Haftung des Unternehmens nach dem Dekret 231

Wer als Unternehmer oder Berater plötzlich vor dem Unternehmensverfahren steht

Die Menschen, die nach der Haftung des Unternehmens nach dem Dekret suchen, stammen aus Unternehmen, die in Italien tätig sind und nicht erwartet haben, selbst Beschuldigte zu werden. Ein Geschäftsführer eines ausländischen Konzerns, der eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft in Italien betreibt, erfährt, dass gegen einen leitenden Mitarbeiter ermittelt wird, und erhält zugleich ein Schreiben, in dem das Unternehmen selbst als Beschuldigter genannt wird. Er hatte gedacht, es gehe nur um eine Person, und versteht nicht, wie die Gesellschaft haften soll.

Eine andere Lage ist die der Compliance-Verantwortlichen. Sie haben ein Programm eingeführt und wissen nicht, ob es nach italienischen Maßstäben genügt. Sie fragen sich, ob ein Organisationsmodell erforderlich ist, wer es prüfen muss und was passiert, wenn ein Mitarbeiter gegen Regeln verstößt, obwohl das Unternehmen sie kannte.

Eine weitere Lage betrifft Käufer und Investoren. Wer ein Unternehmen oder eine Beteiligung in Italien erwirbt, muss prüfen, ob gegen die Gesellschaft Verfahren laufen oder drohen, und ob Maßnahmen wie ein Ausschluss von öffentlichen Aufträgen die Geschäftsgrundlage verändern. Auch Vorstände und Aufsichtsräte fragen sich, welche Verantwortung sie persönlich tragen.

Gemeinsam ist allen, dass die Haftung des Unternehmens ein eigenes Verfahren neben dem gegen die Person ist, mit eigener Verteidigung und eigenen Folgen. Diese Seite zeigt, wie es aufgebaut ist und was Sie sofort sichern müssen.

Die Entscheidungen, wenn das Unternehmen selbst Beschuldigter ist

Wenn gegen eine Gesellschaft ermittelt wird, müssen Leitung und Berater Entscheidungen treffen, die jeweils einen Preis haben. Am Anfang steht die Vertretung. Ein Unternehmen braucht einen Vertreter im Verfahren, und wenn der gesetzliche Vertreter selbst beschuldigt ist, kann er das Unternehmen nicht ohne Weiteres vertreten, weil die Interessen auseinanderfallen können. Das Unternehmen muss prüfen, ob ein anderer Vertreter bestimmt wird und ob die Person und das Unternehmen getrennte Verteidiger brauchen.

Eine weitere Entscheidung betrifft die interne Untersuchung. Das Unternehmen kann zeigen, dass es aufklärt, und damit den Eindruck erwecken, es habe Kontrollen ernst genommen. Der Preis ist, dass die Ergebnisse in das Verfahren gelangen können und Mitarbeiter belasten. Eine Untersuchung unter rechtlicher Begleitung schützt besser als eine im Alleingang.

Dazu kommt die Frage der Wiedergutmachung. Ein Unternehmen kann Schäden ersetzen, Vorteile herausgeben oder sein Organisationsmodell verbessern. Das kann Folgen mildern, kann aber auch als Eingeständnis gelesen werden und sollte abgestimmt sein.

Schließlich steht die Haltung zu Kunden, Banken und Behörden. Sie erwarten Auskunft, und was das Unternehmen sagt, wird im Verfahren gelesen. Bestimmen Sie eine Stelle, die spricht, und halten Sie die Erklärungen kurz und belegbar. Warten ist selten eine Option, weil Maßnahmen gegen Unternehmen schnell angeordnet werden können.

Keine dieser Entscheidungen ist neutral. Jede legt fest, wie die Gesellschaft im Verfahren auftritt, und sollte deshalb nicht von einer Person allein getroffen werden, sondern von der Leitung zusammen mit dem Verteidiger und mit Protokoll.

Was Sie jetzt aus dem Unternehmen sichern sollten

Das Verfahren gegen das Unternehmen entscheidet sich an Dokumenten, die zeigen, wie die Organisation aufgebaut war und ob sie funktionierte. Sichern Sie sie sofort.

