Modelul organizatoric ca apărare a firmei

Cine citește despre modelul organizatoric după o investigație la firmă

Cel mai des ajunge aici administratorul unei societăți mici sau mijlocii, condusă de un român în Italia, care a aflat că firma lui este cercetată pentru o faptă comisă de un angajat sau de un colaborator. El nu a făcut nimic, spune, dar răspunderea nu cade doar pe persoană, ci și pe firmă. Nu înțelege cum o societate care nu a gândit niciodată un asemenea risc poate fi trasă la răspundere.

Altă situație este a contabilului sau a consultantului care a avut solicitarea de documente de la autorități și nu știe ce are voie să predea. Sau a unui angajat care a fost chemat să dea o declarație despre cum se iau deciziile în firmă și se teme să nu spună ceva ce ar putea strica firma sau pe el însuși. Mai sunt asociații care vor să știe dacă își pot proteja afacerea fără să se expună personal.

În sfârșit, ajung aici proprietarii de firme din România cu o filială sau cu un punct de lucru în Italia, care află că regulile de aici cer ceva ce acasă nu li se cerea. Întrebarea lor este dacă un document existent în România ajunge sau dacă trebuie refăcut. Toți caută aceeași lămurire: ce trebuie să existe, ce nu mai poate fi creat și ce se face în clipa în care ancheta a început.

Hotărâri de luat acum, cât timp firma este sub observație

Întrebarea de început este dacă firma are un apărător propriu, diferit de cel al administratorului. Interesele lor pot diverge: firma se apără arătând că faptul a fost comis de o persoană care a încălcat regulile, iar persoana se poate apăra arătând că regulile nu existau sau nu erau urmate. Cine reprezintă poziții opuse în același dosar riscă un conflict. Prețul este un onorariu în plus, dar lipsa lui poate costa mai mult.

• Predarea documentelor. Dacă autoritățile cer acte, sunt de predat cele cerute, nu mai mult; ce se dă în plus nu se mai poate retrage. Selecția se face cu apărătorul, cu o listă a ceea ce pleacă.
• Adoptarea sau actualizarea unui model acum. Poate arăta bunăvoință pentru viitor, dar nu înlocuiește un model existent înainte de fapte. Un document nou, făcut după începerea anchetei, nu poate fi prezentat ca fiind mai vechi.
• Schimbarea administratorului sau a persoanelor cheie. Poate arăta reacție, dar și poate fi citită ca recunoaștere sau poate crea goluri de funcționare. Se hotărăște cu apărătorul, în funcție de dosar.

Alegerea se face cu cifrele și actele în față. Evitați să acționați din reflex: ordinea corectă este înțelegerea, apoi decizia.

Dacă nu sunteți sigur ce rol au avut persoanele cheie în fapte, nu vorbiți cu ele despre dosar fără apărător; conversațiile dintre colegi pot fi citate și pot crea contradicții între versiuni.

Dosarul de pus la punct înainte ca autoritatea să ceară

Apărarea firmei se bazează pe dovezi că modelul a fost adoptat și aplicat. Adunați:

• modelul în forma lui oficială, cu data adoptării și cu hotărârea organului de conducere care l-a aprobat;
• harta riscurilor: ce zone ale activității au fost identificate ca expuse și cum au fost analizate;
• protocoalele pentru deciziile critice: cine autorizează o plată, cine semnează un contract, cine verifică un furnizor;
• procesele-verbale ale organismului de supraveghere, cu întâlniri, controale și rapoarte, ca să se vadă că a funcționat;
• dovezi de formare: liste de prezență, materiale, certificate, cu date, pentru a arăta că angajații au fost instruiți;
• evidențe ale sancțiunilor disciplinare aplicate, chiar dacă puține, ca să se vadă că sistemul există în practică;
• organigrama și fișele de post, pentru a se vedea cine avea ce atribuții la data faptei;
• orice comunicare internă în care se cer sau se explică reguli, mesaje către echipă, instrucțiuni, avertismente.

Păstrați totul în original și în copii electronice, fără modificări. Dacă ceva lipsește, spuneți-i apărătorului ce lipsește; nu reconstituiți din memorie și nu antedatați. O copie veche, cu lipsuri, este mai de încredere decât o copie perfectă, făcută recent.

Faceți o cronologie a adoptării modelului: cine l-a propus, cine l-a aprobat, când a fost explicat angajaților și când a fost aplicat în practică. Datele reale, chiar dacă sunt târzii, sunt cele care contează.

