Wideokonferencja: kiedy nie trzeba jechać do Włoch

Kto szuka tej strony i z jakim problemem

Najczęściej trafia tu ktoś, kto dostał wezwanie do stawienia się przed włoskim organem i od razu policzył, ile go będzie kosztować podróż: bilet, nocleg, dni bez zarobku, opieka nad dzieckiem albo nad starszym rodzicem. Mieszka w Polsce, zdarzenie miało miejsce podczas wyjazdu lub pracy we Włoszech, a teraz ma złożyć zeznanie jako świadek albo jako pokrzywdzony. Pyta, czy naprawdę musi jechać, i słyszy od znajomych sprzeczne odpowiedzi, bo każdy opowiada o własnej sprawie, która toczyła się według innych reguł.

Inną grupę stanowią rodziny osób, przeciwko którym toczy się postępowanie. Oskarżony mieszka w Polsce, termin posiedzenia został wyznaczony, a on nie wie, czy jego obecność jest konieczna na każdym etapie, czy wystarczy obecność obrońcy. Ktoś martwi się, że nieobecność zostanie odebrana jako lekceważenie sądu, więc woli pojechać za wszelką cenę, nawet kosztem pracy, której utrata zaszkodzi mu bardziej niż samo postępowanie.

Osobna sytuacja: świadek potrzebny obronie, który nie zamierza albo nie może wyjeżdżać do Włoch. Obrońca musi wtedy ustalić, jak ten dowód w ogóle wprowadzić do sprawy, zanim świadek zmieni zdanie, zmieni adres albo zacznie unikać kontaktu.

Wszystkie te osoby łączy wspólny cel: szukają drogi, która nie wymaga podróży, i pytają, czy prawo taką drogę przewiduje. Przewiduje, ale żadna z tych dróg nie uruchamia się sama. Trzeba o nią wystąpić, wskazać powód i zrobić to z wyprzedzeniem.

Zdalnie, w Polsce czy na miejscu: ile kosztuje każda decyzja

Przed wami stoją wybory, z których każdy ma swoją cenę. Warto je rozważyć, zanim minie termin, bo po jego upływie zostaje już tylko podróż.

Wniosek o przesłuchanie przez wideokonferencję. Oszczędza podróż i zachowuje kontakt z organem, który prowadzi sprawę. Cena: organ może wniosek odrzucić, a wtedy czas poświęcony na jego przygotowanie jest stracony. Zależność od łącza oznacza też, że zła jakość dźwięku albo obrazu może zniszczyć wartość samego przesłuchania, jeżeli nikt nie zgłosi tego w trakcie.

Wniosek o przeprowadzenie czynności w Polsce przez organ krajowy. Nie trzeba korzystać ze sprzętu, bo osobę przesłuchuje urząd w jej własnym kraju, w języku, który rozumie. Cena: sprawa przechodzi przez organ włoski i organ polski, a to wydłuża czas i oddala obrońcę od samej czynności. Pytania trzeba przygotować z wyprzedzeniem, bo później nie ma możliwości ich uzupełnienia.

Stawiennictwo osobiste. Daje bezpośredni kontakt i usuwa ryzyko techniczne, ale kosztuje pieniądze, czas i spokój w domu. Przy świadku, który ma dużo do opowiedzenia, bywa to najrozsądniejsze rozwiązanie.

Wybór zależy od tego, kim jesteś w sprawie, jak ważne są twoje zeznania i czy organ ma powód, by poprosić o ich osobiste złożenie. Decyzję podejmuje się razem z obrońcą, najlepiej od razu po otrzymaniu wezwania, bo wniosek składany tuż przed terminem wygląda jak próba uniknięcia obowiązku, a nie jak rzeczowa prośba.

