Wenn die Ermittler ins Unternehmen kommen

Wer in dieser Lage Rat sucht: Leitung, Belegschaft, Berufsgeheimnisträger

Es ist früh am Morgen, und der Empfang meldet Besuch: mehrere Ermittlungsbeamte mit einer Anordnung, die auf Italienisch verfasst ist. Wer die italienische Niederlassung eines deutschen, österreichischen oder Schweizer Unternehmens leitet, hat plötzlich Menschen in den Büros, die Schränke öffnen, Rechner mitnehmen wollen und eine Unterschrift verlangen. Er weiß nicht, ob er die Tür öffnen darf, wen er anrufen soll und was er den Mitarbeitern sagen muss, die verunsichert in den Gängen stehen.

Anders ist die Lage bei Berufsgeheimnisträgern. Eine Rechtsanwältin, ein Steuerberater, eine Ärztin oder ein Wirtschaftsprüfer erlebt eine Durchsuchung, bei der Akten von Mandanten oder Patienten in Reichweite der Beamten liegen. Hier steht nicht nur das eigene Verfahren auf dem Spiel, sondern auch das Vertrauen von Menschen, die mit der Sache nichts zu tun haben. Die Frage lautet nicht allein, was die Ermittler suchen, sondern was sie nicht sehen dürfen.

Schließlich melden sich Angehörige und Mitarbeiter. Die Assistentin ruft aus dem Büro an, weil niemand erreichbar ist. Der Ehepartner erfährt, dass zugleich die Privatwohnung durchsucht wird. Ein Finanzchef im Heimatland erhält eine Nachricht, dass auf der Servicenummer des Tochterunternehmens niemand mehr abhebt. Sie alle suchen eine Antwort auf dieselbe Frage: Was ist jetzt zu tun, und was ist besser zu lassen? Diese Seite beantwortet sie so, dass sie auch im Stehen, mit dem Telefon in der Hand, nützlich bleibt.

Zugang, Passwörter, Erklärungen: Entscheidungen, die keinen Aufschub dulden

Während die Durchsuchung läuft, stehen mehrere Entscheidungen an, und jede hat einen Preis.

Auf den Verteidiger warten oder sofort mitwirken. Die Beamten sind nicht verpflichtet, auf das Eintreffen des Anwalts zu warten, aber die Bitte darum ist legitim und wird oft gewährt, wenn sie ruhig vorgetragen wird. Wer wartet, verliert Zeit und riskiert Unmut, wer sofort mitwirkt, kann aber Erklärungen abgeben, die später nicht mehr zu korrigieren sind. Eine kurze, sachliche Bitte um telefonische Zuschaltung des Verteidigers ist meist der richtige Mittelweg.

Zugangsdaten herausgeben oder verweigern. Werden Passwörter verlangt, steht die Kooperation gegen den Schutz geheimer Inhalte. Wer alles freigibt, öffnet Daten, die nicht zum Gegenstand der Anordnung gehören, etwa die Korrespondenz mit dem eigenen Anwalt. Wer verweigert, riskiert die Beschlagnahme der Geräte in Gänze. Entscheidend ist, was die Anordnung genau umfasst; das lässt sich nur durch Lesen klären.

Mitarbeiter anweisen. Die Beamten können Beschäftigte befragen. Die Leitung kann sie bitten, auf den Verteidiger zu warten, darf sie aber nicht zum Schweigen drängen, wenn sie als Zeugen auftreten. Wer hier übertreibt, verschlechtert die Lage, wer nichts sagt, lässt Mitarbeiter allein.

Beanstandung oder stilles Hinnehmen. Einwände gehören sofort ins Protokoll, nicht in ein späteres Schreiben. Der Preis ist eine angespanntere Stimmung, der Gewinn ist, dass der Einwand später überhaupt noch geltend gemacht werden kann.

Was Sie während und nach der Maßnahme festhalten sollten

Die Durchsuchung erzeugt Papier und Daten in einem Tempo, das niemand überblickt. Gerade deshalb lohnt es sich, schon während der Maßnahme zu notieren, was geschieht.

