Adwokat milczy: kolejne kroki po kolei

Telefon bez odpowiedzi, wiadomość bez echa i terminy, które biegną

Typowa historia: rodzina z Polski wynajęła obrońcę we Włoszech, wpłaciła zaliczkę, a potem przez tygodnie nie dostaje żadnej informacji. Na pytania w wiadomościach pada krótkie zdanie albo wcale. Bliski w areszcie pyta, co się dzieje, a rodzina nie ma odpowiedzi. To właśnie ta bezradność, a nie sama cisza, jest najtrudniejsza: brak wiedzy, czy sprawa idzie naprzód, czy stoi, czy minął ważny termin.

Inna sytuacja dotyczy człowieka, który jest oskarżony na wolności i mieszka w Polsce. Obrońca kontaktował się dawno temu, rozprawa się odbyła, a on dowiaduje się o jej wyniku od znajomego, który zajrzał do internetu. Albo sytuacja, w której wyrok już zapadł, a nikt nie powiedział, że biegnie termin na odwołanie. Pismo z sądu leży nieprzetłumaczone, bo nikt nie wie, kto miał to zrobić.

Jest też grupa osób, które nie są pewne, czy mają prawo żądać informacji. Wstydzą się pytać, obawiają się, że urażą prawnika, albo uważają, że skoro zapłacili, to powinni po prostu czekać. Tymczasem prawo do informacji o stanie sprawy należy do podstawowych elementów relacji z obrońcą i nie jest przysługą. Ta strona jest praktycznym przewodnikiem: od ustalenia faktów, przez pisemne żądanie, po możliwość złożenia skargi, a w ostateczności zmiany obrońcy. Warto czytać ją w tej kolejności, bo każdy krok zmniejsza ryzyko, że pochopna decyzja zaszkodzi samej sprawie.

Co robić w ciągu najbliższych godzin, gdy nie wiadomo, kto prowadzi sprawę

W takiej sytuacji pojawiają się pokusy i każda ma swój koszt. Warto je rozpoznać, zanim sięgnie się po telefon.

Najpierw pokusa natychmiastowego odwołania obrońcy. Daje poczucie sprawczości, ale ma cenę: nowy prawnik musi zapoznać się z aktami, a w tym czasie sprawa stoi. Jeśli termin zbliża się do końca, zmiana w ostatniej chwili może go zmarnować. Gdy rodzina nie zna stanu sprawy, odwołanie jest strzałem w ciemno. Dopiero ustalenie, co zostało zrobione, pozwala ocenić, czy zmiana ma sens.

Kolejna pokusa to ponawianie telefonów i wiadomości bez zmiany formy. Kolejne nieodebrane połączenie nic nie zmienia. Skuteczniejsze jest krótkie pismo, w którym zadajemy konkretne pytania i wyznaczamy rozsądny czas na odpowiedź. Pismo tworzy ślad, który można potem pokazać izbie albo nowemu obrońcy, a ton powinien być rzeczowy, nie oskarżycielski.

Wreszcie samodzielne działanie wobec sądu. Rodzina dzwoni do kancelarii sądowej, pisze do prokuratora, prosi o wyjaśnienia. Czasem ma to sens, ale bez uzgodnienia z obrońcą może zaszkodzić linii obrony. Najpierw trzeba ustalić, czy obrońca w ogóle został prawidłowo ustanowiony i czy złożył dokument, który go upoważnia. Ten fakt odmienia wszystkie następne decyzje: jeśli nominacja nie została złożona, milczenie obrońcy ma zupełnie inne znaczenie niż wtedy, gdy sprawa jest prowadzona i po prostu nie ma wieści. Gdy nominacji nie złożono, trzeba działać szybko i na piśmie; gdy sprawa jest prowadzona, wystarczy cierpliwie, lecz stanowczo przypomnieć o obowiązku informowania, wyznaczając rozsądny czas na odpowiedź.

Dokumenty, które pozwalają odtworzyć stan sprawy bez pomocy obrońcy

Jeśli obrońca milczy, niektóre informacje można odtworzyć samemu. Poniżej to, co warto mieć pod ręką i dlaczego, bo każdy z tych papierów odpowiada na inne pytanie: co ustalono, co zapłacono, jakie terminy biegną i kto jest uprawniony do działania.