Co mieć w ręku, zanim złożysz wniosek

• Wezwanie albo zawiadomienie wraz z sygnaturą sprawy i potwierdzeniem odbioru, bo od daty odbioru zależy, ile czasu zostało na wniosek.
• Dokument tożsamości w czytelnej kopii, najlepiej skan awersu i rewersu, z tym samym zapisem imienia i nazwiska, który figuruje w wezwaniu.
• Zaświadczenie od pracodawcy o charakterze pracy i o braku możliwości wyjazdu w wyznaczonym terminie. Powód wskazany we wniosku musi dać się sprawdzić.
• Dokumentację medyczną, jeżeli stan zdrowia utrudnia podróż. Zwykłe oświadczenie o chorobie nie wystarczy, potrzebne jest zaświadczenie od lekarza.
• Szacunek kosztów podróży i noclegu, żeby pokazać, że obowiązek stawienia się jest dla ciebie wyjątkowo uciążliwy.
• Adres do doręczeń w Polsce, numer telefonu i adres poczty elektronicznej, na które naprawdę odpowiadasz.
• Opis miejsca, z którego połączysz się zdalnie: pomieszczenie bez osób postronnych, urządzenie z kamerą, stabilne łącze.
• Własne notatki o tym, co chcesz powiedzieć, w kolejności zdarzeń. Nie po to, by je odczytywać, lecz by nie pominąć szczegółów.

Każdą z tych rzeczy da się zebrać w niewiele dni, a we wniosku liczy się to, że jest poparty dokumentem.

Dobrze jest przygotować teczkę, papierową i elektroniczną, w której wszystko leży w tym samym układzie. Obrońca nie powinien musieć prosić cię o dokument, który masz w domu, w chwili gdy do terminu zostały dni. Opisz każdy plik tak, by było wiadomo, czego dotyczy, i nie zostawiaj nazw w rodzaju „zdjęcie”. Zapisuj, kiedy i do kogo coś wysłałeś, bo daty wysłania bywają potrzebne, gdy organ pyta, kiedy dowiedziałeś się o wezwaniu.

Co zmienia się w codziennym życiu

Udział zdalny nie jest wygodą, tylko sposobem uniknięcia strat, które zwykle nikt nie liczy do końca. Kierowca zawodowy traci kurs i zlecenie, a razem z nim zaufanie klienta. Osoba prowadząca małą firmę zamyka punkt na czas wyjazdu. Pracownik na etacie bierze urlop, którego potem brakuje na rodzinę. Rodzic zostawia dzieci pod opieką kogoś obcego, a student opuszcza zajęcia przed sesją.

Wideokonferencja zmniejsza te straty, ale wprowadza własne obowiązki. Trzeba znaleźć spokojne pomieszczenie, uprzedzić domowników, sprawdzić łącze i urządzenie dzień wcześniej, a nie kwadrans przed połączeniem. Praca zdalna z domu nie jest tym samym co zeznanie: w tle nie może być telewizora, rozmów ani osoby, która podpowiada. Organ ocenia, w jakich warunkach składasz zeznanie, i może uznać, że warunki podważają jego wiarygodność.

Przesłuchanie przeprowadzone w Polsce przez polski organ oznacza wizytę w urzędzie na miejscu, ale bez wyjazdu za granicę. Trzeba natomiast liczyć się z tym, że termin zostanie ustalony według kalendarza włoskiego i polskiego urzędu, a nie według twojego, i że bywa przesuwany.

Poza pracą są jeszcze dokumenty: jeżeli równolegle starasz się o pozwolenie na pobyt, o kredyt albo o prawo jazdy, informacja o toczącym się postępowaniu może być pytaniem w formularzu. Odpowiedzi trzeba udzielać zgodnie z prawdą i dopiero po rozmowie z obrońcą, żeby nie zaszkodzić sobie niefortunnym sformułowaniem.

Pytania o wniosek o udział zdalny, które łatwo pominąć

• Kto dokładnie składa wniosek o udział zdalny: ja, obrońca czy pełnomocnik pokrzywdzonego, i do jakiego organu?
• Jaki powód uzna organ za wystarczający i jakie dokumenty muszą do niego dołączyć?
• Czy brak odpowiedzi na wniosek zwalnia z obowiązku stawienia się w wyznaczonym dniu, czy muszę być gotowy do wyjazdu aż do decyzji?
• Kto zapewnia tłumacza przy połączeniu zdalnym i gdzie ma się znajdować: przy mnie czy po stronie organu?
• Czy zeznanie złożone zdalnie ma w sprawie taką samą wagę jak złożone w sali rozpraw?
• Co robimy, gdy łącze zostanie przerwane w środku przesłuchania, i czy protokół odnotuje przerwę?
• Czy obrońca może być obok mnie podczas przesłuchania, czy przebywa w innym miejscu?
• Jak okazuje się dokumenty, o które pytają, gdy ja mam je w Polsce, a organ we Włoszech?
• Co się dzieje, jeżeli wniosek zostanie odrzucony tuż przed terminem?

