Dokumente für Italien übersetzen lassen

Wenn eine Frist an einem Stempel hängt: was die Übersetzung im Alltag bedeutet

Wer in ein italienisches Verfahren geraten ist und Unterlagen aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz einreichen muss, merkt schnell, dass Papier hier anders behandelt wird. Ein Zeugnis, ein Kontoauszug, ein Arbeitsvertrag, ein Arztbericht: alles muss in italienischer Sprache und in der richtigen Form vorliegen. Wer eine gute Übersetzung vorlegt, die nicht beeidigt ist, bekommt sie zurück, und mit ihr die Frist, die man damit wahren wollte. Das ist für Menschen, die ohnehin unter Druck stehen, eine besondere Härte.

Praktisch bedeutet das: Der Arbeitgeber, die Bank, die Gemeinde und das Gericht in der Heimat müssen mitspielen, und jede dieser Stellen braucht Zeit. Eine Urkunde muss oft zunächst beschafft, dann beglaubigt, dann übersetzt und schließlich beeidigt werden. Wer in dieser Reihenfolge arbeitet, verliert Tage, die er nicht hat. Angehörige, die in der Heimat Unterlagen besorgen sollen, brauchen klare Anweisungen: welche Urkunde, in welcher Fassung, in wie vielen Ausfertigungen.

Auch Kosten spielen eine Rolle. Die beeidigte Übersetzung kostet mehr als eine einfache, und wer viele Seiten hat, zahlt entsprechend. Dazu kommen Gebühren für Beglaubigungen, Porto und gegebenenfalls Eilzuschläge. Wer das früh einplant, vermeidet Überraschungen. Wer erst kurz vor einem Termin beginnt, zahlt häufig doppelt.

Für Berufstätige ist die Sache zusätzlich unbequem: Termine beim Notar, beim Konsulat oder beim Gericht müssen in die Arbeitszeit passen. Wer nicht vor Ort ist, kann vieles über Bevollmächtigte erledigen lassen, braucht dafür aber wiederum eine Vollmacht in der richtigen Form. Klären Sie früh, wer in der Heimat für Sie handeln darf und was er dafür braucht.

Unterschätzt wird auch der Aufwand für Vollmachten und Erklärungen. Eine Vollmacht für den Verteidiger oder für einen Angehörigen in der Heimat muss in einer Form erteilt werden, die in Italien anerkannt wird, und das heißt oft: schriftlich, mit beglaubigter Unterschrift und gegebenenfalls übersetzt. Wer eine Vollmacht in der falschen Form schickt, verliert Tage. Fragen Sie vorher, welche Form gebraucht wird und wo Sie die Beglaubigung bekommen.

Auch persönliche Daten sind ein Thema: Urkunden enthalten Angaben über Familie, Gesundheit und Vermögen. Geben Sie sie nur an Stellen, die sie brauchen, und nicht an anonyme Online-Dienste. Ein seriöser Übersetzer bestätigt, wie er mit Ihren Daten umgeht.

Unterlagen, die typischerweise gebraucht werden

Welche Papiere im Einzelfall nötig sind, sagt Ihr Verteidiger. Typischerweise gehören dazu:

• Personenstandsurkunden: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, wenn Verwandtschaft oder Familienstand eine Rolle spielen.
• Führungszeugnis oder Auszug aus dem Strafregister: wenn die Vorgeschichte relevant ist.
• Meldebescheinigungen: sie belegen Wohnsitz und Aufenthalt.
• Arbeitsverträge, Gehaltsnachweise und Bescheinigungen des Arbeitgebers: sie belegen berufliche Bindungen.
• Kontoauszüge und Steuerbescheide: sie belegen Herkunft und Verwendung von Geld.
• Ärztliche Atteste und Gutachten: sie belegen gesundheitliche Gründe.
• Gerichtliche Entscheidungen aus der Heimat: Urteile, Beschlüsse, Haftbefehle.
• Vollmachten: für Bevollmächtigte in der Heimat und für den Verteidiger in Italien.

