Para escritórios estrangeiros: correspondente em Itália

Quem escreve: o colega com um cliente, o cliente com um colega

Escreve a este escritório, antes de mais, um advogado de outro país a quem um cliente trouxe um problema com vertente italiana. Pode ser um mandado emitido por uma autoridade italiana a aguardar execução no seu país, uma apreensão de contas decretada em Itália, uma sociedade do cliente visada por uma investigação, um processo em curso em que o arguido vive longe. O colega domina o direito do seu país, conhece o cliente e a língua, mas não tem acesso aos autos italianos nem conhece os prazos do outro lado.

Escreve também o cliente que já tem advogado no seu país e que quer outro olhar em Itália, porque sente que a informação que recebe é parcial. Escreve o gabinete de uma empresa que precisa de coordenar defesas em vários países e procura quem fale com os colegas locais. E escreve, por vezes, o próprio advogado italiano de um arguido estrangeiro que precisa de um colega no país de residência da pessoa.

Em todos estes casos o ponto de partida é igual: o trabalho não se repete, reparte-se. Cada frente corre na sua jurisdição, com prazos próprios, e só funciona se a repartição estiver clara desde o início. Esta página explica como se faz essa divisão, o que um correspondente em Itália trata e o que continua a pertencer ao colega, sem prometer resultados e sem substituir a análise de cada caso concreto.

As decisões de repartição que se tomam no contacto inicial

No arranque de uma colaboração entre escritórios há escolhas que parecem administrativas e que moldam o resto do caso. Cada uma tem um preço.

A decisão principal é quem lidera a estratégia. Um modelo atribui a liderança ao escritório do país onde o cliente vive e decide, e usa o correspondente como braço italiano; outro entrega-a a quem tem a frente mais pesada, geralmente a italiana, quando o processo principal corre em Itália. Não há resposta única: depende de onde se joga o essencial. O que não funciona é nenhum liderar, porque então as decisões ficam por tomar ou são tomadas em contradição.

Outra escolha é como se comunica com o cliente. Uma voz única, a do colega, simplifica e evita mensagens cruzadas, mas distancia o cliente do advogado italiano; contacto direto aproxima, mas pode gerar versões diferentes. Há ainda a decisão sobre quem paga o quê: honorários, traduções, certificações, deslocações. Esclarecer isto cedo evita mal-entendidos. Por fim, escolhe-se que informação se partilha e com que cuidados, tendo em conta que o dever de reserva de cada advogado se rege pelo seu próprio ordenamento. O que se fixa por escrito no início poupa discussões quando o prazo aperta.

Seja qual for a escolha, fixe-a por escrito entre escritórios e informe o cliente, para que ninguém tenha de reconstituir de memória quem decidiu o quê.

O que o colega deve enviar para começar o trabalho em Itália

Para que o correspondente italiano comece depressa, convém enviar o material seguinte, ordenado e legível.

• A decisão ou o mandado italiano, na versão que o cliente recebeu, com a data de notificação: dela depende a contagem dos prazos italianos.
• Os atos do processo no vosso país, por exemplo o pedido de execução, a decisão do tribunal local e as datas das audiências.
• Dados exatos do cliente: nome como consta nos documentos, nacionalidade, residência, situação de trabalho e familiar.
• Procuração a favor do correspondente, na forma que o foro italiano aceitar, com a legalização necessária.
• Cópia dos autos já obtidos, com indicação do que falta, para que o correspondente peça o restante.
• Documentos de apoio emitidos no vosso país, como certidões, registos e comprovativos, com tradução se já existir.
• Calendário comum com prazos de cada jurisdição, para que ninguém dependa de lembranças.
• Contactos diretos do colega e de quem coordena o caso, com horários e línguas de trabalho.

Se faltar algum destes elementos, envie o que tem e diga o que falta: um arranque com material incompleto, mas organizado, é preferível a uma espera por uma pasta perfeita, porque os prazos italianos correm desde a notificação. O correspondente pode pedir os autos e identificar o que ainda é necessário, e o colega concentra-se em obter junto do cliente os documentos do seu país. Indique também quem, no seu escritório, é o contacto principal.

