Cum se obțin actele dosarului

Ce se schimbă când nu aveți acces la dosar

Cine nu poate vedea dosarul trăiește într-o stare nefirească: știe că există ceva împotriva lui, dar nu știe ce. Această lipsă se simte în fiecare zi și produce decizii luate pe întuneric.

La serviciu, nu puteți răspunde precis angajatorului. Dacă spuneți prea mult, riscați să afirmați ceva ce dosarul infirmă; dacă spuneți prea puțin, riscați să pară că ascundeți. Mulți oameni aleg tăcerea, iar tăcerea este adesea citită ca vinovăție.

În familie, rudele cer explicații pe care nu le aveți. Fiecare discuție despre dosar vă obligă să formulați ceva ce nu știți, iar ce spuneți în casă ajunge, uneori, în alte părți. De aceea apărătorul vă va ruga să nu faceți ipoteze cu voce tare.

În viața financiară, nu puteți planifica. Nu știți dacă urmează un sechestru, o măsură, o citație. Amânați cumpărări, contracte de închiriere, călătorii, iar costul acestor amânări crește în fiecare săptămână.

În relația cu avocatul, lipsa dosarului face ca discuția de început să fie mai mult o poveste decât o analiză. Apărătorul nu poate verifica ce îi spuneți și nici nu vă poate spune ce probe există. De aceea, accesul la acte este instrumentul de lucru de la care se pornește și nu o formalitate.

Un lucru practic: nu confundați accesul cu copierea. Uneori puteți vedea un act fără să aveți o copie, iar alteori copia vine mai târziu. Notați ce ați văzut, când și unde, pentru ca apărarea să poată reconstitui ce s-a deschis și ce nu.

Cine are nevoie de dosar și în ce fază se află

Pagina este citită de oameni aflați în momente diferite ale procedurii, și fiecare se așteaptă la altceva de la „acces”.

Cel care abia a aflat. Știe că este cercetat, dar nu i-a ajuns niciun act în afară de o chemare. Nu știe ce i se reproșează și întreabă dacă are dreptul să vadă dosarul. Răspunsul depinde de faza în care se află, iar în fazele timpurii accesul este, de regulă, închis.

Cel căruia i s-a aplicat deja o măsură. I s-a comunicat un act care îi spune ce îi este interzis, dar nu și de ce. Este momentul în care se pot vedea actele pe care se sprijină măsura, iar apărarea trebuie să acționeze repede.

Cel care are avizul de încheiere a urmăririi. Dosarul întreg este acum accesibil, și mulți nu își dau seama că aceasta este o fereastră de lucru, nu doar o comunicare.

Membrul familiei. Vrea să știe ce se întâmplă cu cineva drag. Accesul la acte aparține părților și apărătorilor lor, nu rudelor, iar o rudă nu poate cere dosarul în numele propriu.

Cel aflat în afara Italiei. Vrea acte fără să se deplaseze. Se poate, dar cu pași și cu termene pe care le vom arăta în secțiunile următoare.

Mai este și cel care a aflat din presă că există un dosar și vrea să știe dacă poate cere accesul fără să fie parte. Răspunsul depinde de calitatea pe care o aveți în procedură și se verifică înainte de orice cerere.

Ce să aveți în mână înainte de a cere dosarul

• Actul care vă arată în ce fază este procedura: chemare, aviz, citație, măsură; de el depinde ce se poate cere.
• Numărul dosarului și autoritatea care îl ține, scrise exact cum apar pe act, pentru ca cererea să ajungă la locul potrivit.
• Un document de identitate și, dacă cererea o face apărătorul, mandatul semnat și copia actului dumneavoastră de identitate.
• Dovada calității în procedură: faptul că sunteți persoană cercetată, acuzat sau parte; calitatea decide cine poate cere.
• Datele de contact actualizate, o adresă la care pot fi notificate răspunsurile și o adresă electronică.
• Un mijloc de plată pentru costurile de copiere, pentru că copiile se plătesc separat și se eliberează după plată.
• O listă a actelor pe care vă interesează să le vedeți, dacă le cunoașteți, pentru a nu cere inutil totul.
• Un caiet în care notați fiecare cerere: data, destinatarul, răspunsul. Aceste note vor conta dacă un refuz trebuie contestat.

Dacă nu aveți vreunul dintre ele, spuneți apărătorului. Unele acte pot fi cerute de el în locul dumneavoastră.

Dacă dosarul este în format electronic, întrebați din timp în ce formă se eliberează și dacă aveți nevoie de un dispozitiv anume pentru a-l citi. Fișierele mari pot fi greu de deschis pe telefon, iar apărătorul va avea nevoie de ele într-o formă care permite căutarea și numerotarea paginilor.