Legen Sie für jede Urkunde eine Karte an: Name, Aussteller, Datum, Zweck, Stand der Beglaubigung, Stand der Übersetzung, Frist. So behalten Sie den Überblick, auch wenn viele Personen helfen. Bitten Sie ausstellende Stellen ausdrücklich um Ausfertigungen, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, und fragen Sie, ob eine mehrsprachige Fassung möglich ist. Wer bei der Beschaffung improvisiert, bekommt häufig Dokumente, die nur im Inland anerkannt sind, und verliert Zeit.

Die Entscheidungen, die jetzt anstehen

Bei Übersetzungen und Beglaubigungen stehen mehrere Weichen an, die sich auf Zeit und Geld auswirken.

Alles übersetzen lassen oder nur das Nötige. Eine Übersetzung aller Unterlagen ist sicher, aber teuer und langsam. Eine Auswahl spart Geld, riskiert aber, dass später etwas fehlt und eine Frist verstreicht. Fragen Sie Ihren Verteidiger, welche Unterlagen das Gericht tatsächlich braucht.

Übersetzer in Italien oder in der Heimat beauftragen. Ein Übersetzer in Italien kann die Beeidigung vor dem Gericht erledigen und kennt die Anforderungen. Ein Übersetzer in der Heimat kann günstiger sein, braucht aber die Beeidigung vor einer befugten Stelle, etwa vor einem Notar oder der konsularischen Vertretung. Der Preis des einen Weges ist das Honorar, der des anderen der organisatorische Aufwand.

Apostille oder Legalisation. Je nach Herkunft der Urkunde ist eine Beglaubigung durch eine Behörde nötig. Das dauert und kostet. Wer das übersieht, steht mit einer nutzlosen Urkunde da.

Eilauftrag oder Normalauftrag. Wenn eine Frist läuft, kann ein Eilauftrag nötig sein. Der Preis: höhere Kosten und weniger Zeit für die Prüfung der Übersetzung.

Die Reihenfolge festlegen. Welche Unterlagen zuerst besorgt werden, entscheidet über die Zeit. Beginnen Sie mit denen, die Behörden am langsamsten ausstellen, etwa Auszüge aus Registern oder Bescheinigungen, und lassen Sie die für später, die sich schnell beschaffen lassen. Der Preis: Sie planen, bevor Sie handeln. Der Vorteil: Sie vermeiden, dass eine Urkunde fehlt, wenn alles andere schon bereit ist.

Originale oder Kopien verwenden. Manche Stellen verlangen Originale, andere beglaubigte Kopien. Wer Originale aus der Hand gibt, riskiert Verlust. Wer Kopien einreicht, riskiert Zurückweisung. Klären Sie mit dem Verteidiger, was in Ihrem Verfahren verlangt wird.

Was Sie bei Übersetzungen besser lassen

• Keine Übersetzung durch Familienmitglieder oder Bekannte: sie wird nicht angenommen, auch wenn sie sprachlich einwandfrei ist.
• Keine Online-Übersetzung ohne Beeidigung einreichen: sie wird zurückgewiesen.
• Keine Originale hergeben, ohne Kopien zu machen: Originale gehen verloren oder bleiben in der Akte.
• Keine Veränderung an Urkunden: auch keine Korrekturen von Tippfehlern, die nicht von der ausstellenden Stelle stammen.
• Keine Unterlagen an unbekannte Dienstleister geben: sie enthalten persönliche Daten.
• Nichts unterschreiben, was Sie nicht verstehen: auch keine Vollmacht in einer Sprache, die Sie nicht lesen.

Lassen Sie auch Unterlagen nicht von Personen übersetzen, die selbst im Verfahren eine Rolle spielen, etwa von Mitbeschuldigten oder Geschädigten. Ihre Übersetzung wird nicht nur formal abgelehnt, sie wirft auch Fragen nach Neutralität auf. Und prüfen Sie, bevor Sie etwas einreichen, ob Namen, Daten und Zahlen übereinstimmen: Ein Tippfehler im Namen kann dazu führen, dass die Urkunde einer anderen Person zugeordnet wird. Lassen Sie sich die fertige Übersetzung vor der Beeidigung vorlegen und lesen Sie sie, soweit Sie können.