Ce se schimbă pentru firmă, pentru oameni și pentru contracte

O investigație asupra firmei se simte în fiecare zi. Banca poate cere explicații, poate îngheța linii de credit sau poate întârzia o plată. Clienții mari, mai ales cei publici, pot suspenda colaborarea până la lămurire, iar un concurent poate folosi vorba. O participare la o licitație poate fi pusă în discuție, iar contractele în curs pot fi renegociate.

Pentru oameni, schimbarea e mai apropiată: angajații se tem pentru locuri, administratorul poartă povara reputației, iar contabilul aude de la toți aceeași întrebare: «ce se întâmplă cu noi?». Statele de plată trebuie respectate, chiar dacă încasările întârzie. O parte din echipă poate pleca, iar cei rămași lucrează sub o presiune care încurcă munca.

Dacă firma este deținută de români și are legături cu familia din țară, apar și întrebări privind banii: de unde vin capitalurile, cum se explică transferurile dintre România și Italia. Un asigurător poate refuza acoperirea, iar un partener poate cere clauze noi. Zilele de dinaintea unei audieri sunt cele în care se hotărăște cum se comunică cu angajații, ce se spune clienților și cum se păstrează activitatea. Cereți apărătorului un plan scris, cu cine vorbește cu cine și ce, pentru ca fiecare să spună aceeași versiune a faptelor, fără să inventeze.

Întrebările care se pun înainte să vină autoritatea

• Firma are un model adoptat și aplicat, și există hârtii care o dovedesc cu data lor reală?
• Organismul de supraveghere este autonom și are mijloace, sau figurează doar pe hârtie?
• Sistemul disciplinar a fost folosit vreodată și cum se poate arăta acest lucru?
• Formarea angajaților este documentată și datată?
• Dacă modelul a fost adoptat după faptă, ce valoare mai are în apărare?
• Administratorul și firma pot avea același apărător sau trebuie separați?
• Ce documente pot fi cerute de autorități și ce pot refuza să predau?
• Cum comunic cu angajații fără să par că îi influențez?
• Dacă firma are sediul în România și o filială în Italia, ce reguli se aplică și cine răspunde?

Cereți răspunsurile în scris. Dacă avocatul nu poate spune pe loc, e firesc; neliniștitor este un răspuns care sună sigur fără să fi văzut actele.

Mai întrebați cine din firmă poate vorbi cu autoritățile în numele ei și ce are voie să spună fără apărător. Întrebați și dacă o investigație asupra firmei poate duce la suspendarea unor activități, la excluderea de la licitații sau la măsuri asupra conturilor, și ce se poate face imediat pentru a le limita. Întrebați și cum se explică angajaților situația, fără a li se promite lucruri care nu depind de dumneavoastră.

Gesturi care distrug apărarea firmei

• Nu antedatați documente. Un model scris acum și prezentat ca fiind mai vechi este o falsificare, iar descoperirea ei distruge orice altă dovadă.
• Nu ștergeți mesaje, e-mailuri sau fișiere. Autoritatea le poate recupera, iar ștergerea arată ascunderea.
• Nu dați instrucțiuni angajaților despre ce să declare. Presiunea asupra martorilor este o problemă separată și mai gravă.
• Nu mutați bunuri sau bani către alte firme. Mutările după începerea anchetei sunt interpretate ca încercare de a ascunde patrimoniul.
• Nu modificați evidențele contabile. Corecturile ulterioare se văd și întăresc suspiciunea.
• Nu vorbiți cu presa și cu concurenții despre anchetă. Ce spuneți se întoarce împotriva firmei.
• Nu lăsați toate deciziile pe seama contabilului. Răspunderea de a gândi un model aparține conducerii.

Aceste reguli se aplică și când ancheta pare departe. Mulți administratori își dau seama târziu că cea mai bună apărare nu este un document nou, ci o imagine corectă a ceea ce s-a făcut cu adevărat. De aceea, orice impuls de a «pune în ordine» actele înainte de o verificare trebuie oprit și discutat cu apărătorul. Ce pare o curățenie poate fi citit ca ascundere.

Aceleași reguli privesc și grupurile de mesaje ale echipei. Un mesaj de tipul «să nu spunem nimic» sau «lăsați că aranjez eu» poate fi citat mai târziu ca dovadă de înțelegere. Cereți colaboratorilor să păstreze sobrietatea în scris și să vorbească direct cu apărătorul dacă au nelămuriri.

