Kontakt z obrońcą i granice jego ochrony

Kto trafia na tę stronę

Rodzina zatrzymanego chce wiedzieć, czy może rozmawiać z jego obrońcą przez telefon, wysyłać mu wiadomości i przekazywać dokumenty. Boi się, że ktoś podsłuchuje, że policja ma dostęp do rozmów i że to, co powiedzą, zostanie użyte przeciwko bliskiemu. Nie wie, które sposoby kontaktu są bezpieczne, a które nie.

Właściciel firmy, wobec której toczy się postępowanie, przekazał obrońcy dokumenty księgowe i wewnętrzną korespondencję. Teraz organ chce przeszukać siedzibę, a on pyta, czy materiały przygotowane przez prawnika są chronione i czy funkcjonariusze mogą je zabrać. W firmie leżą też notatki doradcy, który tłumaczył zarządowi, co robić.

Osoba osadzona w zakładzie karnym pisze do obrońcy i chce mieć pewność, że list nie zostanie przeczytany przez nikogo innego. Zastanawia się, czy rozmowa telefoniczna z obrońcą jest nagrywana, i czy może powiedzieć mu wszystko.

Wspólne jest pytanie o granice. Kontakt z obrońcą podlega we Włoszech szczególnej ochronie: korespondencja jest chroniona, przeszukanie kancelarii obwarowane wymaganiami, a nagrania rozmów z obrońcą nie mogą być wykorzystane. Ochrona ma natomiast granice, a ich nieznajomość prowadzi do sytuacji, w których materiał uznawany za poufny trafia do akt. Ta strona pokazuje, gdzie ochrona działa i gdzie nie.

Rozstrzygnięcia, które trzeba podjąć w sprawie kontaktu z obrońcą

Najpierw trzeba wybrać kanał. Rozmowa osobista w kancelarii daje największą pewność, lecz wymaga podróży, a dla osoby mieszkającej w Polsce bywa niemożliwa. Telefon i komunikatory są wygodne, ale każda forma ma ryzyko: aplikacje nie zawsze zapewniają pełną poufność, a urządzenie, które zostanie zajęte, ujawni historię rozmów. Warto wybrać stały kanał do spraw ważnych i konsekwentnie z niego korzystać.

Kolejna decyzja dotyczy tego, co przekazywać na piśmie. Obrońca potrzebuje faktów, ale wiadomość wysłana ze służbowej skrzynki albo z komputera firmowego może być dostępna dla pracodawcy i organu, który zajmie sprzęt. Ostrożniej jest przekazywać istotne informacje ustnie, a na piśmie ograniczać się do ustalania terminów i listy dokumentów.

Trzeba też rozstrzygnąć, czy w rozmowie mają uczestniczyć inne osoby. Obecność członka rodziny, wspólnika czy tłumacza bywa potrzebna, ale każda dodatkowa osoba może osłabić ochronę, bo rozmowa przestaje być wyłącznie kontaktem z obrońcą. Jeśli ktoś ma uczestniczyć, należy to uzgodnić z obrońcą wcześniej.

Wreszcie pytanie o dokumenty w firmie: kto je porządkuje, gdzie je przechowuje i jak je oznacza, aby w razie przeszukania wiadomo było, które pochodzą od obrońcy.

Dokumenty i zasady, które porządkują kontakt

• Pełnomocnictwo i potwierdzenie ustanowienia obrońcy. Ochrona dotyczy relacji z osobą, która rzeczywiście jest obrońcą w sprawie.
• Lista kanałów kontaktu uzgodnionych z obrońcą: numer telefonu, adres poczty, sposób przekazywania plików. Pozwala unikać improwizacji.
• Oznaczenie dokumentów od obrońcy, na przykład nagłówkiem lub osobnym folderem. W razie przeszukania ułatwia wskazanie, co jest objęte ochroną.
• Rejestr przekazanych materiałów: co, kiedy i komu przekazano. Pokazuje, że materiał powstał w związku z obroną.
• Zasady firmowe dotyczące korespondencji z prawnikami, jeśli sprawa dotyczy przedsiębiorstwa: kto ma dostęp, gdzie wolno przechowywać.
• Dane osoby upoważnionej do kontaktu z obrońcą z ramienia rodziny, aby informacje nie krążyły bez ładu.
• Dokument z zakładu karnego o trybie kontaktu z obrońcą: godziny, sposób składania wniosków, zasady korespondencji.
• Kopia zapasowa ważnych plików w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.