• Umowa lub potwierdzenie zlecenia, z zakresem i wynagrodzeniem. Pokazuje, do czego prawnik się zobowiązał i od kiedy.
• Potwierdzenia wpłat i korespondencja dotycząca pieniędzy. Bez nich trudno rozliczyć się z obrońcą lub z kolejnym prawnikiem.
• Wszystkie pisma otrzymane od sądu, prokuratury lub policji, razem z kopertami. Daty doręczenia wyznaczają terminy.
• Numer sprawy i nazwa organu, który ją prowadzi. Z tym numerem inny prawnik może ustalić stan akt bez udziału poprzedniego.
• Dowód, że obrońca został ustanowiony: pełnomocnictwo albo oświadczenie o wyborze. Brak takiego dokumentu bywa przyczyną milczenia.
• Zapis dotychczasowej korespondencji: e-maile, wiadomości, historia połączeń. To materiał dowodowy w sporze.
• Spis pytań, na które nie otrzymano odpowiedzi, z datami. Dzięki niemu pismo do obrońcy jest konkretne i trudniej je zbyć ogólnikiem.
• Dane kontaktowe osób, które mogą potwierdzić okoliczności: członek rodziny, pracodawca, świadek.
• Kopie dokumentów tożsamości i zaświadczeń, które przekazano obrońcy. Przydają się, gdy nowy prawnik odtwarza wcześniejsze czynności.
• Potwierdzenia przesłania akt lub dokumentów obrońcy, z datami. Jeśli coś zaginęło, trzeba wiedzieć, na którym etapie.
• Zdjęcia lub skany wszystkiego, co leży w domu w sprawie: kopert, pism, pokwitowań. Papier łatwo zgubić, a data na kopercie bywa kluczowa.

Jak cisza obrońcy wpływa na życie rodziny i pracę zainteresowanego

Skutki braku informacji są codzienne, a nie prawnicze. Rodzina nie wie, czy zaplanować wyjazd na rozprawę, czy poczekać na wiadomość. Wzięty urlop okazuje się niepotrzebny, a odwołany, kiedy rozprawa jednak się odbywa, jest stracony. Dziecko pyta, kiedy tata wróci, a matka nie ma odpowiedzi. Rachunki za tłumaczenia i podróże narastają, a poczucie, że pieniądze idą w próżnię, osłabia zaufanie do całego systemu i do ludzi, którzy w nim pracują.

Dla osoby w areszcie brak wiadomości jest jeszcze cięższy. Człowiek zamknięty liczy na rozmowę z obrońcą jak na okno na świat. Jego rodzina czasem dowiaduje się o decyzji sądu z tygodniowym opóźnieniem, a sam zainteresowany nie wie, jakie wnioski złożono i dlaczego odmówiono. Decyzje o leczeniu, kontaktach, pracy lub nauce są wtedy podejmowane po omacku, a każdy tydzień wydłuża niepewność.

Dla przedsiębiorcy lub kierowcy z Polski, który prowadzi sprawę z wolnej stopy, konsekwencją bywa niepewność co do podróży. Czy wolno mu przekroczyć granicę? Czy ma stawić się na rozprawie? Czy zaległy termin nie przekreślił czegoś ważnego? Praca zaplanowana na tygodnie naprzód zależy od odpowiedzi, której nikt nie udziela. Warto traktować tę ciszę jak problem organizacyjny, który trzeba rozwiązać, a nie jak coś, co należy przeczekać. Dobrze też uprzedzić pracodawcę, że terminy mogą się zmienić, i nie składać wniosków urlopowych na podstawie domysłów. Im szybciej rodzina ustali, kto realnie prowadzi sprawę, tym szybciej wróci do planowania życia.

Pytania, które pozwalają ocenić, czy obrońca wciąż prowadzi sprawę

Nie każda cisza oznacza zaniedbanie. Zdarza się, że sprawa naprawdę stoi i nie ma o czym pisać. Pytania poniżej pomagają to rozróżnić i dają obrońcy okazję do rzeczowej odpowiedzi, a Państwu materiał do oceny, co dalej.