Firma într-o țară, grupul în alta

Multe societăți conduse de români sunt parte dintr-un grup: o firmă-mamă în România, o filială sau mai multe filiale în Italia. Aici apare întrebarea cine adoptă modelul, ce reguli se aplică, cine răspunde. Un document românesc, scris pentru regulile de acolo, nu ține loc de model pentru entitatea italiană; trebuie gândit pentru activitatea din Italia, cu riscurile ei.

Actele interne sunt de obicei în română, iar autoritatea italiană cere traduceri oficiale. Procedurile, protocoalele și rapoartele se traduc de un traducător recunoscut, iar diferențele de formulare pot schimba sensul. Cereți apărătorului să stabilească ce documente se traduc integral și care pot fi rezumate. Transferurile de bani între firma-mamă și filială trebuie explicate cu contracte și facturi; o sumă fără explicație poate trezi întrebări.

Consulatul României nu intervine în dosarele societăților, dar poate indica cum se obțin copii certificate ale actelor românești, de pildă extrase din registrul comerțului. Un avocat din România poate verifica ce există acolo și poate coordona cu cel din Italia pentru ca apărarea să nu se contrazică. Informațiile circulă între state, deci o anchetă într-o țară poate ajunge în cealaltă. Orice comunicare între firma-mamă și filială despre anchetă trebuie făcută cu grijă, de preferință prin avocați.

Dacă firma are administratori sau asociați în România, spuneți apărătorului cine sunt și ce roluri au; ei pot fi chemați să dea explicații, iar absența lor din Italia nu îi scutește de întrebări.

Cum lucrăm cu firmele și cu administratorii lor

Încredințarea apărării se face printr-un mesaj la adresa avvmassimoromano@gmail.com sau printr-un apel la telefonul studiului. Ne trimiteți actul prin care autoritățile au cerut documente, modelul firmei, dacă există, și o scurtă descriere a activității. Dacă ancheta vizează și o persoană, spuneți-ne de la început, pentru a vedea dacă interesele coincid.

La discuția de început procedăm astfel: separăm poziția firmei de cea a persoanelor și facem o listă a documentelor care există și a celor care lipsesc. Apoi stabilim ce se predă, ce se pregătește și cine vorbește cu autoritatea. Dacă firma nu are un model sau îl are doar formal, discutăm sincer ce se poate face acum și ce nu se mai poate recupera.

Lucrăm în limba în care vă este cel mai ușor, iar actele italiene vi le explicăm pe românește. Avem sedii la Roma, la Milano și la Napoli, ceea ce ne apropie de autoritatea care a deschis ancheta. Pentru documentele aflate în România, lucrăm cu un corespondent de acolo. Pentru urgențe, de pildă o cerere de predare imediată a actelor, telefonul este calea cea mai rapidă, iar mesajul scris vine apoi ca să fixeze ce am hotărât.

Dacă firma are un contabil sau un consultant extern, îl includem în discuție doar cu acordul dumneavoastră și cu clarificarea rolului lui, pentru a evita ca ce spune el să fie citit ca declarație a firmei.

Termenii pe care îi veți auzi când se discută apărarea firmei

Pe acte și în discuții veți găsi aceste expresii; pe documente ele sunt în italiană, iar traducerea o obțineți de la avocat sau de la interpret.

• Modelul organizatoric: setul de reguli și proceduri prin care firma încearcă să prevină faptele ilicite ale celor care lucrează pentru ea.
• Cartografierea riscurilor: identificarea zonelor din activitate unde s-ar putea comite fapte ilicite.
• Protocoalele: regulile scrise după care se iau deciziile critice, de pildă cine aprobă o plată.
• Separarea funcțiilor: împărțirea sarcinilor astfel încât aceeași persoană să nu poată autoriza și executa o operațiune financiară.
• Organismul de supraveghere: organul autonom, cu puteri reale, care verifică dacă modelul este aplicat.
• Sistemul disciplinar: sancțiunile prevăzute și aplicate efectiv pentru cine încalcă regulile.
• Formarea: instruirea documentată a angajaților despre regulile firmei.

Pentru instanță, un model nu valorează prin existența lui pe hârtie, ci prin aplicarea reală, dovedită cu documente și cu date reale.

Aceste noțiuni nu sunt formule magice: un model bun pe hârtie poate să nu ajute dacă nu a fost aplicat, iar un model modest, aplicat cu consecvență, poate cântări mult. Cereți apărătorului să vă arate, pentru fiecare dintre ele, ce document din firma dumneavoastră o dovedește și ce lipsește. Dacă ceva lipsește, nu inventați dovada; discutați ce se poate arăta în schimb.