• Das Organisationsmodell, falls vorhanden, mit allen Fassungen, Beschlüssen zur Einführung und Anpassung und dem Datum, an dem es galt. Entscheidend ist der Zustand zum Zeitpunkt der Tat.
• Protokolle und Berichte des Aufsichtsorgans, das die Einhaltung überwacht, mit Prüfplänen, Feststellungen und Empfehlungen.
• Richtlinien, Verhaltenskodizes, Schulungsnachweise und Belege, dass Mitarbeiter sie erhielten und verstanden.
• Organigramm, Vollmachten und Zeichnungsberechtigungen für die Beteiligten, damit klar ist, wer wofür zuständig war.
• Unterlagen zum Vorgang, um den es geht: Verträge, Zahlungen, Schriftverkehr, Entscheidungsvermerke, die zeigen, ob die Tat im Interesse oder zum Vorteil des Unternehmens erfolgte.
• Meldungen interner Hinweisgeber und der Umgang damit, soweit vorhanden.
• Die Schreiben der Ermittlungsbehörden, mit Aktenzeichen, Datum und Fristen.

Ordnen Sie die Dokumente nach Zeit und stellen Sie sicher, dass keine Daten gelöscht werden. Eine Aufbewahrungsanweisung sollte sofort ergehen und schriftlich bestätigt werden.

Halten Sie fest, wer im Unternehmen für welche Daten verantwortlich ist und wo sie liegen. Server, Laptops, Telefone, Cloud-Dienste und private Geräte, die dienstlich genutzt wurden, gehören auf diese Liste. Ermittler können Herausgabe verlangen, und das Unternehmen sollte wissen, was es dann liefern muss.

• Verträge mit Beratern und Vermittlern, die mit Behörden zu tun hatten, mit Leistungsbeschreibungen und Rechnungen.
• Protokolle der Geschäftsleitung, in denen über Regeln, Risiken und Kontrollen gesprochen wurde.

Was das Verfahren für Geschäft, Aufträge und Personal bedeutet

Für ein Unternehmen ist die Haftung nach dem Dekret oft folgenreicher durch ihre Nebenwirkungen als durch die Geldbuße. Banken überprüfen Kreditlinien, Auftraggeber prüfen Zuverlässigkeit, und Konzernmütter müssen berichten. Wer an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, muss befürchten, dass die Teilnahme überprüft oder ausgesetzt wird. Schon der Beginn eines Verfahrens kann Entscheidungen in Gang setzen, die später nur mit Mühe rückgängig zu machen sind.

Für das Personal entstehen Spannungen. Mitarbeiter, die befragt werden, fühlen sich verunsichert, und Führungskräfte fragen sich, ob sie persönlich haften. Wer in der Compliance arbeitet, wird gefragt, was er wusste, und muss entscheiden, wie er sich äußert. Die Leitung sollte früh klarstellen, wer was sagen darf und wie die Zusammenarbeit mit den Ermittlern läuft, ohne Druck auszuüben oder Mitarbeiter zum Schweigen zu bringen.

Auch der Konzern ist betroffen. Gesellschaften in anderen Ländern müssen prüfen, ob sie Berichtspflichten haben, und Muttergesellschaften fragen, ob sie eigene Verantwortung tragen. Versicherungen, etwa D-und-O-Policen, sehen Meldepflichten vor, die Fristen auslösen, und die Mitteilung sollte rechtzeitig und sorgfältig erfolgen.

Schließlich leidet der Ruf. Meldungen über Verfahren gegen Unternehmen verbreiten sich schnell, und es lohnt sich, vorab eine Sprachregelung zu finden, die weder verharmlost noch zugibt, was nicht geklärt ist.

Rechnen Sie damit, dass Geschäftspartner Erklärungen verlangen. Antworten Sie nicht aus dem Bauch, sondern stimmen Sie sie ab, denn jede Aussage kann im Verfahren gelesen werden.

Fragen an den Verteidiger zur Haftung des Unternehmens

Das Verfahren gegen ein Unternehmen folgt eigenen Regeln. Diese Fragen helfen, die Lage zu verstehen.

• Welche Straftat aus dem Katalog liegt dem Vorwurf zugrunde, und erfasst das Dekret sie überhaupt?
• Wurde die Tat von einer Person in leitender Stellung oder von einem Mitarbeiter begangen, und welche Folgen hat das für die Verteidigung?
• Wurde sie im Interesse oder zum Vorteil des Unternehmens begangen, und lässt sich das bestreiten?
• Genügte mein Organisationsmodell zum Zeitpunkt der Tat, wurde es tatsächlich gelebt, und wie belege ich das?
• Welche Sanktionen drohen: Geldbußen, Verbotsmaßnahmen, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen?
• Können Maßnahmen schon vor dem Urteil angeordnet werden, und wie wehre ich mich dagegen?
• Brauchen Unternehmen und beschuldigte Person getrennte Verteidiger, und wie vermeiden wir Interessenkonflikte?
• Gilt das Dekret auch für ausländische Gesellschaften mit Tätigkeit in Italien, und was folgt daraus für unseren Konzern?
• Wie verhalten wir uns gegenüber Banken, Versicherern und Auftraggebern?