Momentele în care dosarul se deschide

Dosarul nu se cere oricând, și acesta este lucrul cel mai greu de acceptat. Cine cere prea devreme are parte de un refuz legitim; cine cere prea târziu pierde ferestre utile. Alegerea momentului este deci o decizie de apărare.

Să cereți în faza în care urmărirea este secretă. Prețul: aproape nimic nu se vede, iar o cerere repetată fără rost poate atrage atenția. Avantajul este că aflați dacă există ceva deschis pe numele dumneavoastră, ceea ce contează dacă plănuiți să călătoriți.

Să așteptați aplicarea unei măsuri. Atunci actele pe care se sprijină măsura devin vizibile. Este ocazia de a vedea ce are acuzarea și coincide cu termenul scurt de contestare. Prețul: termenul curge, iar apărătorul trebuie să citească repede.

Să așteptați avizul de încheiere a urmăririi. Aici dosarul se deschide integral, dar ferestra de lucru este limitată, deci cine nu cere imediat copiile pierde timp prețios.

Să cereți în timpul judecății. Acces continuu la actele depuse, dar numai la acestea; ce nu a ajuns în dosarul instanței nu se vede.

Niciun moment nu aduce un rezultat favorabil prin el însuși. Se poate doar ca studioul să vă spună în ce fază sunteți și ce fereastră se apropie, pe baza actului pe care îl aveți.

În unele situații, apărarea alege să nu ceară nimic deocamdată, pentru a nu atrage atenția; este o alegere tactică, care se face numai după discuția cu apărătorul, nu din teamă.

Greșeli în cererea de acces

• Nu cereți dosarul personal la ghișeu, fără apărător, într-o fază în care accesul este închis. Veți avea un refuz, iar cererea rămâne în evidență.
• Nu sunați funcționarii ca să aflați „ce scrie în dosar”. Ei nu au voie să spună, iar discuția poate fi notată.
• Nu cereți rudelor să meargă în locul dumneavoastră. Rudele nu au calitate, iar prezența lor pe la ghișee atrage atenția fără folos.
• Nu faceți fotografii ale unor acte la care ați avut acces cu alt scop decât apărarea. Folosirea lor în afara dosarului poate crea probleme.
• Nu așteptați ca dosarul „să se deschidă singur”. Fereastrele sunt scurte și trec fără semnal.
• Nu publicați și nu trimiteți altora actele pe care le aveți. Ele conțin date ale altor persoane.
• Nu semnați dispoziții de renunțare la acte. Cereți înainte de semnătură să vi se explice efectul.

Cele mai multe pierderi de acces nu vin din refuzuri, ci din cereri făcute la momentul nepotrivit sau în forma nepotrivită.

O greșeală des întâlnită vine din bune intenții: cineva din familie cunoaște un funcționar și îl roagă să „arunce un ochi” în dosar. Funcționarul nu are voie, iar dacă o face, riscă mult, iar dumneavoastră vă expuneți la bănuiala de a fi cerut informații în afara căilor legale. Dacă aveți nevoie de ceva din dosar, calea este cererea formală, făcută la momentul în care legea o permite.

Întrebări despre acces

• În ce fază a procedurii mă aflu și ce acte pot cere acum?
• Există o fereastră de acces care se apropie, și până când pot cere copiile?
• Ce rămâne inaccesibil, chiar dacă dosarul s-a deschis: acte secrete, anexe, probe tehnice?
• Cum se cere accesul la probele digitale, la înregistrări și la rapoartele tehnice?
• Dacă mi se refuză accesul, ce pot face și în ce termen?
• Cine suportă costurile copiilor și cât durează eliberarea lor?
• Pot avea dosarul într-un format electronic, și cum verific că este integral?
• Ce se întâmplă dacă lipsesc acte despre care știu că există?
• Pot cere acces din altă țară, și cum se face asta în practică?

Întrebarea despre ce rămâne inaccesibil este rar pusă, dar conține o informație importantă: apărarea trebuie să știe nu doar ce vede, ci și ce nu i se arată.

Mai puteți întreba: dacă dosarul este în format electronic, cum verific că ceea ce mi se pune la dispoziție este tot ce există și cum se numerotează paginile? Dacă între momentul cererii și momentul eliberării apar acte noi, cum le aflu? Ce se întâmplă cu actele care nu mi se arată din motive de secret, și când pot fi cerute din nou? Pot cere ca apărătorul să facă o listă scrisă a tuturor actelor din dosar, cu numărul lor, pentru ca orice lipsă să se vadă ulterior? Notați răspunsurile; ele vă ajută să planificați perioada de așteptare și să explicați familiei de ce lucrurile durează.

