Răspunderea penală a administratorilor

Decizii de luat când firma este în vizorul unei investigații

O alegere imediată este dacă răspundeți ca persoană sau ca reprezentant al societății. Aceste poziții nu coincid: societatea răspunde autonom, pe organizarea ei, iar administratorul pe ce a făcut sau a omis. O declarație dată „în numele firmei" poate fi citită și ca o declarație personală. Prețul confuziei este că spuneți lucruri care vă angajează, fără să fi vrut. Cereți să știți în ce calitate sunteți ascultat și faceți această precizare înainte de orice întrebare.

Altă alegere este cine vă apără. Interesele administratorului numit, ale celui care decidea în fapt, ale contabilului și ale societății pot fi diferite, iar un avocat care le reprezintă pe toate este într-o poziție dificilă. Când apărările se separă, fiecare are nevoie de propriul avocat, iar a împărți același avocat poate însemna a pierde. Aceasta nu înseamnă o neîncredere, ci o precauție.

Încă o alegere privește documentele. Dacă dosarul vizează decizii luate în societate, hârtiile care arată cine hotăra devin decisive: procese-verbale, mesaje, delegări, aprobări de plăți. Păstrați-le, copiați-le și nu le modificați. Dacă ați fost numit administrator fără să aveți puteri reale, trebuie să demonstrați aceasta, ceea ce cere dovezi. Iar dacă ați decis în fapt fără nicio funcție, nu ajută să vă ascundeți în spatele altora. Hotărârea de a demisiona, de a ceda funcția sau de a rămâne se ia cu avocatul, deoarece fiecare variantă are consecințe.

Cine ajunge la această pagină: formal, în fapt sau la mijloc

Unii sunt administratori numiți formal, uneori la rugămintea unei rude sau a unui asociat, care au semnat actele societății fără să participe la decizii. Au acum o convocare sau o percheziție la sediu, și își dau seama că numele lor se află pe acte pe care nu le-au scris. Se întreabă dacă răspund pentru ce n-au hotărât și cine îi poate crede că n-au știut. Mulți au semnat din încredere, nu din interes, iar acum descoperă cât de scump poate costa o semnătură pusă fără întrebări.

Alții sunt cei care au condus în fapt: au dat ordine, au aprobat plăți, au negociat cu băncile, dar n-au avut niciodată o funcție înscrisă. Cred că pentru că nu apar în registru nu pot răspunde, dar procedura penală se uită la ce au făcut, nu la ce scrie în registru. Din acest motiv, lucrul de început care trebuie lămurit este rolul real.

Mai sunt contabilii, consilierii, lucrătorii cu funcții de conducere și românii care au deschis o societate în Italia și se confruntă acum cu o verificare. În dosarele societare chestiunea de început nu este niciodată ce s-a întâmplat, ci cine decidea. Răspunde administratorul de fapt la fel ca cel de drept, iar un administrator numit care nu decidea răspunde mai puțin decât cine decidea fără nicio funcție. Pagina de față arată cum se pune această întrebare și ce documente o lămuresc.

Ce se schimbă în viața de toate zilele când societatea este investigată

Efectele ating în special banii. Conturile societății pot fi blocate, plățile către furnizori și angajați se opresc, iar clienții cer asigurări pe care firma nu le mai poate da. Salariile întârzie, ceea ce produce tensiune în echipă și risc de plecări. Banca poate cere rambursarea creditelor sau poate refuza noi finanțări. Pentru un administrator care și-a pus bunurile personale în joc, de exemplu printr-o ipotecă pe casă, investigația poate atinge direct familia.

Apoi vine reputația. Furnizorii află, concurenții aud, iar în orașul mic sau în comunitate vestea circulă repede. Un administrator investigat poate pierde și alte funcții, în alte societăți, iar o licență sau o autorizație poate fi pusă sub semnul întrebării. Pentru un străin, orice dosar privind o societate se reflectă în cererile de permis sau de cetățenie.

În familie, apar discuții grele despre bani, despre cine a știut și despre ce se va întâmpla cu locuința sau cu economiile. Copiii simt tensiunea. Timpul se scurge în convocări, în întâlniri cu contabilul și cu avocatul, în căutarea documentelor, iar munca obișnuită suferă. Cine a delegat sarcini sau a numit pe altcineva trebuie să explice, iar explicația cere acte, nu amintiri. Și nu uitați de obligațiile curente: salariile, taxele, furnizorii continuă să existe, iar nerespectarea lor în timpul investigației adaugă probleme noi, care trebuie gestionate cu grijă.