Te pytania wydają się techniczne, ale od odpowiedzi na nie zależy, czy zeznanie zostanie złożone spokojnie, czy w pośpiechu, w złych warunkach i bez możliwości poprawy.

Dobrze jest zabrać te pytania spisane i dopisywać odpowiedzi na marginesie. W stresie łatwo zapomnieć, co mówił obrońca, a w sprawie zdalnego przesłuchania szczegóły techniczne i terminowe decydują o tym, czy czynność w ogóle dojdzie do skutku. Poproś, aby odpowiedzi dotyczące terminów obrońca potwierdził także na piśmie, w wiadomości elektronicznej, do której możesz wrócić. Poproś też o wskazanie, kto w razie kłopotów z połączeniem odbierze telefon w dniu czynności.

Czego nie robić i dlaczego

• Nie zakładaj, że złożony wniosek zwalnia cię z obowiązku. Dopóki nie masz decyzji na piśmie, traktuj wezwanie jako obowiązujące. Nieobecność bez usprawiedliwienia może mieć dla ciebie konsekwencje.
• Nie czekaj z wnioskiem do dnia tuż przed terminem. Organ potrzebuje czasu na ocenę, a wniosek złożony w pośpiechu wygląda na pretekst.
• Nie udostępniaj nikomu linku do połączenia ani danych dostępowych. Przesłuchanie nie jest wydarzeniem towarzyskim, a obecność kogoś niepowołanego może unieważnić jego wartość.
• Nie zeznawaj w obecności osoby, która mogłaby ci podpowiadać, nawet z dobrej woli. Organ może zapytać, kto jest w pomieszczeniu.
• Nie nagrywaj przesłuchania na własną rękę i nie wrzucaj fragmentów do internetu. Nagranie robi organ, a samowolne utrwalanie może być potraktowane jako naruszenie porządku czynności.
• Nie przemilczaj problemów z jakością połączenia ani z tłumaczeniem, żeby nie sprawiać kłopotu. Zgłoszone w trakcie trafiają do protokołu, zgłoszone później brzmią jak wymówka.
• Nie omawiaj sprawy w grupach i na komunikatorach, zwłaszcza ze świadkami, bo każda taka rozmowa może zostać przedstawiona jako uzgadnianie wersji.

Wszystkie te zakazy mają wspólną przyczynę: przesłuchanie jest czynnością procesową, a nie rozmową. Liczy się, kto jest obecny, w jakich warunkach i co zostało zapisane. Jeżeli masz wątpliwość, czy coś wolno zrobić, zapytaj przed, nie po. Pytanie zadane obrońcy kosztuje chwilę, a naprawianie skutków samowolnego ruchu może zająć miesiące i podważyć wiarygodność zeznań, które same w sobie były rzetelne.

Gdy sprawa dotyczy Włoch i Polski naraz

Między Włochami a Polską nie ma różnicy stref czasowych, więc problem z godziną połączenia nie istnieje. Trudność leży gdzie indziej: w zgraniu kalendarzy włoskiego urzędu, polskiego organu i obrońców, którzy działają w odrębnych porządkach prawnych i muszą wiedzieć, kto za co odpowiada.

Gdy czynność ma być wykonana w Polsce, wniosek z Włoch przechodzi przez wiele rąk. Dokumenty bywają tłumaczone, a każde tłumaczenie to dodatkowy czas i dodatkowe ryzyko nieścisłości. Poczta tradycyjna jest wolna, dlatego sprawy pilne prowadzi się elektronicznie, a oryginały dosyła później.

Dokumenty wystawione w Polsce, a przedstawiane we Włoszech, często wymagają tłumaczenia przysięgłego i potwierdzenia ich autentyczności. Zaświadczenie od lekarza, od pracodawcy albo z urzędu stanu cywilnego, które po polsku jest zrozumiałe, dla włoskiego organu jest pustą kartką, dopóki nie zostanie przełożone i oznaczone w przewidziany sposób. Z tym trzeba ruszać wcześnie, bo bez tego wniosek nie ma załączników.

Polski konsulat może pomóc w sprawach organizacyjnych, ale nie występuje jako obrońca i nie ingeruje w przebieg czynności. Jeżeli przesłuchanie ma odbyć się w jego pomieszczeniach, trzeba to uzgodnić osobno i z odpowiednim wyprzedzeniem.