• Die Anordnung selbst, in Kopie, mit allen Seiten. Aus ihr folgen Gegenstand, Ort, Zeitraum und die Namen der Personen oder Firmen, gegen die sich die Maßnahme richtet.
• Namen und Dienststellen der Beamten, soweit sie genannt werden, dazu Beginn und Ende der Maßnahme. Zeitangaben werden später gebraucht, wenn über Dauer und Umfang gestritten wird.
• Eine Liste der mitgenommenen Gegenstände: Rechner, Telefone, Datenträger, Ordner, Bargeld. Bitten Sie um ein Verzeichnis, das jede Position einzeln aufführt, und prüfen Sie, ob es mit dem Gesehenen übereinstimmt.
• Das Protokoll, am besten noch an Ort und Stelle gelesen und mit Ihren Beanstandungen versehen. Unterschreiben Sie nichts, was Sie nicht gelesen oder nicht verstanden haben.
• Hinweise zur Sicherung elektronischer Daten: Welche Geräte wurden kopiert, welche mitgenommen, und wurde ein Prüfwert der Kopie festgehalten? Das spielt später eine Rolle für die Echtheit der Beweismittel.
• Eine Aufstellung der besonders geschützten Unterlagen, etwa Akten von Mandanten oder Patienten, mit dem Hinweis, dass sie dem Berufsgeheimnis unterliegen. Bitten Sie, dass dies im Protokoll vermerkt wird.
• Kontaktdaten des IT-Dienstleisters und eine Übersicht, welche Systeme in der Cloud oder im Ausland liegen, damit die Verteidigung weiß, auf welche Daten die Ermittler Zugriff haben könnten.
• Ein Gedächtnisprotokoll jedes Beteiligten, noch am selben Tag, getrennt voneinander verfasst. Spätere Erinnerungen werden von der Gegenseite gern mit dem Protokoll verglichen.

Wenn Sie nur wenig festhalten können, beginnen Sie mit der Anordnung und der Liste der mitgenommenen Sachen. Sie sind der Kern dessen, was der Verteidiger zur Prüfung braucht.

Was die Durchsuchung im Betrieb und in der Praxis verändert

Eine Durchsuchung endet nicht, wenn die Beamten gehen. Für ein Unternehmen heißt das: Server und Rechner sind weg oder gesperrt, Buchhaltung und Auftragsabwicklung stehen still, Kunden fragen nach Lieferungen, die nicht mehr erfasst sind. Banken und Kreditversicherer werden unruhig, wenn sie von der Maßnahme erfahren, und Lieferanten verlangen Vorkasse. Wer an öffentlichen Aufträgen beteiligt ist, muss damit rechnen, dass Auftraggeber Erklärungen verlangen.

Für Beschäftigte bedeutet die Maßnahme Unsicherheit. Sie wissen nicht, ob sie befragt werden, ob ihr Arbeitsplatz sicher ist und ob sie mit Kunden über das Geschehene sprechen dürfen. Gerüchte verbreiten sich schnell, und eine einzige falsche Äußerung am Telefon kann den Eindruck erwecken, das Unternehmen räume Vorwürfe ein. Die Leitung sollte deshalb früh eine einheitliche, knappe Auskunft festlegen und Mitarbeitern sagen, an wen sie Anfragen weiterleiten.

In einer Kanzlei oder Praxis kommt die Frage des Berufsgeheimnisses hinzu. Mandanten und Patienten müssen darauf vertrauen, dass ihre Unterlagen nicht einfach gelesen werden. Wird dennoch beschlagnahmt, muss das Berufsgeheimnis dem Gericht gegenüber ausdrücklich geltend gemacht werden. Aus privater Sicht kommt die Sorge um den Ruf hinzu, denn über eine Durchsuchung wird in kleinen Orten schnell gesprochen. Wer eine Zulassung oder Genehmigung besitzt, sollte außerdem prüfen, ob eine Meldepflicht gegenüber der Berufskammer oder Aufsicht besteht.

Fragen, die Sie dem Verteidiger nach der Durchsuchung stellen sollten

Wer nicht vom Fach ist, denkt an diese Punkte meist zu spät. Stellen Sie sie früh.