Halten Sie die Antworten schriftlich fest. Bei Unternehmen kommt es auf Zeitpunkte an, und Sie sollten später belegen können, was Ihnen wann gesagt wurde.

Fragen Sie auch, ob Fristen laufen, die das Unternehmen sofort beachten muss, und wer sie führt. Erkundigen Sie sich, ob der Konzern Berichtspflichten hat, die durch das Verfahren ausgelöst werden, und ob Versicherungen informiert werden müssen. Wer diese Fragen früh stellt, vermeidet Versäumnisse, die sich später nicht heilen lassen. Fragen Sie schließlich, welche Entscheidungen die Leitung allein treffen kann und bei welchen sie sich abstimmen muss, damit das Unternehmen im Verfahren nicht widersprüchlich auftritt.

Was bei einem Verfahren gegen das Unternehmen unterbleiben sollte

Unternehmen reagieren auf Vorwürfe oft mit Aktionismus. Die folgenden Handlungen schaden dem Verfahren regelmäßig.

• Keine Unterlagen ändern, ergänzen oder zurückdatieren, auch nicht das Organisationsmodell. Ein nachträglich angepasstes Modell zeigt nicht, was zur Tatzeit galt, und schafft einen zusätzlichen Vorwurf.
• Keine Daten löschen und keine automatische Löschung laufen lassen. Mails und Chats gehören zu den wichtigsten Beweismitteln.
• Den beschuldigten Mitarbeiter nicht vorschnell entlassen oder öffentlich distanzieren. Das kann als Schuldzuweisung gelesen werden und das Unternehmen in Widersprüche führen.
• Mitarbeiter nicht anweisen, zu schweigen oder bestimmte Aussagen zu machen. Das gilt als Beeinflussung von Zeugen.
• Keine Erklärungen gegenüber Banken, Versicherern oder Presse abgeben, bevor sie mit dem Verteidiger abgestimmt sind.
• Keine Zahlungen an Beteiligte oder Berater leisten, die nicht durch Leistungen belegt sind. Sie wirken wie Schweigegeld.
• Nicht davon ausgehen, dass ein Konzern im Ausland nicht betroffen ist. Verfahren in Italien können Berichtspflichten auslösen.

Der gemeinsame Gedanke: Das Unternehmen kann nur beweisen, dass es vorgesorgt hat, wenn die Unterlagen der Vorsorge unverändert bleiben. Ordnung schützt mehr als Aktivität.

Der gemeinsame Grund hinter diesen Hinweisen: Das Unternehmen haftet nicht für das, was es nachträglich zeigt, sondern für das, was es zum Zeitpunkt der Tat getan hat. Jede Handlung, die danach aussieht, als solle der damalige Zustand verändert werden, wirkt gegen das Unternehmen. Ruhe, Ordnung und eine einheitliche Linie gegenüber den Ermittlern sind in dieser Lage die beste Vorsorge. Wer unsicher ist, fragt vorher den Verteidiger, statt nachher zu erklären.

Wenn Konzern, Tochter und Ermittler in verschiedenen Ländern sitzen

Verfahren nach dem Dekret betreffen häufig Konzerne, bei denen die Muttergesellschaft in einem Land sitzt und die operative Tätigkeit in Italien stattfindet. Die Haftung knüpft an das Handeln im Interesse oder zum Vorteil der Gesellschaft an, die in Italien tätig ist, und ob die Muttergesellschaft betroffen ist, hängt von der Konstruktion ab. Berater im Heimatland müssen früh erfahren, was in Italien läuft, damit keine Erklärungen abgegeben werden, die sich widersprechen.

Dokumente liegen in mehreren Sprachen vor. Das Organisationsmodell ist vielleicht auf Englisch oder Deutsch verfasst, die Richtlinien des Konzerns gelten weltweit, und das italienische Verfahren verlangt Italienisch. Übersetzungen müssen genau sein, denn Begriffe wie Verantwortlichkeit, Aufsicht oder Kontrolle sind nicht überall deckungsgleich. Lassen Sie wichtige Dokumente vom Verteidiger erläutern, nicht nur übersetzen.

Datenschutz und Zugriff sind ein weiteres Thema. Daten, die in einem Land liegen, dürfen nicht ohne Weiteres in ein anderes übertragen werden, und Ermittler können Herausgabe verlangen. Klären Sie früh, welche Daten wo liegen und wer sie herausgeben darf.