• Na jakim etapie jest sprawa i jaka czynność odbędzie się w najbliższym czasie?
• Jakie pisma wpłynęły od ostatniej rozmowy i czy któreś wymaga mojej decyzji?
• Jakie terminy biegną w mojej sprawie, od kiedy i kto je pilnuje?
• Czy obrońca złożył wnioski, o które prosiłem, a jeśli nie, dlaczego?
• Kiedy mogę oczekiwać kolejnej wiadomości i w jakiej formie?
• Czy mogę otrzymać kopię akt lub ich część i na jakich zasadach?
• Co obejmuje wynagrodzenie, które już wpłaciłem, a co wymagałoby dodatkowej opłaty?
• Kto zastępuje obrońcę podczas jego nieobecności?
• Jak wyglądałaby zmiana obrońcy i co stałoby się z dokumentami?
• Czy rozprawa lub czynność wymaga mojej obecności i do kiedy muszę o tym wiedzieć, by zaplanować podróż?
• Czy w sprawie są terminy, które mogą upłynąć, zanim wrócę do kraju, i kto je pilnuje w moim imieniu?
• Czy obrońca ma moje aktualne dane kontaktowe i adres, pod który sąd będzie doręczał pisma?

Odpowiedzi warto otrzymać na piśmie. Jeżeli obrońca na żadne z tych pytań nie odpowie w rozsądnym czasie, jest to informacja sama w sobie i dobry punkt wyjścia do rozmowy o dalszej współpracy.

Czego nie robić, zanim wyjaśni się, co stało się z obrońcą

Sytuacja emocjonalna sprzyja pochopnym decyzjom. Poniżej najczęstsze z nich, razem z powodem, dla którego warto się powstrzymać.

• Nie wysyłać gniewnych wiadomości. Mogą zostać użyte w sporze o honorarium i utrudnić późniejsze porozumienie.
• Nie zrywać współpracy ustnie. Rezygnację i cofnięcie pełnomocnictwa składa się na piśmie, inaczej obrońca nadal figuruje w aktach.
• Nie wynajmować nowego prawnika, nie zawiadamiając poprzedniego. Kilku pełnomocników w tej samej sprawie wprowadza zamieszanie i spory kompetencyjne.
• Nie zostawiać terminu na później, tłumacząc sobie, że odpowiada za niego obrońca. Termin biegnie także wobec klienta.
• Nie żądać zwrotu pieniędzy bez ustalenia, co zostało wykonane. Rozliczenie opiera się na pracy, a nie na odczuciach.
• Nie wyrzucać dokumentów ani wiadomości po zakończeniu współpracy. Przydadzą się nowemu obrońcy i ewentualnej skardze.
• Nie publikować opinii o prawniku w mediach społecznościowych. To krok trudny do cofnięcia i może zaszkodzić samemu zainteresowanemu.
• Nie podejmować kontaktu z przeciwnikiem w sporze, żeby „załatwić sprawę po swojemu”. Można pogorszyć sytuację procesową.
• Nie przekazywać rodzinie pełnych informacji o sprawie przez publiczne komunikatory. Wiadomości mogą trafić do osób, które nie powinny ich znać.
• Nie odrzucać pism z sądu tylko dlatego, że są po włosku. Odmowa odbioru bywa traktowana jak doręczenie i termin zaczyna biec.
• Nie zakładać, że brak wiadomości oznacza dobrą wiadomość. O niekorzystnej decyzji bywa się dowiedzieć dopiero po upływie terminu na odwołanie.

Sprawa we Włoszech, rodzina w Polsce: jak ustalić, co się dzieje

Dystans komplikuje nawet proste czynności. Rodzina w Polsce nie może pójść do kancelarii, zapukać do drzwi i poczekać. Zostają telefon, poczta elektroniczna i pośrednicy. Najpierw trzeba ustalić, czy obrońca wiadomości w ogóle dostaje: adresy bywają błędnie zapisane, a skrzynki zapełnione. Dobrze wysłać to samo pismo kilkoma kanałami i zachować potwierdzenia, bo później mogą okazać się dowodem próby kontaktu.

Pismo w języku polskim bywa przeszkodą dla włoskiego prawnika. Warto sformułować pytania krótko, po włosku lub w prostym angielskim, albo dołączyć tłumaczenie. Konkretne pytania z datami mają większą szansę na odpowiedź niż długi emocjonalny list. Strefa czasowa jest taka sama, więc połączenie można planować bez przeliczania, ale godziny pracy kancelarii i sądów nie zawsze pokrywają się z polskimi, a święta włoskie wypadają w innych dniach niż polskie.

Gdy nie ma kontaktu z obrońcą, stan sprawy można ustalić także u innego prawnika, który sprawdzi, co wpłynęło do akt. Do tego potrzebny jest numer sprawy i dane organu. Konsulat nie zastępuje obrońcy ani nie prowadzi sprawy, ale może pomóc w kontakcie z rodziną i poświadczyć dokumenty. Jeśli zainteresowany przebywa w areszcie, administracja zakładu wie, kto jest jego obrońcą, i może przekazać wiadomość. Przy rozbieżnościach trzeba ustalić, kto jest prawidłowo wskazany jako reprezentujący, bo od tego zależy, komu organ doręcza pisma. Jeśli rodzina nie zna włoskiego, warto zapisać pytania w języku polskim i poprosić o tłumaczenie odpowiedzi, zamiast zgadywać znaczenie poszczególnych słów z automatycznego tłumacza.

