Wadliwy produkt: sprzedawca odpowiada obok producenta

Kto trafia na tę stronę po sprawie z wadliwym produktem

Najczęściej czyta ją właściciel małej firmy, który sprzedaje towar do Włoch przez sklep internetowy, platformę handlową albo hurtownię. Któryś z klientów zgłosił, że produkt wyrządził szkodę, albo organ nadzoru zapytał o dokumenty. Przedsiębiorca nie wie, czy odpowiada za wadę, skoro tylko przekazał towar dalej, i boi się, że sprawa karna dotknie również jego rodzinę.

Inna sytuacja dotyczy importera, który sprowadza towar spoza Unii i sprzedaje go we Włoszech. Zakłada, że za jakość odpowiada producent, a on tylko pośredniczy. Dowiaduje się, że importer jest traktowany jak producent, bez wyjątków, i że jego odpowiedzialność jest taka sama. Pyta, co może zrobić po fakcie.

Jeszcze inna sytuacja to producent żywności z Polski, którego wyroby trafiły do włoskich sklepów. Ktoś zachorował po zjedzeniu produktu, a organy zabezpieczyły partie towaru. Rodzina producenta czeka na wiadomości z Włoch, a sam producent nie wie, czy wycofanie towaru jest obowiązkiem, czy kwestią wizerunku.

Spotykamy też osoby, które kupiły produkt i doznały szkody, i chcą wiedzieć, kogo pozwać. Dla nich ważne jest, że odpowiedzialność obejmuje cały łańcuch dystrybucji, więc nie muszą ograniczać się do producenta, który mieszka daleko.

Zdarza się też, że o sprawie dowiaduje się pracownik firmy: magazynier, osoba odpowiedzialna za kontrolę jakości albo kierowca dostarczający towar. Dostaje wezwanie jako świadek i nie wie, czy jego słowa nie obciążą pracodawcy lub jego samego. Taka osoba potrzebuje przede wszystkim wiedzy o tym, w jakim charakterze jest wzywana i czy ma prawo do obrońcy.

W każdej z tych sytuacji rozmowa zaczyna się od ustalenia, kto za co odpowiada, bo od tego zależy, które dokumenty trzeba zabezpieczyć najpierw.

Decyzje, które trzeba podjąć przy wadliwym produkcie

Gdy pojawia się podejrzenie wady, przedsiębiorca stoi przed wyborami, których cena rośnie z każdym dniem zwłoki.

• Zgłosić problem organom i wycofać towar czy poczekać na wyniki badań. Obowiązek zgłoszenia i wycofania powstaje niezależnie od ustalenia czyjejkolwiek winy. Cena zgłoszenia: koszty wycofania, utrata zaufania, możliwe kontrole. Cena zwłoki: odrębny zarzut za zaniechanie, zwykle poważniejszy od samej wady.
• Współpracować z organami nadzoru czy ograniczyć się do pisemnych odpowiedzi. Pełna współpraca ułatwia ocenę, ale każde zdanie trafia do akt. Najrozsądniej udzielać odpowiedzi na piśmie, po konsultacji z obrońcą.
• Przejąć odpowiedzialność wobec klientów czy odesłać ich do producenta. Odesłanie bywa zrozumiałe, ale sprzedawca odpowiada obok producenta, więc takie stanowisko może się nie utrzymać.
• Skontaktować się z ubezpieczycielem od razu czy po wyjaśnieniu przyczyny. Zgłoszenie jest konieczne, ale jego treść powinna ograniczać się do faktów, bez ocen.

Żadna z tych decyzji nie powinna zapaść pod presją mediów lub klientów. Jeśli towar mógł zaszkodzić ludziom, bezpieczeństwo jest ważniejsze niż rozważania o odpowiedzialności, a wycofanie partii jest ruchem, który obrońca zwykle zaleca niezależnie od oceny winy.

Warto pamiętać, że decyzje tego rodzaju dotyczą nie tylko Ciebie, lecz także odbiorców towaru. Komunikat o wycofaniu powinien być sformułowany tak, aby ludzie wiedzieli, co mają zrobić z produktem, i aby nie wywoływał paniki. Jego treść ma znaczenie dowodowe, więc przed wysłaniem pokaż go obrońcy. Gdy partia jest rozproszona wśród wielu odbiorców, zacznij od tych, którzy mogli już sprzedać towar konsumentom.

Co zebrać, zanim organy poproszą o dokumenty

Odpowiedzialność za produkt bada się na podstawie papierów, które pokazują, skąd towar pochodził, jak był przechowywany i komu trafił. Poniższa lista dotyczy tego, co warto mieć w ręku.