Gesturi care agravează poziția unui administrator

Greșelile din aceste dosare sunt de documentare și de comunicare. Evitați:

• să semnați declarații în numele societății fără să știți dacă vă angajează personal, pentru că planurile se amestecă ușor;
• să modificați, să antedatați sau să „retușați" procese-verbale, delegări sau registre, deoarece falsul se adaugă dosarului;
• să dați vina pe altcineva în fața autorității fără probe, pentru că afirmația se verifică și se poate întoarce împotriva dumneavoastră;
• să distrugeți sau să mutați documente ale societății, mesaje ori fișiere, chiar dacă vi se par incomode;
• să vă înțelegeți cu ceilalți implicați asupra unei versiuni comune, înainte ca fiecare să își clarifice poziția cu propriul avocat;
• să continuați să semnați plăți sau acte importante în numele societății după ce ați aflat de investigație, fără sfat;
• să transferați bunuri personale pe numele rudelor „pentru siguranță", fiindcă mutarea se vede și se interpretează;
• să discutați despre dosar în grupuri de mesaje cu angajați sau asociați;
• să acceptați în grabă o înțelegere cu un fost asociat sau cu un creditor, prin care recunoașteți roluri sau datorii, fără să fi văzut cum vor fi folosite în dosar;
• să dispuneți ștergerea e-mailurilor sau a copiilor de siguranță ale societății, chiar și „de rutină", pentru că momentul ștergerii va fi examinat;
• să refuzați orice contact cu autoritățile, inclusiv cel prin avocat, deoarece tăcerea totală poate priva societatea de apărare.

Fiecare dintre aceste gesturi pare o apărare. În realitate, el poate fi cea mai bună probă împotriva dumneavoastră.

Ce să adunați pentru a arăta cine decidea

Apărarea într-un dosar societar este documentară. Strângeți:

• actul de numire sau de înscriere a funcției, cu data și condițiile, și orice act de demisie sau de încetare;
• procesele-verbale ale organelor societății, hotărârile adunărilor, deciziile scrise, cu semnăturile;
• delegările de putere, scrise sau implicite, cu limitele lor, cu autonomia reală și cu puterea de cheltuire;
• mesaje, e-mailuri și apeluri care arată cine dădea ordine, cine aproba plățile și cine negocia cu băncile;
• accesul la conturile bancare: cine avea semnătură, parole, carduri, și ce limite de plată;
• organigrama reală a societății, cu rolurile concrete, nu doar cele din registru;
• contractele importante, cu numele celor care le-au negociat și semnat;
• o cronologie scrisă, doar pentru avocat, cu fiecare decizie importantă și cu cine a luat-o;
• polițele de asigurare ale societății, în special cele pentru răspunderea administratorilor, dacă există;
• corespondența cu contabilul, cu comisarul sau cu consilierii externi, care arată ce au recomandat și cine a hotărât în ciuda recomandării;
• statutul și actul constitutiv, cu toate modificările, pentru a vedea cine avea puteri și în ce limite.

O delegare scrisă nu exonerează automat. Pentru a produce efecte, ea trebuie să fi conferit autonomie reală și putere de cheltuire. De aceea contează nu doar actul, ci și practica: cine a hotărât efectiv și cine a doar executat. Dovedirea celui care decidea se face cu hârtii, iar ordinea lor face diferența.

Societate în Italia, asociați în România: acte, conturi și limbi

Multe societăți conduse de români au o structură între mai multe țări: asociați în România, activitate în Italia, conturi în fiecare, contabil într-un loc și administrator în altul. Aceasta complică dovedirea celui care decidea, pentru că hârtiile sunt împrăștiate și scrise în limbi diferite. Actele românești, precum contractele între asociați sau procurile, trebuie traduse și, uneori, legalizate pentru a fi folosite în Italia. Cereți-le din timp, deoarece poșta oficială durează.

Conturile deschise în România pot fi examinate prin cereri între autorități, ceea ce adaugă timp și formalități. Dacă societatea are un administrator rămas în România, citațiile pot ajunge cu întârziere sau pot ajunge la o adresă veche. Stabiliți cine ridică corespondența și cine o transmite avocatului. Diferența de fus orar este mică, dar birourile publice închid devreme, iar contabilul din România și avocatul din Italia trebuie să poată vorbi în același interval.

Consulatul poate elibera acte de identitate și de stare civilă, dar nu intervine în dosarele societare. Dacă există o investigație și în România, de exemplu fiscală, coordonarea cu un avocat de acolo este necesară, pentru ca declarațiile și documentele din sistemele respective să nu se contrazică. Un dosar cronologic, ținut în limbile țărilor implicate, ușurează munca tuturor. Dacă mai mulți asociați trăiesc în țări diferite, stabiliți cine centralizează documentele, pentru ca fiecare să nu trimită avocatului altceva. Verificați și ce asigurări are societatea pentru răspunderea administratorilor, dacă există.