Jak nasze studio postępuje, gdy przejmuje sprawę po innym obrońcy

Przejęcie sprawy zaczynamy od jej odtworzenia. Prosimy o wszystko, co klient ma: umowę, pisma, numer sprawy, wiadomości, potwierdzenia wpłat. Dokumenty można przesłać na adres avvmassimoromano@gmail.com albo przekazać podczas rozmowy. Nawet kiepskie zdjęcia pisma wystarczą na początek, jeśli widać daty i pieczęcie. Nie wymagamy, żeby klient najpierw rozliczył się z poprzednikiem; to osobna sprawa.

Następnie ustalamy, czy poprzedni obrońca został prawidłowo zastąpiony, i zawiadamiamy właściwy organ o zmianie. Nie wchodzimy w spór między klientem a poprzednikiem; zajmujemy się tym, co trzeba zrobić dalej. Jeśli dokumenty klienta pozostały u dotychczasowego obrońcy, wskazujemy sposób, w jaki można je odzyskać, nie czekając na rozliczenie. Jeżeli termin jest bliski, informujemy o tym klienta na samym początku rozmowy, żeby wiedział, co ma priorytet.

Rozmawiamy w języku, w którym klient czuje się pewnie, a przy pismach polskich korzystamy z tłumacza. Studio ma siedziby w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, co pozwala pracować blisko organu prowadzącego sprawę. W pilnych przypadkach jesteśmy dostępni także poza godzinami biurowymi. Po każdej czynności klient dostaje krótką informację na piśmie: co się wydarzyło i co będzie dalej. Rozmowa z nami nie oznacza jeszcze zmiany obrońcy; służy ustaleniu faktów, a decyzja należy do klienta, który powinien podjąć ją spokojnie, a nie pod presją. Jeśli klient zdecyduje się pozostać przy dotychczasowym obrońcy, pomagamy mu sformułować pisemne pytania i przypomnieć o terminach, a nie zrywamy współpracy za jego plecami.

Co oznaczają włoskie słowa w pismach o zmianie obrońcy

W dokumentach związanych z ustanowieniem i zmianą obrońcy pojawia się kilka terminów, które warto rozpoznawać, bo od ich rozumienia zależy, czy ktoś zorientuje się, że obrońca wciąż figuruje w sprawie, czy już nie.

• Difensore di fiducia – obrońca wybrany przez oskarżonego lub jego rodzinę, w odróżnieniu od przydzielonego z urzędu.
• Difensore d'ufficio – obrońca wyznaczony przez organ, gdy oskarżony nie wybrał własnego.
• Nomina – ustanowienie obrońcy. Dokument, który go upoważnia do działania w sprawie.
• Revoca – odwołanie obrońcy. Skutkuje dopiero po formalnym zawiadomieniu organu.
• Rinuncia – rezygnacja obrońcy z prowadzenia sprawy. Zwykle nie uwalnia go od obowiązków przed upływem terminów chroniących klienta.
• Fascicolo – akta sprawy, czyli zbiór dokumentów, do którego obrońca ma dostęp.
• Notifica – doręczenie pisma. Data notifica wyznacza początek terminu.
• Elezione di domicilio – wskazanie adresu do doręczeń, także u obrońcy.
• Ordine degli avvocati – izba adwokacka, do której można skierować skargę.
• Udienza – rozprawa lub posiedzenie sądu. Pismo z tym słowem wskazuje, kiedy i gdzie trzeba się stawić albo przynajmniej zapewnić obecność obrońcy.
• Sentenza – wyrok. Od daty jego doręczenia zaczynają biec terminy na zaskarżenie.

Jeśli w piśmie pojawi się słowo, którego tu brakuje, wystarczy przesłać fragment z pytaniem. Nieporozumienie wokół zwykłego dokumentu potrafi ciągnąć się latami, a wyjaśnienie zajmuje chwilę. Warto je zadać także wtedy, gdy dokument wydaje się zrozumiały, bo w pismach sądowych słowo znane z codziennego języka często znaczy coś węższego lub zupełnie innego.