• Dokumenty pochodzenia towaru: faktury, umowy z dostawcą, dokumenty importowe, certyfikaty, deklaracje zgodności. Pokazują, kto jest producentem, a kto importerem.
• Dokumenty partii: numery serii, daty produkcji i ważności, wykaz odbiorców. Pozwalają ograniczyć wycofanie do partii, której dotyczy problem.
• Zapisy przechowywania i transportu: temperatura, warunki magazynowania, dokumenty przewozowe. Przy żywności bywają decydujące.
• Korespondencję z dostawcą i klientami: reklamacje, zgłoszenia, odpowiedzi. Pokaże, kiedy dowiedziałeś się o problemie i co zrobiłeś.
• Dokumentację procedur wewnętrznych: kontrola jakości, szkolenia, instrukcje. Dowodzi dochowania należytej staranności.
• Dowody wycofania lub zgłoszenia: komunikaty, wiadomości do odbiorców, potwierdzenia przyjęcia.
• Dokumentację szkody: zdjęcia, opinie lekarskie, zgłoszenia poszkodowanych.

Każdy z tych dokumentów odpowiada na pytanie, kiedy i co wiedziałeś. Od tej odpowiedzi zależy ocena, czy zaniechałeś reakcji, czy zareagowałeś w czas.

Przydają się także dokumenty dotyczące kontaktów z organami nadzoru: wezwania, odpowiedzi, notatki z rozmów telefonicznych, daty wizyt kontrolnych. Pokazują, jak reagowałeś i czy współpracowałeś. Jeśli towar był sprzedawany przez platformę, zachowaj historię zamówień, wiadomości od kupujących i oceny, bo mogą wskazywać, od kiedy pojawiały się skargi.

Zadbaj również o dane osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy: zakup, magazyn, kontrolę jakości, sprzedaż, wysyłkę. Organy będą pytać, kto za co odpowiadał, a odpowiedź poparta schematem organizacyjnym lub umowami jest wiarygodniejsza niż samo twierdzenie.

Jak sprawa o wadliwy produkt zmienia pracę firmy i życie jej właściciela

Sprawa o produkt niebezpieczny uderza w firmę z wielu stron naraz. Najpierw sprzedaż: partie wycofane z rynku to straty, które trzeba pokryć, a odbiorcy, którzy stracili zaufanie, rezygnują z zamówień. Platformy handlowe mogą zawiesić konto sprzedawcy do czasu wyjaśnienia, a to oznacza zatrzymanie przepływów, z których firma opłaca rachunki i pracowników.

Dalej pieniądze: ubezpieczenie nie zawsze pokrywa wszystko, a roszczenia poszkodowanych mogą się zbiegać z kosztami wycofania, badań, tłumaczeń i obrony. Właściciel małej firmy odczuwa to w domowym budżecie, bo granica między pieniędzmi firmowymi a prywatnymi bywa cienka.

Życie osobiste właściciela także się zmienia. Jeżeli wobec niego prowadzi się postępowanie karne, może być przesłuchiwany, a jego telefon i komputer zabezpieczane. Rodzina dowiaduje się o sprawie z mediów lub od klientów, co rodzi napięcia. Dzieci słyszą w szkole komentarze, a małżonek zastanawia się, czy rodzina nie traci wszystkiego.

Wreszcie pracownicy: osoby odpowiedzialne za kontrolę jakości, magazyn czy sprzedaż mogą zostać przesłuchane. Nie wszyscy rozumieją, w jakim charakterze, i część składa wyjaśnienia, które obciążają firmę albo ich samych. Dlatego pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownicy wiedzieli, że mają prawo do obrońcy, i aby nie rozmawiali o sprawie w komunikatorach firmowych.

Dla rodziny właściciela dochodzi ryzyko finansowe. Gdy firma jest prowadzona na jego nazwisko, roszczenia mogą sięgnąć majątku prywatnego, a to rodzi pytania o mieszkanie, oszczędności i przyszłość dzieci. Warto omówić z obrońcą i doradcą finansowym, w jakim zakresie odpowiedzialność obejmuje majątek osobisty.

Pytania do adwokata o odpowiedzialność za produkt

Przy odpowiedzialności za produkt łatwo przeoczyć rzeczy, które decydują o sprawie. Oto pytania, które warto zadać.