Cum lucrează studiul într-un dosar privind răspunderea administratorilor

Studiul începe cu rolul. Întrebarea de început către orice persoană implicată este: ce făceați concret? Cine a numit, cine a decis, cine a plătit, cine a semnat? Din răspunsuri și din documente, avocatul întocmește o hartă a rolurilor, care arată dacă sunteți administrator de drept, de fapt, delegat sau altceva. Fără această hartă, orice strategie rămâne un ghici.

Apoi se verifică dacă apărările se pot separa. Când interesele diferă, studiul apără doar o persoană și o spune de la început, recomandând celorlalți propriul avocat. Documentele se strâng și se ordonează cronologic, iar orice declarație către autorități se pregătește cu atenție, pentru a nu angaja persoana peste ce este necesar. Nu se promite un rezultat: se promite analiză și informare la timp.

Convorbirile se pot purta în română sau în italiană, iar documentele în română se citesc direct. Dacă societatea are legături cu România, studiul colaborează cu un coleg de acolo. Un om de legătură din familie primește informațiile, iar mesajele urgente sunt citite și în afara programului. Sediile sunt la Roma, Milano și Napoli, iar consultările se pot face și la distanță. Orice act primit se fotografiază și se trimite imediat, pentru că data primirii poate conta. Dacă investigația privește mai mulți implicați, studiul explică de la început care sunt limitele a ceea ce poate face pentru fiecare, ca nimeni să nu creadă că este reprezentat de un avocat care, în realitate, apără pe altcineva.

Întrebări de pus avocatului despre răspunderea unui administrator

Un dosar societar cere întrebări precise. Pregătiți-le:

• Sunt considerat administrator de drept, de fapt sau o combinație a lor, și ce urmează din fiecare calificare?
• Dacă am fost numit fără puteri reale, cum demonstrez aceasta și ce probe sunt necesare?
• Delegarea pe care am făcut-o sau pe care am primit-o este valabilă și cum se verifică autonomia și puterea de cheltuire?
• Cine a decis efectiv și cum se dovedește, cu ce documente și martori?
• Apărările mele și ale celorlalți implicați se pot separa și ce înseamnă aceasta pentru alegerea avocatului?
• Ce spun și ce nu spun când sunt audiat, ca să nu angajez societatea sau pe mine peste necesar?
• Societatea poate răspunde autonom și cum se leagă aceasta de poziția mea personală?
• Pot demisiona cât timp dosarul este deschis și cu ce efecte?
• Ce se întâmplă cu bunurile mele personale și cu conturile societății în timpul investigației?
• Dacă mă bazez pe o delegare orală, pot dovedi existența ei și cu ce?
• Ce se întâmplă cu semnătura mea de pe actele societății dacă nu eram la curent cu conținutul lor?
• Organul de control sau contabilul pot răspunde și ei și cum influențează aceasta poziția mea?

Un răspuns bun va conține și ce nu se poate afirma încă, pentru că poziția unui administrator se vede abia după citirea documentelor. Dacă primiți o apreciere fermă fără să fi arătat nimic, e un semn de prudență.

Cuvintele pe care le veți întâlni într-un dosar societar

Actele folosesc termeni care par tehnici, dar decid totul. Administrator de drept este cel înscris în funcție, care răspunde prin funcție și obligații. Administrator de fapt este cel care exercită puterile fără funcție și răspunde la fel. Administrator fără puteri reale este cel numit, dar care nu decidea; trebuie să o demonstreze. Delegat cu autonomie este cel căruia i s-au încredințat sarcini cu putere reală de decizie și de cheltuire; răspunde în limita delegării, dacă aceasta este valabilă. Organ de control este cel care supraveghează societatea și poate răspunde pentru omisiunea supravegherii, cu condiții proprii. Societatea răspunde autonom, pe organizarea sa. Delegare este transferul de sarcini, scris sau în practică. Putere de cheltuire este capacitatea de a dispune de bani. Investigație societară este ancheta privind activitatea unei societăți. Autonomie reală înseamnă că cel căruia i s-a delegat putea hotărî pe cont propriu, nu doar executa. Omisiunea supravegherii este lipsa controlului pe care cel în drept l-ar fi putut exercita. Decidea în fapt arată persoana care ia efectiv deciziile, indiferent de funcție. Apărări separate înseamnă că fiecare implicat are un avocat propriu, când interesele diferă. Registru este evidența oficială a societății, care nu coincide întotdeauna cu realitatea. Dacă un termen din act nu apare aici, trimiteți fotografia paginii.