O que a repartição de tarefas muda para o cliente

Para o cliente, a divisão entre escritórios traduz-se em consequências concretas. Começa pela comunicação: em vez de um interlocutor, passa a ter mais de um, e precisa de saber a quem pergunta o quê. Um cliente que ouve versões diferentes de cada advogado fica confuso e desconfiado; por isso convém que ambos falem de forma consistente e que o cliente tenha um ponto de contacto principal.

Os custos também mudam. Escritórios em países distintos significam estruturas de honorários separadas, tradução e certificação de documentos, deslocações a audiências e, por vezes, peritos em cada país. O cliente deve receber uma estimativa clara do que cada frente custa e do que depende de decisões futuras, para não se surpreender com faturas. A coordenação tem um preço, e esse preço protege contra erros que custariam muito mais.

No dia a dia, há prazos que o cliente tem de cumprir pessoalmente: assinar procurações, fornecer documentos, comparecer a audiências ou a atos de identificação. Cada jurisdição tem as suas exigências de forma, e um cliente que viva longe precisa de planear com antecedência. Há ainda a gestão da informação junto de empregador, família e parceiros: o que se diz num país será lido noutro, e o cliente deve falar do caso com prudência, seguindo a linha combinada pelos advogados.

Perguntas que o colega deve fazer ao correspondente

Estas perguntas são as que mais rendem quando feitas logo no início da colaboração.

• Que prazos italianos correm neste momento, e quem os acompanha na prática?
• Que autos já foram consultados, e o que falta pedir?
• Em que língua se trabalha entre nós, e quem assegura as traduções de cada peça?
• Como se divide a estratégia: quem decide o quê, e como se resolve uma divergência?
• Que documentos do meu país precisam de legalização para valerem em Itália, e que forma é exigida?
• O cliente tem de comparecer em Itália, ou pode ser representado ou ouvido à distância?
• Há risco de um pedido de entrega ou de uma medida cautelar que afete o cliente no meu país?
• Que honorários e despesas prevê cada frente, e como se faturam?
• Como se assegura a confidencialidade da informação trocada entre escritórios?

Anote as respostas e peça-as por escrito sempre que possível. Estas perguntas definem a colaboração: quem acompanha que prazo, em que língua se trabalha e como se decide quando há divergência. Muitas colaborações entre escritórios falham não por falta de competência, mas por falta de uma regra clara sobre estas questões. Quem as faz no início evita descobrir durante o caso que cada um esperava que o outro tratasse de um prazo. Guarde as respostas num documento partilhado, que ambos possam consultar e atualizar, e inclua o calendário de prazos de ambos os países. Uma boa colaboração é aquela em que o cliente nunca precisa de perguntar quem está a tratar de quê.

O que evitar na colaboração entre escritórios

Erros pequenos entre colegas produzem danos grandes ao cliente. Convém evitar os seguintes.

• Não assuma que o prazo italiano é o do seu país. Os prazos italianos correm desde a notificação legal e não esperam por traduções.
• Não repita tarefas sem coordenar. Impugnações a atacar o mesmo ponto em foros diferentes podem contradizer-se.
• Não faça declarações ao cliente sobre o direito italiano sem confirmar com o correspondente. Uma promessa errada custa credibilidade.
• Não envie documentos sem tradução quando o foro a exige. A recusa chega quando o prazo já correu.
• Não deixe o cliente falar com autoridades sem aconselhamento. O que diz num país é lido no outro.
• Não esconda ao correspondente factos desfavoráveis. A acusação costuma saber mais do que se imagina.
• Não mude de estratégia sem avisar. Uma alteração unilateral desfaz o trabalho do outro lado.
• Não publique nem comente o caso em redes ou comunicados sem acordo prévio.

A razão de fundo é a mesma em todos os pontos: numa colaboração entre países, os erros pequenos propagam-se. Um prazo contado pelo direito errado, um documento sem tradução, uma declaração incoerente entre jurisdições, tudo isso se paga com a posição do cliente. Falar antes de agir e fixar por escrito o que se combinou custa pouco e evita a maior parte dos problemas.

