Korrespondenzanwalt in Italien für Kanzleien

Die Entscheidungen, die zu Beginn eines Italienmandats anstehen

Wenn Ihr Mandant in Italien beschuldigt oder festgenommen wird, müssen Sie entscheiden, bevor Sie alles wissen. Sie müssen zunächst festlegen, wer die Verbindung zum Mandanten hält. Meist hat der Mandant Vertrauen zu Ihnen und nicht zu einem Anwalt, den er nicht kennt, und er wird Ihnen am Telefon mehr sagen als einem Fremden. Das spricht dafür, dass Sie die Gespräche führen und der italienische Kollege die Rechtslage erläutert. Der Preis ist, dass Sie italienisches Recht vermitteln, das Sie nicht beherrschen, und Fehler in der Weitergabe entstehen können. Die Alternative ist, dem italienischen Kollegen den Mandantenkontakt zu überlassen und selbst die Verbindung zu den Angehörigen zu halten. Dann bleibt die Rechtsberatung genau, aber Ihr Mandant fühlt sich womöglich abgegeben.

Eine weitere Entscheidung betrifft die Frist. Wer führt den Kalender? Wenn die Kanzleien einander vertrauen, laufen Fristen leicht ins Leere. Wir empfehlen, dass die Kanzlei in Italien alle Fristen des italienischen Verfahrens führt und sie Ihnen schriftlich mitteilt, während Sie Fristen im Heimatland führen.

Dazu kommt die Honorarfrage. Ein Mandat mit Italienbezug verursacht Kosten für Übersetzungen, Gutachter und Reisen. Klären Sie früh, wer sie vorstreckt und wer dem Mandanten gegenüber abrechnet. Unklarheit an dieser Stelle belastet die Zusammenarbeit mehr als jede rechtliche Meinungsverschiedenheit.

Schließlich entscheiden Sie, ob Sie als Mitverteidiger auftreten oder lediglich beraten. Das hat Folgen für Vollmacht, Berufshaftpflicht und Zugang zur Akte.

Wer uns als Kanzlei kontaktiert

Eine Konstellation ist die des Strafverteidigers, dessen Mandant im Urlaub, auf einer Dienstreise oder bei der Durchreise in Italien festgenommen wurde. Der Anruf kommt oft nachts, der Mandant ist verängstigt, der Haftbefehl ist auf Italienisch, und die Kanzlei hat noch nie mit einem italienischen Gericht zu tun gehabt. Gefragt ist jemand, der binnen Stunden erreichbar ist und die Rechtslage in deutscher Sprache erklärt.

Eine andere Konstellation betrifft Wirtschaftskanzleien. Ein Unternehmen mit Niederlassung in Italien gerät in ein Verfahren wegen Steuerdelikten, Korruption oder Unternehmenshaftung. Die Kanzlei betreut den Konzern im Heimatland und braucht jemanden, der in Italien die Strafverteidigung übernimmt und zugleich versteht, wie das Mandat in die Gesamtstrategie passt.

Eine weitere Konstellation sind Familienrechtler und Erbrechtler, die plötzlich mit einem Strafverfahren konfrontiert werden, weil ein Mandant in Italien beschuldigt wird oder weil ein Verfahren Auswirkungen auf Sorgerecht, Aufenthalt oder Vermögen hat.

Eine letzte Konstellation sind Auslieferungs- und Haftbefehlsfälle, in denen die Kanzlei im Heimatland den Betroffenen vertritt und ein Verteidiger in Italien den Hintergrund des Verfahrens klären soll. Hier geht es weniger um den Auftritt vor Gericht als um die Frage, was in Italien wirklich vorliegt, bevor entschieden wird, wie man der Übergabe begegnet.

In allen Fällen suchen Kollegen einen Partner, der das Mandat nicht an sich zieht, sondern mit ihnen arbeitet.

Wie der Italienbezug den Alltag einer Kanzlei verändert

Ein Mandat mit Italienbezug verändert den Rhythmus einer Kanzlei. Die Akte lässt sich nicht wie gewohnt einsehen: Das italienische Verfahren kennt andere Phasen, und Dokumente werden zu anderen Zeitpunkten zugänglich. Eine Kanzlei, die gewohnt ist, im Ermittlungsverfahren Akteneinsicht zu beantragen, muss lernen, dass in Italien der Zugang später oder nur teilweise besteht. Das verlangt, Mandanten bei Erwartungen zu führen.