• Kim jestem w łańcuchu dystrybucji w oczach prawa: producentem, importerem, dystrybutorem czy sprzedawcą? Czy to się zmienia, jeśli towar pochodzi spoza Unii?
• Jakie obowiązki zgłoszenia i wycofania mnie dotyczą i od kiedy biegnie ich ocena?
• Czy mogę odpowiadać, jeśli nie wiedziałem o wadzie, i co świadczy o dochowaniu należytej staranności?
• Jak oddzielić sprawę karną od odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczeniowej, aby sprawa karna nie szkodziła cywilnej?
• Co robić z partiami, które znajdują się w magazynie i u odbiorców, i jak udokumentować ich wycofanie?
• Kto z moich pracowników może zostać przesłuchany i jak ich przygotować, nie wpływając na treść zeznań?
• Czy sprawa wpłynie na moją zdolność do prowadzenia działalności we Włoszech i w Unii?
• Jak zareagować na roszczenia poszkodowanych, zanim organy zakończą postępowanie?

Obrońca, który zna tę materię, rozróżni od razu role w łańcuchu i obowiązki z nimi związane. Jeśli traktuje je ogólnie, poproś o konkretną analizę.

Zapytaj również, czy w Twojej sprawie istnieje ryzyko odpowiedzialności osobistej, a nie tylko firmowej, i kto w firmie może być przesłuchiwany jako podejrzany. Zapytaj, czy komunikat o wycofaniu może zostać odczytany jako przyznanie się do winy i jak go sformułować. Zapytaj wreszcie, jak wygląda współpraca między włoskimi organami nadzoru a polskimi i czy mogą wymieniać informacje o Twojej firmie.

Zachowania, które pogarszają sprawę o produkt

W sprawach o bezpieczeństwo produktu szkodę wyrządza zwłoka i próby upiększania. Oto czego lepiej unikać.

• Nie zwlekaj z wycofaniem. Zaniechanie wycofania tworzy odrębny zarzut, zwykle poważniejszy od samej wady.
• Nie niszcz partii ani dokumentów. Zniszczenie wygląda jak ukrywanie dowodów, nawet jeśli towar był wadliwy i i tak miał być wyrzucony.
• Nie zmieniaj etykiet ani dokumentów po fakcie. Wszelkie korekty będą odczytane jako manipulacja.
• Nie obwiniaj publicznie dostawcy. Wpis w sieci o winie producenta może zostać użyty przeciwko Tobie, jeśli okaże się, że to Ty miałeś obowiązki.
• Nie zakładaj, że wystarczy powołać się na producenta. Sprzedawca i importer odpowiadają obok niego, a importer z kraju spoza Unii jest traktowany jak producent.
• Nie rozmawiaj z organami nadzoru bez przygotowania. Odpowiedzi udzielone w pośpiechu mogą zawierać nieścisłości, które trudno później prostować.
• Nie składaj pracownikom obietnic ochrony. Każdy z nich może mieć odmienne interesy.

Nie zakładaj, że organ nadzoru jest przeciwnikiem. Jego celem jest bezpieczeństwo ludzi, a nie ukaranie przedsiębiorcy, i szczera współpraca w zakresie wycofania zwykle jest oceniana inaczej niż opieszałość. Nie oznacza to jednak, że każdą rozmowę należy prowadzić bez przygotowania. Rozmawiaj o faktach, odpowiadaj na pytania na piśmie i nie wchodź w ocenę winy.

Nie ukrywaj przed obrońcą wcześniejszych reklamacji. Skargi, które wpłynęły przed zdarzeniem, bywają kluczowe dla oceny, od kiedy wiedziałeś o problemie, a ich ujawnienie przez organy bez Twojej wiedzy jest dla obrony niekorzystną niespodzianką.

Gdy towar jedzie z Polski, a szkoda powstaje we Włoszech

Polski sprzedawca, który wysyła towar do Włoch, często nie ma pełnego obrazu tego, co się dzieje po drodze. Towar trafia do magazynu, do sklepu, do klienta, a informacje o reklamacjach docierają z opóźnieniem. Gdy pojawia się szkoda, organy włoskie ustalają łańcuch dystrybucji i pytają o dokumenty, które pozostały w Polsce. Zebranie ich, przetłumaczenie i przekazanie wymaga czasu, który w sprawie o bezpieczeństwo bywa na wagę złota.

Dokumenty techniczne, certyfikaty i etykiety są zwykle po polsku, a organy włoskie będą potrzebować przekładu. Błędy w tłumaczeniu terminów technicznych mogą zmienić ocenę zgodności, więc przekład powinien być wykonany przez osobę znającą branżę, a obrońca powinien go sprawdzić.

Wycofanie towaru z rynku w innym kraju wymaga współpracy z odbiorcami, których dane są w dokumentach sprzedaży. Należy zadbać o to, aby komunikat o wycofaniu był jasny, w języku odbiorców i udokumentowany. Zgłoszenie do organów polskich i włoskich nie zawsze przebiega równolegle, więc warto uzgodnić kolejność z obrońcą.