Ordenamentos distintos, estratégia comum

A principal dificuldade da colaboração entre países não é jurídica, mas de coordenação. Cada escritório trabalha numa língua, com um calendário e com regras de forma próprias, e o cliente fica ao centro. Documentos produzidos de um lado precisam de tradução certificada e, em muitos casos, de legalização para serem usados do outro, e esse processo leva tempo que os prazos podem não conceder. Planear com antecedência é a única forma de não perder oportunidades.

As diferenças de conceito exigem cuidado. Termos que parecem equivalentes entre ordenamentos, como queixa, acusação, prescrição ou medida cautelar, podem ter âmbitos distintos. Um colega que lê um ato italiano com os conceitos do seu direito corre o risco de concluir coisas erradas, e o correspondente deve explicar, caso a caso, o alcance real de cada expressão.

A logística pesa: fusos horários e feriados de cada país atrasam respostas; o correio internacional demora, pelo que o envio eletrónico é a regra; o consulado do cliente pode informar e apoiar, mas não intervém no mérito. Convém fixar horas de contacto regulares entre escritórios e um calendário partilhado, onde conste a data de cada prazo e quem o acompanha. Quando uma decisão num país condiciona a do outro, os advogados devem falar antes de agir, para que o cliente não fique prejudicado por uma jogada isolada.

Como o escritório trabalha como correspondente em Itália

O contacto inicial faz-se por correio eletrónico para avvmassimoromano@gmail.com ou por telefone, e a conversa decorre em português, podendo os documentos ser enviados na língua original. Pede-se ao colega que descreva em poucas linhas o caso, a fase em que se encontra em cada país e os prazos conhecidos, e que envie fotografias legíveis dos atos italianos. Não é necessário organizar tudo antes de escrever.

Na conversa inicial, o escritório explica o que pode assumir em Itália: consulta dos autos, impugnações, representação em audiências, articulação com as autoridades italianas, e o que continua a ser do colega. Fixa-se a língua de trabalho, a forma de comunicação com o cliente e o calendário comum. O mandato formaliza-se por escrito, com o cliente, e a repartição de honorários e despesas fica clara desde o início.

O escritório tem sedes em Roma, Milão e Nápoles e trabalha com colegas de vários países em grande parte à distância, por vídeo e correio eletrónico. Os pedidos urgentes, como os que envolvem uma detenção, são tratados com prioridade, mesmo fora do horário normal. Todas as comunicações relevantes são confirmadas por escrito. O escritório não promete resultados e não assume a defesa que pertence ao colega no seu país; trabalha para que as frentes de ambos os países sigam uma estratégia só.

Palavras que os colegas usam de maneira diferente

Os termos abaixo parecem iguais entre ordenamentos, mas nem sempre significam o mesmo. Convém alinhá-los no início.

Estado de execução é o país onde uma decisão estrangeira tem de ser cumprida, por exemplo onde se executa um mandado; Estado de emissão é o que a proferiu. A impugnação reparte-se entre ambos, com prazos diferentes. Correspondente é o advogado que, num país, trata da frente local de um caso cuja estratégia é partilhada.

Autos são o conjunto de peças de um processo, notificações, medidas e sentenças incluídas. Reexame é a nova apreciação de uma decisão por um tribunal superior. Tradução certificada é a que um tradutor habilitado subscreve, para valer perante um tribunal. Legalização é a formalidade que confirma a autenticidade de um documento estrangeiro.

Procuração é o documento em que o cliente dá poderes a um advogado, cuja forma varia consoante o foro. Estratégia comum é o plano partilhado entre escritórios, para que as decisões de cada frente não se contradigam. Prazo é o período em que um ato tem de ser praticado, e conta de modo diferente em cada país.

Se um colega usar um termo que lhe parece equivalente ao do seu ordenamento, confirme-o antes de o transmitir ao cliente. Em matéria de cooperação entre países, palavras como decisão, ordem e medida têm alcance diferente conforme o sistema, e uma tradução apressada pode levar o cliente a esperar algo que a lei não permite.