Auch die Kommunikation mit dem Mandanten wird aufwendiger. Er will wissen, was passiert, und die Antwort hängt von Entscheidungen ab, die in Italien getroffen werden und deren Zeitpunkt niemand kennt. Wer dem Mandanten verlässliche Auskünfte geben möchte, braucht eine Gesprächsroutine mit dem italienischen Kollegen, etwa einen festen Rückruf nach jedem Termin.

Für die Abrechnung bedeutet es, dass Auslagen anfallen, die in einer deutschsprachigen Kanzlei unüblich sind: beglaubigte Übersetzungen, Kosten für die Beschaffung von Akten, Reisekosten des Kollegen. Sie müssen im Honorarvertrag auftauchen, damit der Mandant nicht überrascht wird.

Schließlich verlangt ein solches Mandat Aufmerksamkeit für das Berufsrecht. Verschwiegenheit gilt in Italien und im Heimatland, unterscheidet sich aber im Umfang; was Sie dem Kollegen mitteilen dürfen, sollten Sie vorher klären.

Planen Sie deshalb für ein Italienmandat einen anderen Zeitrahmen ein. Rückmeldungen aus Italien kommen nicht in dem Tempo, das Sie von Ihrem Heimatgericht kennen, und Termine werden kurzfristig verschoben. Wer dem Mandanten das früh erklärt, vermeidet Enttäuschung, wenn es Wochen dauert, bis ein Beschluss vorliegt.

Was bei einem Korrespondenzmandat unterbleiben sollte

Die Zusammenarbeit zwischen Kanzleien verschiedener Länder scheitert selten am Recht. Meist liegt es an Gewohnheiten, die man nicht hinterfragt. Diese Fehler sehen wir immer wieder.

• Fristen nicht als selbstverständlich geklärt betrachten. Wer glaubt, der Kollege führe sie, und wer glaubt, die Heimatkanzlei erledige das, lässt sie verstreichen. Halten Sie schriftlich fest, wer welche führt.
• Dem Mandanten keine Einschätzung zu italienischem Recht geben, bevor der Kollege sie bestätigt hat. Eine frühe, falsche Einschätzung ist schwer zu korrigieren.
• Keine Dokumente ohne Absprache an Behörden in Italien schicken. Was dort in der Akte steht, bleibt dort.
• Den Mandanten nicht ohne Abstimmung zu einer Aussage ermutigen. Auch ein Gespräch, das als Klärung gedacht ist, kann im Verfahren verwendet werden.
• Keine mündlichen Zusagen zu Honorar und Auslagen machen. Schriftliche Vereinbarungen vermeiden den Streit, der aus unterschiedlichen Erinnerungen entsteht.
• Nicht davon ausgehen, dass eine Vollmacht aus dem Heimatland ohne Weiteres genügt. Prüfen Sie früh, ob Form und Beglaubigung ausreichen.
• Keine Verbindung zu Medien oder Außenstehenden aufnehmen, ohne den Kollegen zu informieren. Äußerungen wirken in Italien anders als im Heimatland.

Der gemeinsame Gedanke: Bei grenzüberschreitenden Mandaten wiegt jede unklare Absprache schwerer, weil niemand sie so rasch klären kann wie im eigenen Büro. Schreiben Sie auf, was vereinbart ist, und bestätigen Sie es per Mail. Ein kurzer Satz am Ende eines Telefonats, der zusammenfasst, wer was bis wann tut, erspart später lange Erklärungen.

Unterlagen, die Sie sofort weitergeben sollten

Je geordneter die Übergabe, desto weniger muss der italienische Kollege nachfragen. Bereiten Sie die folgenden Dinge vor, am besten gebündelt in einem gesicherten Verzeichnis.

• Alle Schriftstücke, die der Mandant aus Italien erhalten hat: Haftbefehl, Ladung, Protokolle, Bescheide. Original, Foto und, soweit vorhanden, Übersetzung.
• Die Vollmacht für den Kollegen, in der Form, die in Italien anerkannt wird, mit Unterschrift des Mandanten und, wo nötig, Beglaubigung.
• Angaben zur Person des Mandanten: Ausweis, Wohnsitz, Familienverhältnisse, Beruf, gesundheitliche Besonderheiten, die bei einer Haftentscheidung zählen.
• Eine Chronologie des Falls aus Ihrer Sicht, mit allen Kontakten zu Behörden, Gerichten und Gegnern und dem, was der Mandant Ihnen gesagt hat.
• Hinweise auf andere Verfahren, in Italien oder anderswo, die mit dem Sachverhalt zusammenhängen, etwa Steuerverfahren, Zivilprozesse oder Auslieferungsersuchen.
• Die Erreichbarkeit des Mandanten und einer Vertrauensperson, einschließlich Mailadresse, Telefon und der Zeiten, zu denen Anrufe möglich sind.
• Einen Überblick über Honorarabsprachen und Zahlungswege, damit niemand später über Zuständigkeit für Auslagen streitet.