Zwischen den Zeitzonen und den Feiertagen in mehreren Ländern verlieren Konzerne Tage. Legen Sie feste Ansprechpartner fest und halten Sie einen Kanal bereit, der auch außerhalb der Bürozeiten erreichbar ist. Konsulate spielen im Verfahren keine Rolle, helfen aber bei Beglaubigungen.

Fragen Sie früh, welche Gesellschaften der Gruppe betroffen sein können, und lassen Sie das für jede prüfen, bevor Erklärungen abgegeben werden.

Wie wir Unternehmen in solchen Verfahren begleiten

Die Zusammenarbeit beginnt mit den Papieren. Schicken Sie uns das Schreiben der Behörden, das Organisationsmodell, falls vorhanden, und eine kurze Beschreibung, was vorgefallen ist und wer beteiligt war. Wir lesen das, bevor wir telefonieren, und klären, ob das Unternehmen als Beschuldigter geführt wird, welche Maßnahmen drohen und welche Frist läuft.

In der Anfangsbesprechung legen wir fest, wer das Unternehmen im Verfahren vertritt, ob getrennte Verteidiger nötig sind und welche Unterlagen wir brauchen. Sie erhalten eine Vollmacht, die auch aus dem Ausland unterschrieben werden kann, und eine Liste der Unterlagen. Die Gespräche führen wir auf Deutsch, die italienischen Papiere erläutern wir im Zusammenhang. Wo es sinnvoll ist, ziehen wir Wirtschaftsprüfer oder Compliance-Fachleute hinzu, die wir mit Ihnen abstimmen.

Wir arbeiten von Rom, Mailand und Neapel aus und stimmen uns bei Verfahren an anderen Orten mit Kolleginnen und Kollegen vor Ort ab. Mit Ihren Beratern im Heimatland und der Konzernleitung halten wir Verbindung. Wir sind abends und am Wochenende erreichbar.

Prognosen über den Ausgang geben wir nicht ab. Wir sagen Ihnen offen, was die Akte hergibt, was fehlt und welche Schritte wir beantragen wollen. Die Mailadresse lautet avvmassimoromano@gmail.com.

Wenn eine Maßnahme gegen das Unternehmen beantragt wurde, bereiten wir mit Ihnen vor, welche Belege zeigen, dass die Voraussetzungen nicht vorliegen oder dass Sie bereit sind, Abhilfe zu schaffen. Wir erläutern Ihnen, wie ein Gericht ein Organisationsmodell beurteilt und welche Unterlagen dafür wichtig sind, ohne etwas zu versprechen.

Begriffe aus Dekret, Beschluss und Antrag

Die Papiere eines Verfahrens gegen ein Unternehmen benutzen Wörter, die sich nur ungefähr übersetzen lassen. Diese begegnen Ihnen am häufigsten.

• Ente bezeichnet das Unternehmen als Rechtsträger, gegen den das Verfahren geführt wird.
• Reato presupposto ist die Straftat aus dem gesetzlichen Katalog, die die Haftung des Unternehmens auslösen kann.
• Interesse o vantaggio meint das Handeln im Interesse oder zum Vorteil des Unternehmens, das Voraussetzung der Haftung ist.
• Modello organizzativo ist das Organisationsmodell: Regeln und Kontrollen, mit denen ein Unternehmen Straftaten vorbeugen will. Gelebt, kann es die Haftung ausschließen.
• Organismo di vigilanza ist das Aufsichtsorgan, das die Einhaltung des Modells überwacht.
• Sanzione pecuniaria per quote bezeichnet die Geldbuße nach einem Quotensystem, bei dem Zahl und Wert der Quoten bestimmt werden.
• Sanzione interdittiva ist die Verbotsmaßnahme, etwa der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen oder die Einschränkung der Tätigkeit.

Bitten Sie den Verteidiger, die Wörter an Ihrem Verfahren zu erklären. So erkennen Sie, worauf sich der Vorwurf stützt und welche Unterlagen Sie beibringen können.

Weitere Wörter, die in Verfahren vorkommen:

• Apicali sind Personen in leitender Stellung, subordinati ihnen unterstellte Mitarbeiter. Danach richtet sich, wie die Verteidigung des Unternehmens aufgebaut wird.
• Responsabilità amministrativa ist die Bezeichnung für die Haftung des Unternehmens, die trotz des Namens in einem Strafverfahren geprüft wird.
• Confisca ist die Einziehung des Vorteils, der aus der Tat gezogen wurde.

Lassen Sie sich diese Wörter an Ihrem Verfahren erklären und fragen Sie nach, wenn ein Papier Begriffe enthält, die hier nicht stehen.