telefoniczny jest możliwy także poza godzinami biurowymi.

Kancelaria prosi o wskazanie osoby w firmie, która zbiera dokumenty i odpowiada na pytania obrońcy, aby informacje nie rozchodziły się po wielu skrzynkach. Zakres zlecenia i sposób rozliczenia ustalane są na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeśli analiza dokumentów wykaże, że problem dotyczy także innych kierowców, obrońca informuje o tym wcześniej i wyjaśnia, jakie kroki warto podjąć, zanim organ zażąda dalszych dokumentów.

Pytania do obrońcy o kierowcę spoza Unii i odpowiedzialność firmy

Rozmowa po kontroli jest krótka, więc dobrze mieć przygotowaną listę. Poniższe pytania pochodzą z praktyki w tej materii.

• Czy brak świadectwa kierowcy oznacza wyłącznie sprawę administracyjną, czy także element, który może mieć charakter karny?
• Kto odpowiada za sprawdzenie dokumentów kierowcy przed rozpoczęciem pracy: firma, osoba zarządzająca czy sam kierowca?
• Co oznacza dla firmy to, że kontrola dotyczyła tylko kierowcy, a organ może zażądać dokumentów pozostałych?
• Jak odzyskać unieruchomiony pojazd i kto ponosi koszty postoju w międzyczasie?
• Co się stanie, jeśli okaże się, że dokument kierowcy był sfałszowany, a firma o tym nie wiedziała?
• Czy powinienem złożyć wyjaśnienia teraz, czy po wglądzie w protokół i akta?
• Jak zabezpieczyć dokumenty kadrowe, aby pokazać staranność firmy?
• Czy kierowca powinien mieć własnego obrońcę, a jeśli tak, jak to wpłynie na moją sprawę?

Warto poprosić obrońcę o wskazanie, które z odpowiedzi zależą od dokumentów, a które od oceny organu. Dzięki temu łatwiej zaplanować kolejne kroki i koszty.

Dobrze zapytać także o koszty i czas: ile potrwa sprawa o unieruchomienie, jakie wydatki, na przykład tłumaczenia lub opłaty za parking, mogą się pojawić i w jakiej kolejności. Obrońca, który nie obiecuje wyniku, powinien umieć wskazać, które etapy są przewidywalne, a które zależą od organu. Warto też ustalić, jak firma ma przygotować się na ewentualną kontrolę pozostałych kierowców i co zrobić z dokumentami już teraz, zanim organ o nie poprosi.

Słowa z włoskich protokołów kontroli drogowej

Protokoły kontroli zawierają terminy, które tłumacz oddaje czasem zbyt ogólnie. Oto te, które pojawiają się najczęściej.

• fermo del veicolo – unieruchomienie pojazdu, środek stosowany do czasu usunięcia nieprawidłowości.
• verbale – protokół kontroli lub stwierdzenia naruszenia; kierowca otrzymuje jego kopię.
• attestato di conducente – świadectwo kierowcy, dokument wydawany przewoźnikowi dla konkretnej osoby.
• patente di guida – prawo jazdy.
• carta di qualificazione del conducente – dokument potwierdzający kwalifikacje zawodowe kierowcy.
• tachigrafo – tachograf, urządzenie rejestrujące czas jazdy i odpoczynku.
• documento falso – dokument sfałszowany; jego użycie może prowadzić do sprawy karnej.
• contestazione – zarzut lub stwierdzenie naruszenia, od którego biegnie czas na odpowiedź.

Jeśli w protokole pojawia się słowo, którego nie ma na liście, trzeba je zaznaczyć i zapytać obrońcę, zanim złoży się jakiekolwiek oświadczenie.

• autista – kierowca, osoba prowadząca pojazd; protokół wymienia jego dane i dokumenty.
• azienda di autotrasporto – firma przewozowa, której pojazd został skontrolowany.
• sanzione accessoria – kara dodatkowa, na przykład zatrzymanie dokumentu lub pojazdu, towarzysząca głównej sankcji.

Protokół kontroli bywa dłuższy, niż się wydaje, i zawiera kilka miejsc, w których kierowca może złożyć uwagi. Zdanie wpisane w tym miejscu zostaje w aktach, więc warto, aby przed podpisem ktoś przetłumaczył całość. Kierowca, który nie rozumie dokumentu, ma prawo poprosić o tłumacza i o czas na zapoznanie się z treścią.