Beschriften Sie die Dateien nach Datum und Inhalt. Eine geordnete Übergabe spart dem Kollegen den Tag, den er sonst mit dem Sortieren verbringt.

Nicht alles muss sofort vorliegen. Beginnen Sie mit Haftbefehl, Ladung und Vollmacht, den Rest reichen Sie nach. Wichtig ist, dass der Kollege von Anfang an weiß, was noch kommt und wann.

Zwischen deutschsprachiger Kanzlei und italienischem Gericht

Die Zusammenarbeit über die Grenze hat eigene Tücken, die mit Recht wenig zu tun haben. Die Sprache steht am Anfang: Ein Haftbefehl, eine Anklageschrift, ein Gutachten sind auf Italienisch verfasst, und was in einer Übersetzung als gleichbedeutend erscheint, kann einen anderen Rechtsbegriff bezeichnen. Lassen Sie wichtige Papiere vom italienischen Kollegen erläutern und nicht allein übersetzen.

Dann die Form: Italienische Gerichte verlangen Vollmachten, Beglaubigungen und Übersetzungen in bestimmten Formen. Ein Papier, das im Heimatland gültig ist, kann in Italien abgelehnt werden, und die Beschaffung einer neuen Fassung kostet Tage. Wir raten, die Formfragen am Anfang zu klären und Muster auszutauschen.

Hinzu kommt die Zeit. Post und Zustellungen zwischen den Ländern sind langsam, und Gerichte haben Termine, die sich nicht nach Ihrem Kalender richten. Telefonieren Sie zu festen Zeiten und nutzen Sie gesicherte Kanäle für Unterlagen. Der Kontakt zum Mandanten in Haft läuft über Besuchs- und Telefonzeiten der Anstalt, die der Kollege vor Ort kennt.

Die Vertretung Ihres Staates in Italien kann Angehörige benachrichtigen und über Haftbesuche informieren, mischt sich aber in die Verteidigung nicht ein. Schließlich sollten die Kanzleien klären, wer gegenüber Behörden und Medien spricht, damit keine widersprüchlichen Aussagen entstehen.

Bedenken Sie auch, dass Mandanten in Haft oft nicht frei telefonieren können. Der Kontakt läuft über Besuche und festgelegte Anrufzeiten, und vieles, was Sie dem Mandanten sagen möchten, muss über den Kollegen vor Ort übermittelt werden. Planen Sie dafür Zeit ein.

Wie wir mit Kanzleien zusammenarbeiten

Die Zusammenarbeit beginnt mit einem Gespräch zwischen den Kanzleien, nicht mit dem Mandanten. Schreiben Sie uns oder rufen Sie an, schildern Sie den Fall in wenigen Sätzen und schicken Sie die vorhandenen Papiere. Wir lesen sie, melden uns binnen Stunden und sagen Ihnen, wie wir die Sache einordnen, welche Fristen wir sehen und was wir als Nächstes brauchen.

Wir schlagen eine Aufgabenteilung vor, die schriftlich festgehalten wird: wer die Fristen führt, wer mit dem Mandanten spricht, wer die Papiere beschafft und wer gegenüber Behörden auftritt. Wir treten in Italien auf und halten Sie in Ihrer Sprache auf dem Laufenden. Berichte erhalten Sie nach jedem Termin und bei jeder Entscheidung, nicht gesammelt am Ende.

Unsere Standorte in Rom, Mailand und Neapel decken die großen Gerichtsorte ab. Wo das Verfahren weiter entfernt liegt, arbeiten wir mit Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die wir Ihnen vorab nennen. Wir sind abends und am Wochenende erreichbar, weil Festnahmen und Fristen nicht an Bürozeiten gebunden sind.

Wir treten nicht an Ihre Stelle gegenüber dem Mandanten, wenn Sie es nicht wünschen, und wir nehmen Ihr Mandat nicht auf. Honorar und Auslagen vereinbaren wir mit Ihnen schriftlich. Die Mailadresse lautet avvmassimoromano@gmail.com.

Bei Fällen mit mehreren Beschuldigten oder mehreren Verfahren legen wir gemeinsam fest, wer welche Linie vertritt, damit sich Verteidigungen nicht widersprechen. Auf Wunsch fassen wir die wichtigsten Punkte in einem kurzen Vermerk zusammen, den Sie an den Mandanten weitergeben können.