Dacă locuiți în România și cereți acte din Italia

Distanța complică accesul la dosar mai ales prin timp. O cerere trimisă din România ajunge cu întârziere, un răspuns trimis la o adresă veche nu ajunge deloc, iar costul copiilor trebuie plătit printr-un mijloc pe care autoritatea îl acceptă.

Prin urmare, cererea se face de regulă prin apărătorul din Italia, care are mandatul și poate fi găsit la ghișeu. Dumneavoastră semnați mandatul, trimiteți documentul de identitate și indicați o adresă electronică validă. Alegeți cu grijă adresa: răspunsurile vor ajunge acolo, iar o adresă pe care nu o citiți poate costa un termen.

Actele sunt în italiană. Partea care contează se traduce de un traducător autorizat, iar ce nu a fost tradus rămâne în original. Cereți apărătorului să vă arate ce anume a fost tradus și ce nu, pentru a nu crede că ați văzut tot.

Dacă un avocat din România ajută la strângerea documentelor de acasă, studioul îl informează în scris despre ce acte se depun, în ce formă și cu ce legalizări, astfel încât să nu fie nevoie de refacere. Consulatul poate indica locul unde se fac legalizările, dar nu poate cere dosarul în numele dumneavoastră.

Dacă trebuie să veniți personal la o autoritate din Italia, programați deplasarea cu apărătorul, pentru că unele cereri se pot face doar în persoană.

Dacă aveți un telefon cu aplicație de scanare, faceți copii ale oricărui act care vă ajunge în România, înainte de a-l trimite mai departe prin poștă, pentru a avea o urmă a ceea ce ați expediat.

Termeni pe care îi veți vedea când cereți acte

• Urmărire sub secret: faza în care acuzarea lucrează fără ca dumneavoastră să aveți acces, ca regulă, la acte.
• Aviz de încheiere a urmăririi (avviso di conclusione delle indagini): actul care anunță că urmărirea s-a terminat și că dosarul poate fi văzut; deschide un termen scurt.
• Măsură: o restricție de libertate sau de bunuri; când se aplică, actele care o fondează devin vizibile.
• Grefa (cancelleria): biroul la care se depun cererile și de la care se eliberează copiile.
• Acces la acte: dreptul de a vedea și de a cere copii, care depinde de faza procedurii.
• Acte depuse: cele care au intrat în dosarul instanței în faza judecății.
• Copii: reproducerile actelor, eliberate după plata costurilor.
• Contestație: cererea prin care se atacă o măsură sau un refuz, cu termen scurt.
• Judecată: faza în care actele depuse sunt accesibile în mod continuu.

Cuvântul „grefă” revine în aproape toate răspunsurile pe care le veți vedea. Dacă un document nu poartă numele grefei, cereți apărătorului să verifice de unde provine.

O precizare despre „fereastră”: cuvântul desemnează intervalul în care legea permite accesul și nu apare pe acte; el înseamnă un moment procedural, cum este încheierea urmăririi sau aplicarea unei măsuri. Cunoașterea acestor momente vă ajută să înțelegeți de ce apărătorul vă cere uneori să așteptați și alteori să acționați repede, chiar în aceeași zi.

Cum cere studioul actele și cum urmărește răspunsul

Studioul cere actele printr-o cerere scrisă, depusă la grefa autorității care ține dosarul, cu mandatul dumneavoastră anexat. Dacă vă aflați în afara Italiei, mandatul se poate semna la distanță și se trimite scanat, urmat de originalul prin poștă când este necesar.

Preluarea dosarului se face trimițând pe avvmassimoromano@gmail.com actul pe care îl aveți, plicul și un mesaj în care spuneți ce faceți în prezent și unde locuiți. La numărul de telefon de pe site se discută apoi ce fereastră de acces vi se aplică și cât de repede trebuie depusă cererea.

După depunere, studioul ține un registru al cererilor: data, destinatarul, răspunsul, termenul de contestare a unui refuz. Dacă răspunsul întârzie, el este urmărit; dacă este negativ, studioul spune dacă merită contestat și ce înseamnă contestarea.

Copiile sosite se citesc în ordine, iar partea importantă vi se explică în română, cu sublinierea a ceea ce lipsește. Documentele se păstrează în siguranță și nu se trimit altora fără acordul dumneavoastră.

Studioul are birouri la Roma, Milano și Napoli, deci cererile pot fi depuse acolo unde se află grefa competentă. Nimeni nu poate promite că dosarul va conține ceva favorabil. Se poate promite doar că ceea ce există va fi văzut, citit și pus la dispoziție în timp util.

Studioul nu cere ca o cerere de acces să fie motivată cu povestea dumneavoastră. Motivarea juridică o face apărătorul, iar dumneavoastră trebuie doar să furnizați actele și datele de identificare.