Konsulat nie ma wpływu na sprawę, ale może pomóc w kontaktach z rodziną, jeśli właściciel został zatrzymany. Obrońca włoski powinien współpracować z polskim doradcą, który zna regulacje krajowe, aby uniknąć sprzeczności w oświadczeniach składanych w Polsce i we Włoszech.

Pamiętaj również o terminach przechowywania dokumentów. W Polsce i we Włoszech obowiązują różne wymagania, a dokumenty, które w Polsce można już zniszczyć, we Włoszech mogą być jeszcze potrzebne. Nie niszcz niczego, dopóki obrońca nie powie, że wolno.

Jak kancelaria prowadzi sprawy o produkt niebezpieczny

Zaczynamy od ustalenia roli klienta w łańcuchu dystrybucji i od przeglądu dokumentów, które pokazują, kiedy i co wiedział. Prosimy o faktury, dokumenty importowe, certyfikaty, korespondencję z dostawcą i klientami, a także o pisma od organów. Wystarczy wiadomość na avvmassimoromano@gmail.com ze zdjęciami dokumentów albo prośba o telefon.

Gdy sprawa ma charakter pilny, najpierw omawiamy z klientem kwestię zgłoszenia i wycofania, bo zaniechanie tworzy odrębny zarzut. Pomagamy sformułować komunikaty do odbiorców i do organów tak, aby były zgodne z prawdą i nie zawierały ocen, które mogłyby zaszkodzić. Przy przesłuchaniach pracowników zapewniamy, że wiedzą o swoich prawach.

Kancelaria ma biura w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, więc obrońca może pojawić się przy czynnościach w miejscu, gdzie toczy się sprawa. Rozmowy prowadzimy po polsku, po włosku lub po angielsku. Współpracujemy z doradcami znającymi regulacje techniczne i branżowe.

Nie składamy obietnic dotyczących wyniku. Zamiast nich przedstawiamy plan: jakie dokumenty zabezpieczyć, jakie komunikaty wysłać, jakie czynności mogą nastąpić i kiedy można ocenić stan sprawy.

W sprawach o produkt niebezpieczny przygotowujemy dla klienta schemat odpowiedzialności: kto w łańcuchu dystrybucji jest kim, jakie obowiązki go dotyczą i jakie dokumenty to potwierdzają. Schemat pomaga zdecydować, co zgłosić organom, a co zachować na wypadek dalszych pytań. Jeśli firma ma doradcę technicznego, włączamy go do rozmów, bo ocena bezpieczeństwa produktu wymaga wiedzy spoza prawa.

Pojęcia z pism o bezpieczeństwie produktu

Pisma od organów nadzoru i postanowienia zawierają pojęcia, które warto rozumieć.

• Łańcuch dystrybucji to ciąg podmiotów, przez które towar przechodzi od producenta do klienta; odpowiedzialność obejmuje producenta, importera i sprzedawcę.
• Importer to podmiot sprowadzający towar spoza Unii; traktowany jest jak producent.
• Obowiązek zgłoszenia i wycofania powstaje niezależnie od winy, gdy produkt jest niebezpieczny; jego zaniechanie tworzy odrębny zarzut.
• Należyta staranność to zespół działań, które podmiot podjął, aby zapewnić bezpieczeństwo towaru; jej dowody ma znaczenie dla oceny odpowiedzialności.
• Partia to seria towaru o wspólnych cechach produkcji, oznaczona numerem; od niej zależy zakres wycofania.
• Organ nadzoru to urząd kontrolujący bezpieczeństwo produktów i żywności.

Jeśli pismo zawiera słowo spoza tej listy, wyślij zdjęcie obrońcy, zanim odpowiesz.

Warto pamiętać o różnicy między odpowiedzialnością karną, cywilną i administracyjną, bo pisma od organów mogą dotyczyć każdej z nich. Odpowiedzialność karna dotyczy osób i wymaga ustaleń co do ich zachowania. Odpowiedzialność cywilna dotyczy roszczeń poszkodowanych i może obejmować firmę. Odpowiedzialność administracyjna dotyczy kar i nakazów nakładanych przez organy nadzoru, takich jak obowiązek wycofania.

Obowiązek reakcji, o którym mowa na stronie, powstaje niezależnie od winy: nie musisz być sprawcą wady, aby mieć obowiązek zgłoszenia i wycofania. Zaniechanie tego obowiązku może być oceniane odrębnie, dlatego pismo wzywające do wycofania towaru należy traktować jako pilne, nawet jeśli uważasz, że wada nie leży po Twojej stronie.