Fragen, die Sie einem Korrespondenzanwalt stellen sollten

Wer einen Partner in Italien sucht, sollte nicht nur nach Erfahrung fragen. Diese Fragen zeigen, ob die Zusammenarbeit trägt.

• Wie schnell sind Sie bei einer Festnahme erreichbar, auch nachts und an Wochenenden, und wer vertritt Sie bei Abwesenheit?
• In welcher Sprache berichten Sie, und erläutern Sie italienische Dokumente, oder übersetzen Sie nur?
• Wer führt die Fristen des italienischen Verfahrens, und wie erfahre ich von jeder neuen Frist?
• Wie sieht Ihre Vollmacht aus, welche Form verlangen italienische Gerichte, und was muss ich dafür aus dem Heimatland beschaffen?
• Wie rechnen Sie ab, welche Auslagen fallen an, und wer streckt sie vor?
• Haben Sie Kontakte zu Kollegen im Ort des Verfahrens, wenn der Auftritt dort nötig wird?
• Wie handhaben Sie die Verschwiegenheit gegenüber meiner Kanzlei und dem Mandanten, und was darf ich weitergeben?
• Wie sprechen wir mit dem Mandanten, und wer ist Ansprechpartner für Angehörige?
• Wann erhalte ich Berichte, und in welcher Form?

Klären Sie diese Punkte schriftlich, bevor das Mandat beginnt, und halten Sie fest, wie Änderungen mitgeteilt werden.

Fragen Sie außerdem nach der Erfahrung mit Fällen aus Ihrem Gebiet, zum Beispiel Wirtschaftsstrafrecht, Haftbefehle oder Familienstreitigkeiten. Wer den Fall kennt, spart Ihnen Erklärungen. Ihre Fragen zeigen zugleich, ob der Kollege Antworten gibt, die Sie weitergeben können, oder ausweicht.

Verlangen Sie schließlich, dass Absprachen zu Honorar und Berichten schriftlich bestätigt werden.

Italienische Begriffe, die in Mandatsunterlagen vorkommen

Zwischen den Kanzleien tauchen immer wieder dieselben Wörter auf, und ein falsches Verständnis führt zu falschen Erwartungen. Hier die wichtigsten.

• Procura ist die Vollmacht, mit der der Mandant den Anwalt ermächtigt. Ihre Form ist für die Anerkennung in Italien wichtig.
• Difensore di fiducia ist der vom Beschuldigten gewählte Verteidiger, im Gegensatz zum gestellten Pflichtverteidiger.
• Domicilio eletto bezeichnet die gewählte Zustelladresse, oft die Kanzlei des Verteidigers. Zustellungen dort gelten als bewirkt.
• Notificazione ist die Zustellung. Sie setzt Fristen in Gang, deshalb muss feststehen, wer sie erhält.
• Termine sind die Fristen des Verfahrens, die unabhängig davon laufen, ob die Heimatkanzlei beteiligt ist.
• Fascicolo ist die Akte. Wann und wie Einsicht gewährt wird, hängt vom Stadium ab.
• Udienza ist der Gerichtstermin, zu dem Ladungen ergehen.

Bitten Sie den Kollegen, Begriffe zu erläutern, bevor Sie dem Mandanten etwas mitteilen.

Hinzu kommen Wörter, die in Gerichtspost häufig sind:

• Ordinanza ist ein Beschluss des Richters, gegen den oft kurze Fristen laufen.
• Sentenza ist das Urteil, das mit Rechtsmitteln angegriffen werden kann.
• Decreto bezeichnet eine Anordnung ohne mündliche Verhandlung, etwa die Ladung zu einem Termin.
• Misura cautelare ist die Maßnahme, die die Freiheit bis zum Urteil beschränkt.
• Imputato ist der Angeklagte, indagato der Beschuldigte im Ermittlungsverfahren.

Erklären Sie diese Wörter Ihrem Mandanten in einfachen Sätzen, bevor er sie auf einem Papier liest und erschrickt. Wer die Begriffe kennt, kann Rückfragen gezielt stellen, und die Zusammenarbeit mit dem italienischen Kollegen läuft schneller, weil alle Beteiligten dasselbe meinen. Notieren Sie sich bei neuen Wörtern die Übersetzung samt der Bedeutung im Verfahren, damit Ihre Kanzlei bei künftigen Mandaten mit Italienbezug darauf zurückgreifen kann.