• Gegen wen richtet sich das Verfahren eigentlich: gegen das Unternehmen, gegen einzelne Personen oder gegen Unternehmen und Personen zugleich, und in welcher Rolle werde ich geführt?
• Was genau durfte mitgenommen werden, und gibt es Gegenstände, die über die Anordnung hinausgehen und deshalb zurückverlangt werden können?
• Wie wehren wir uns gegen die Beschlagnahme, wer entscheidet darüber, und wie schnell muss dieser Schritt eingeleitet werden?
• Können wir Kopien unserer Daten erhalten, damit der Betrieb weiterlaufen kann, und wie lange dauert die Auswertung der Originale?
• Wurden Mandantenakten oder ärztliche Unterlagen mitgenommen, und wie machen wir das Berufsgeheimnis gegenüber dem Gericht geltend?
• Welche Mitarbeiter sollten wir auf mögliche Vernehmungen vorbereiten, und darf das Unternehmen ihnen einen Anwalt stellen?
• Was teilen wir Kunden, Banken und Versicherungen mit, und wie vermeiden wir Aussagen, die später gegen uns verwendet werden?
• Welche Folgen hat die Maßnahme für laufende Verträge, öffentliche Aufträge und Zulassungen im Heimatland?
• Muss die Muttergesellschaft informiert werden, und wer übernimmt die Kommunikation mit den dortigen Stellen?

Lassen Sie sich die Antworten nach Möglichkeit schriftlich geben. Gerade bei Verfahren mit mehreren Beteiligten helfen Zusammenfassungen, damit niemand von sich aus Erklärungen abgibt, die dem anderen schaden.

Was Sie in den Stunden danach unterlassen sollten

Die Verführung ist groß, die Lage durch eigene Schritte zu verbessern. Die folgenden Handlungen verschlechtern sie fast immer.

• Nichts löschen, nichts entfernen. Auch nach der Maßnahme sind Daten Beweismittel. Löschungen in Systemen, die nicht mitgenommen wurden, werden als Verdunkelung gelesen und lassen sich meist nachweisen.
• Nicht untereinander abstimmen, was gesagt wird. Absprachen unter Beschäftigten wirken wie ein gemeinsames Vorgehen und schaden denen, die ehrlich antworten wollen.
• Nicht ohne Lektüre unterschreiben. Das Protokoll ist italienisch; was Sie nicht verstehen, gehört übersetzt, bevor Sie es abzeichnen, auch wenn die Beamten drängen.
• Keine Passwörter am Telefon durchgeben. Zugangsdaten gehören nur an Berechtigte und nur nach Rücksprache mit dem Verteidiger, nicht an Anrufer, die sich als Behörde ausgeben.
• Keine Stellungnahme gegenüber der Presse. Eine knappe Aussage wird verkürzt zitiert und in der Akte wiedergefunden. Verweisen Sie auf den Anwalt.
• Keine Drohungen oder Beschimpfungen. Sie bleiben im Protokoll, verschlechtern das Klima und können zu einem eigenen Vorwurf führen.
• Nicht auf Kopien verzichten. Wer aus Entgegenkommen die Rückgabe von Originalen verlangt, ohne eine Kopie zu sichern, verliert den Zugriff auf seine eigenen Unterlagen.
• Nicht auf das Berufsgeheimnis verzichten. Es steht nicht allein Ihnen zu, sondern auch den Mandanten, und ein Verzicht ist kaum rückholbar.

Wer unsicher ist, ob ein Schritt schadet, wartet besser auf den Rat des Verteidigers. Verzögerung ist selten ein Fehler, vorschnelles Handeln dagegen oft.

Wenn Daten, Menschen und Gesellschaften in verschiedenen Ländern liegen

Moderne Unternehmen speichern Daten nicht an einem Ort. Die Buchhaltung liegt im Rechenzentrum der Muttergesellschaft, E-Mails laufen über einen Dienstleister in einem anderen Land, und die Geschäftsführung sitzt zu Hause. Beschlagnahmt werden kann zunächst, was in Italien greifbar ist, doch Ermittler fordern häufig Zugang zu Servern im Ausland an. Für die Betroffenen heißt das, dass Datenschutz, Berufsgeheimnis und Pflichten gegenüber der Muttergesellschaft nach verschiedenen Regeln zu beurteilen sind.

Praktisch zählen Sprache und Zeit. Die Anordnung und das Protokoll sind italienisch und müssen übersetzt werden, bevor in der Zentrale jemand entscheiden kann. Telefonate zwischen Italien und dem Heimatland laufen in der Regel ohne große Zeitverschiebung, verlangen aber Absprachen, wer für das Unternehmen sprechen darf. Rechtshilfeersuchen dauern lange, und Verfahrensschritte im Heimatland sollten nicht ohne Kenntnis des italienischen Verteidigers erfolgen.