Co zmienia się w życiu, gdy poufność zostaje naruszona

Naruszenie poufności rzadko widać od razu. Człowiek dowiaduje się o nim, gdy w aktach pojawia się coś, co powiedział wyłącznie obrońcy, albo gdy organ zna szczegóły, których nikomu nie ujawnił. Wtedy tracą zaufanie rodzina, współpracownicy i sam obrońca, bo trudno ustalić, gdzie nastąpił wyciek.

W firmie skutki są bardziej widoczne. Przeszukanie siedziby, w którym zabrano komputery z korespondencją z prawnikiem, paraliżuje pracę i budzi pytania pracowników. Zarząd zastanawia się, czy rozmawiać o sprawie w biurze, czy poza nim, a wspólnicy zaczynają się wzajemnie podejrzewać.

W życiu prywatnym zmienia się sposób rozmów. Rodzina wyłącza telefony, przechodzi na komunikatory, wprowadza kody i ograniczenia, które utrudniają kontakt z zatrzymanym. Napięcie, strach i zmęczenie rosną, bo każda rozmowa wydaje się ryzykowna.

Dla osoby osadzonej brak pewności co do poufności oznacza ograniczanie tego, co mówi obrońcy, i pogorszenie obrony. Sąd nie zna wtedy pełnej wersji, a obrońca nie może przygotować jej jak należy.

Skutki dotyczą też kosztów. Spór o to, czy materiał był chroniony, wymaga wniosków i rozpraw, a rozstrzygnięcie trwa. Lepiej zadbać o poufność z góry, niż dochodzić jej po fakcie.

Pytania do obrońcy o poufność kontaktu

• Które z naszych rozmów i wiadomości są objęte ochroną i jak mam je prowadzić, żeby ochrona nie została osłabiona?
• Czy mogę rozmawiać z Panem lub Panią przez komunikator i które aplikacje są bezpieczniejsze, a których unikać?
• Co się stanie, jeśli funkcjonariusze zajmą mój telefon, na którym są rozmowy z obrońcą?
• Czy moja rodzina może uczestniczyć w rozmowie i czy ich obecność wpływa na poufność?
• Jak przygotować firmę na ewentualne przeszukanie, aby materiały od prawnika były odróżnione od pozostałych?
• Czy korespondencja z zakładu karnego do obrońcy jest czytana i jak ją oznaczać?
• Gdzie kończy się ochrona i czy rozmowa o czynie, w którym uczestniczyłem, jest nią objęta?
• Jak postąpić, jeśli podejrzewam, że rozmowa z obrońcą została nagrana, i jakie kroki można podjąć?
• Czy mogę przekazać obrońcy dokumenty firmowe zawierające dane innych osób i jakie wymagania wiążą się z ich ochroną?

Takie pytania pozwalają ustalić zasady przed najważniejszą rozmową. Po fakcie często jest za późno, by ochronić to, co zostało powiedziane.

Czego nie robić, aby nie osłabić ochrony

• Nie rozmawiać o szczegółach sprawy z obrońcą w obecności osób postronnych. Świadek rozmowy może zostać wezwany, a ochrona słabnie.
• Nie przesyłać dokumentów od obrońcy dalej, do rodziny lub znajomych. Materiał poza relacją z obrońcą traci ochronę.
• Nie korzystać ze służbowej poczty ani z komputera firmowego do kontaktu z obrońcą. Pracodawca lub organ może mieć do nich dostęp.
• Nie opowiadać o treści rozmów z obrońcą w komunikatorach i na forach. Wypowiedź publiczna usuwa poufność i trafia do akt.
• Nie liczyć na to, że ochrona obejmuje udział w czynie zabronionym. Ochrona dotyczy obrony, nie wspólnej działalności z obrońcą.
• Nie pozostawiać ważnych notatek w widocznym miejscu: na biurku, w samochodzie, w niezablokowanym telefonie.
• Nie umawiać się z obrońcą co do kłamstwa. Obrońca nie może przedstawiać nieprawdy, a próba takiej rozmowy kończy współpracę.
• Nie niszczyć materiałów po przeszukaniu. Niszczenie bywa uznane za utrudnianie postępowania.