Fragen an Ihren Verteidiger zu Übersetzung und Beglaubigung

• Welche Unterlagen müssen übersetzt werden, und welche genügen in Kopie?
• In welcher Form muss die Übersetzung vorliegen: beeidigt, beglaubigt oder einfach?
• Wo kann ich die Beeidigung vornehmen lassen: in Italien, in der Heimat oder bei der konsularischen Vertretung?
• Brauche ich eine Apostille oder Legalisation, und wo bekomme ich sie?
• Wie lange dauert der Vorgang, und welche Fristen laufen?
• Was kostet es, und wer zahlt bei Eilaufträgen?
• Was gilt in der Provinz Bozen, wo Deutsch als Verfahrenssprache zugelassen ist?
• Wie müssen Vollmachten für Angehörige in der Heimat aussehen?
• Wer prüft, ob die Übersetzung vollständig ist?

Fragen Sie außerdem, ob es Unterlagen gibt, die Sie nicht übersetzen lassen müssen, weil sie lediglich zur Information beigefügt werden, und wie viele Ausfertigungen Sie brauchen. Erkundigen Sie sich auch, ob Übersetzungen Ihres Verteidigers oder Ihres Beraters aus der Heimat akzeptiert werden und wer die Kosten vorstreckt.

Begriffe aus Anforderungen und Beschlüssen

Die beeidigte Übersetzung ist eine Übersetzung, bei der der Übersetzer seine Arbeit vor einer befugten Stelle beschwört. Die Beeidigung erfolgt vor Gericht, vor einem Notar oder vor der konsularischen Vertretung. Das Beeidigungsprotokoll ist das Dokument, das den Eid festhält. Die Apostille ist die vereinfachte Beglaubigung, mit der eine öffentliche Urkunde im Ausland anerkannt wird. Die Legalisation ist die förmliche Bestätigung der Echtheit einer Urkunde, wo keine Apostille möglich ist. Die Ausnahme in der Provinz Bozen betrifft die Verfahrenssprache, die dort Deutsch sein kann. Die Frist ist der Zeitraum, innerhalb dessen etwas einzureichen ist. Wenn ein Wort auf einem Schriftstück nicht klar ist, fragen Sie nach, bevor Sie unterschreiben.

So arbeitet die Kanzlei bei Übersetzungen und Beglaubigungen

Der Kontakt beginnt mit einem Anruf oder einer E-Mail. Schildern Sie kurz, welche Unterlagen Sie haben und wofür sie gebraucht werden. Im Erstgespräch klärt die Kanzlei, welche Unterlagen das Gericht verlangt, in welcher Form und bis wann. Danach erhalten Sie eine Liste, die Sie abarbeiten können, mit Hinweisen, wo Sie was bekommen.

Die Kanzlei arbeitet mit Übersetzern zusammen, die beeidigt sind und die Anforderungen italienischer Gerichte kennen. Sie koordiniert Termine für die Beeidigung und gibt Hinweise zu Beglaubigungen. Die Gespräche werden auf Deutsch geführt. Die Kanzlei ist in Rom, Mailand und Neapel vertreten und für dringende Fälle erreichbar. Wenn Unterlagen aus mehreren Staaten stammen, sorgt sie dafür, dass sie in der richtigen Reihenfolge aufbereitet werden.

Wir versprechen keinen Ausgang. Wir sagen Ihnen, welche Wege es gibt, was sie kosten und wie lange sie dauern.

Praktisch läuft es so: Sie schicken Fotos der Unterlagen, die Sie haben. Die Kanzlei sagt Ihnen, welche davon übersetzt werden müssen, welche nur in Kopie genügen und welche fehlen. Dann erhalten Sie einen Zeitplan mit Fristen: bis wann welche Urkunde in der Heimat besorgt, beglaubigt und übersetzt sein muss, damit der Termin in Italien gehalten werden kann. Für Fälle, in denen Deutsch Verfahrenssprache sein kann, klärt die Kanzlei zuerst, ob sich der Übersetzungsaufwand verringern lässt.