Wichtig ist die Abstimmung der Anwälte. Der Anwalt im Heimatland kennt die dortige Datenschutz- und Berufsrechtslage, der italienische Verteidiger das hiesige Verfahren. Die Anwälte müssen wissen, welche Daten freigegeben wurden. Das Konsulat spielt eine untergeordnete Rolle, kann aber bei Beglaubigungen oder bei der Kommunikation mit Behörden helfen. Und weil Fristen in Italien unabhängig von Feiertagen im Heimatland laufen, sollten Zustellungen an eine Adresse gehen, die tatsächlich erreichbar ist.

So arbeitet die Kanzlei im Fall einer Durchsuchung

Wenn die Beamten noch im Haus sind, zählt jede Minute. Rufen Sie die Kanzlei an oder schreiben Sie an avvmassimoromano@gmail.com, und nennen Sie Ort, Stadt und die Behörde, die auftritt. Lassen Sie sich die Anordnung zeigen und fotografieren Sie deren Seiten, falls das gestattet ist, damit wir sie noch während der Maßnahme lesen können.

Ein Verteidiger kann bei Bedarf telefonisch zugeschaltet werden, während die Beamten ihre Arbeit fortsetzen; ob und wann er persönlich vor Ort erscheint, hängt vom Ort ab. Die Kanzlei arbeitet von Rom, Mailand und Neapel aus und stimmt sich bei Maßnahmen in anderen Städten mit Kollegen ab. Wir lesen die Anordnung, benennen Beanstandungen für das Protokoll und halten fest, was mitgenommen wird.

Im Anschluss prüfen wir, welche Rechtsbehelfe gegen die Beschlagnahme und die Auswertung in Frage kommen, und beraten zur Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Banken. Die Beratung erfolgt auf Deutsch; die Anordnung und das Protokoll übersetzen wir. Bei Kanzleien und Praxen wird zusätzlich das Berufsgeheimnis geltend gemacht und eine Aussonderung geschützter Unterlagen verlangt. Liegt der Schwerpunkt im Ausland, binden wir Ihren Anwalt im Heimatland ein. Auch außerhalb der Bürozeiten ist ein Notfallkontakt möglich. Die Kosten besprechen wir vor Beginn, damit Sie Klarheit haben, bevor sie entstehen.

Begriffe aus der Anordnung und dem Protokoll

Die Schriftstücke einer Durchsuchung enthalten Wörter, die man im Stehen nicht nachschlagen kann. Hier die wichtigsten.

• Anordnung: Das Schriftstück, das die Maßnahme erlaubt. Aus ihr ergeben sich Gegenstand und Grenzen. Alles, was darüber hinausgeht, ist angreifbar.
• Durchsuchung: Das Betreten und Absuchen von Räumen, Geräten und Unterlagen nach Beweismitteln. Sie kann Büros, Wohnungen und Fahrzeuge betreffen.
• Protokoll: Die schriftliche Niederschrift der Maßnahme. Sie hält fest, wer anwesend war, was gefunden wurde und was Sie erklärt haben.
• Beanstandung: Ein Einwand gegen die Art der Durchführung. Sie muss sofort ins Protokoll aufgenommen werden, damit sie später geltend gemacht werden kann.
• Berufsgeheimnisträger: Personen wie Rechtsanwälte, Ärzte oder Steuerberater, deren Unterlagen besonderen Schutz genießen.
• Schutzvorschriften: Die Regeln, die verhindern sollen, dass Ermittler Unterlagen lesen, die dem Berufsgeheimnis unterliegen.
• Elektronische Daten: Dateien, E-Mails und Nachrichten auf Rechnern, Telefonen und Servern. Sie werden kopiert oder samt Gerät mitgenommen.
• Maßnahme: Sammelbegriff für die Durchsuchung samt Beschlagnahme und Sicherung, wie sie in der Anordnung beschrieben ist.

Fragen Sie nach, wenn ein Wort im Protokoll nicht eindeutig ist. Ein Missverständnis bei der Unterschrift lässt sich später kaum ausräumen. Bitten Sie die Beamten, Ihre Beanstandung mit Ihren eigenen Worten festzuhalten, und lesen Sie die Formulierung gegen, bevor das Blatt weitergereicht wird. Auch ein Vermerk, dass Sie das Protokoll nicht verstanden haben, ist besser als eine Unterschrift ohne Vorbehalt.