Gdy obrońca i klient są w różnych krajach

Kontakt z obrońcą we Włoszech, przy mieszkaniu klienta w Polsce, to codzienność wielu spraw. Rozmowy telefoniczne i komunikatory przekraczają granice, a przepisy o poufności różnią się między państwami. Ochrona, którą daje włoskie prawo, dotyczy rozmów z obrońcą w sprawie prowadzonej we Włoszech, ale nośniki i serwery, na których przechowywane są wiadomości, mogą znajdować się gdzie indziej.

Zajęcie telefonu lub komputera w Polsce, na prośbę włoskiego organu, otwiera pytanie, jak oddzielić materiał chroniony od pozostałego. Obrońcy w Polsce i we Włoszech powinni wiedzieć o takim ryzyku i uzgodnić, jak oznaczać wiadomości. Dobrą praktyką jest utrzymywanie osobnych folderów i nieprzenoszenie korespondencji z obrońcą na urządzenia, do których mają dostęp inne osoby.

Dokumenty przekazywane między Polską a Włochami trzeba tłumaczyć, a tłumacz staje się osobą, która zna ich treść. Jego rola powinna być uzgodniona z obrońcą, aby poufność była zachowana. Przesyłki pocztowe i kurierskie dłużej pozostają poza kontrolą, więc ważne pliki lepiej przesyłać w sposób zabezpieczony.

Czas jest ten sam w Polsce i we Włoszech, więc rozmowy łatwo ustalić, ale godziny pracy kancelarii i urzędów różnią się. Konsulat nie jest objęty tajemnicą obrończą; rozmowy z jego pracownikami nie mają takiej ochrony jak rozmowa z obrońcą.

Jak kancelaria dba o poufność kontaktu

Na początku ustalamy z klientem sposób kontaktu: który numer telefonu, który adres poczty, jak przesyłać pliki. Dokumenty prosimy przesyłać na adres avvmassimoromano@gmail.com wyłącznie z urządzenia, do którego dostęp ma tylko klient, i unikać poczty służbowej. W razie potrzeby wskazujemy bezpieczniejsze sposoby przekazywania plików.

W rozmowie wstępnej wyjaśniamy zakres ochrony: co jest nią objęte, a co nie, jak dokumentować kontakt i jak oznaczać materiały. Prosimy, by klient nie przekazywał dalej naszych wiadomości. Jeśli w rozmowie mają uczestniczyć inne osoby, na przykład członek rodziny, tłumacz lub wspólnik, uzgadniamy to wcześniej i omawiamy skutki.

Kancelaria prowadzi rozmowy po polsku, a biura w Rzymie, Mediolanie i Neapolu pozwalają spotkać się osobiście, jeśli klient przebywa we Włoszech. W więzieniach i aresztach stosujemy zasady kontaktu obowiązujące w danym zakładzie. Przy sprawach dotyczących przedsiębiorstw doradzamy, jak oznaczać i przechowywać materiały od prawnika.

Zakres czynności i wynagrodzenie ustalamy przed rozpoczęciem pracy. Nie przewidujemy wyniku sprawy i nie składamy obietnic dotyczących rozstrzygnięcia.

Słowa z pism o tajemnicy obrończej

W dokumentach o ochronie kontaktu z obrońcą pojawiają się pojęcia, które warto rozumieć.

Tajemnica obrończa to ochrona informacji, które klient przekazuje obrońcy w związku z prowadzoną obroną; dotyczy rozmów, korespondencji i materiałów. Nagrania rozmów z obrońcą nie mogą być wykorzystane jako dowód, nawet jeśli zostały sporządzone przez przypadek. Przeszukanie kancelarii wymaga szczególnych warunków i nie może obejmować materiałów związanych z obroną. Korespondencja z zakładu karnego kierowana do obrońcy jest chroniona.

Materiał związany z prowadzoną obroną to wszystko, co powstało w związku ze sprawą: notatki, opinie, rozmowy. Udział w czynie zabronionym to okoliczność, w której ochrona nie działa, bo obrońca nie może współdziałać w przestępstwie. Zajęcie to odebranie urządzenia lub dokumentu na potrzeby postępowania. Nośnik to telefon, komputer lub dysk, na którym przechowuje się dane. Pełnomocnictwo to dokument potwierdzający, że dana osoba jest obrońcą w sprawie. W razie wątpliwości co do słowa z pisma prosimy o przesłanie strony.