Obrońca włoski i obrońca polski powinni dostać te same materiały, w tym samym czasie, i ustalić, kto zadaje pytania, kto zgłasza zastrzeżenia, a kto pilnuje protokołu. Brak takiego ustalenia kończy się tym, że po czynności nikt nie wie, czy zastrzeżenie zostało zgłoszone.

Jak studio organizuje przesłuchanie na odległość

Zlecenie przyjmujemy po krótkiej rozmowie telefonicznej albo wiadomości na adres avvmassimoromano@gmail.com. Prosimy o skan wezwania i o dane kontaktowe, a także o informację, w jakim charakterze jesteś wzywany: świadek, pokrzywdzony czy oskarżony. Od tego zależy cała dalsza strategia.

Podczas rozmowy wstępnej ustalamy, czy w ogóle jest sens występować o udział zdalny, jakie dokumenty trzeba przygotować i kto ma je przetłumaczyć. Pytamy też o warunki techniczne, bo wniosek, który obiecuje coś niemożliwego, jest gorszy niż brak wniosku.

Dokumenty można przesyłać w oryginale, także po polsku. To, co wymaga tłumaczenia, zlecamy tłumaczowi, a ty dostajesz informację, co zostało przełożone i kiedy. Rozmowy prowadzimy w języku, który jest dla ciebie wygodny, a przy czynnościach wymagających tłumacza ustalamy go z wyprzedzeniem, nie w dniu przesłuchania.

Studio ma siedziby w Rzymie, Mediolanie i Neapolu, co ułatwia kontakt z organami w różnych częściach kraju. Kiedy sprawa dotyczy też Polski, współpracujemy z korespondentem w Polsce, którego zadaniem jest dopilnować, by czynność wykonana tam odpowiadała temu, o co wnioskowaliśmy.

W dniu przesłuchania jesteśmy osiągalni telefonicznie, a po jego zakończeniu przekazujemy ci najważniejsze wnioski: co zostało zaprotokołowane, jakie zastrzeżenia zgłoszono i co dalej.

Jeżeli wolisz, możemy przed przesłuchaniem odbyć próbne połączenie, aby sprawdzić dźwięk, obraz i układ pomieszczenia. Taka próba nie zmienia treści zeznań, a usuwa większość kłopotów technicznych, które w dniu czynności są najtrudniejsze do opanowania.

Słowa, które znajdziesz na dokumentach

• citazione albo decreto di citazione: wezwanie do stawienia się przed organem w określonym dniu i miejscu. Zawiera sygnaturę sprawy i charakter, w jakim jesteś wzywany.
• udienza: posiedzenie albo rozprawa. To na nim odbywają się przesłuchania i to ono bywa wyznaczone na dzień, w którym nie możesz przyjechać.
• testimone: świadek. Obowiązuje go prawda i stawiennictwo, chyba że organ postanowił inaczej.
• persona offesa: pokrzywdzony. Ma własne prawa w postępowaniu, także w sprawie sposobu składania zeznań.
• videoconferenza albo collegamento da remoto: połączenie zdalne, w którym uczestnik widzi i słyszy organ, a organ widzi i słyszy jego.
• verbale: protokół. To, co się w nim znajdzie, staje się materiałem w sprawie, dlatego zastrzeżenia muszą być w nim odnotowane.
• interprete: tłumacz ustny. Jego zadaniem jest przekładać wszystko, co mówi organ i co mówisz ty, bez skracania.
• difensore di fiducia: obrońca z wyboru, czyli ten, którego wskazujesz sam, w odróżnieniu od obrońcy wyznaczonego z urzędu.

Jeżeli na otrzymanym dokumencie jest słowo, którego tu nie ma, prześlij skan. Wyjaśnimy je razem z dokumentem, a nie osobno.

Warto też wiedzieć, że na włoskich dokumentach imię i nazwisko bywają zapisane w innej kolejności niż w polskich dowodach, a polskie znaki diakrytyczne znikają. Jeżeli twoje dane wyglądają inaczej niż w paszporcie, zgłoś to od razu, bo rozbieżność utrudnia późniejsze doręczenia i potwierdzenie tożsamości przy połączeniu zdalnym.