Empresas estrangeiras investigadas em Itália

Quem chega a esta página depois de uma busca ou de uma notificação à empresa

Há quem dirija uma empresa estrangeira com atividade em Itália e tenha visto a polícia chegar a um escritório, a um armazém, a uma obra, com um mandado de busca. Levaram computadores, documentos, telemóveis. A notificação não é só para as pessoas: é para a sociedade. O administrador pergunta o que quer dizer isso e se a empresa pode continuar a trabalhar.

Há quem seja administrador de uma sociedade com sede num país, que tem filiais ou contratos em Itália, e receba uma comunicação que fala em responsabilidade da entidade. Não sabe que a sociedade pode responder por si, com processo próprio, nem se isso o afeta pessoalmente. Pergunta se tem de ir a Itália e se precisa de um advogado para a empresa e outro para si.

E há quem tenha sido empregado, responsável de uma área ou sócio minoritário, e veja a empresa investigada pelo que se passou numa obra ou num negócio. Teme que a investigação alcance o seu nome, e pergunta o que deve dizer e a quem.

A pergunta que une estas situações é: a sociedade responde pelo que acontece em Itália, mesmo que a sede esteja noutro país, e a sua defesa não coincide com a dos administradores. Esta página explica por que é que isso muda a forma de reagir logo nas horas iniciais.

O que uma investigação à empresa faz ao negócio e às pessoas

Uma investigação à sociedade atinge a atividade antes de atingir as pessoas. Se foram apreendidos computadores e documentos, a empresa perde acesso à sua memória: contratos, faturas, comunicações. Sem eles, é difícil responder a clientes, pagar fornecedores e cumprir prazos. Se a investigação toca uma obra, a obra pára; se toca um fornecimento, o fornecimento pára. Os empregados ficam sem trabalho, e a empresa perde clientes que não querem associar-se a uma investigação.

A reputação sofre depressa. Os bancos reveem limites de crédito, as seguradoras alteram condições, os parceiros comerciais suspendem contratos. Nas sanções possíveis, as interditivas podem parar a atividade, e isso pesa sobre as decisões desde o início. Quem toma decisões numa empresa em tais condições precisa de saber o que pode e não pode continuar a fazer.

Para as pessoas, o efeito é igualmente concreto. Os administradores ouvem falar de responsabilidade pessoal, os empregados ficam receosos de falar, os familiares perguntam o que aconteceu. As viagens a Itália tornam-se incertas, e há quem prefira ficar longe. A decisão de colaborar com a investigação ou de resistir tem de ser tomada depressa, e com informação, porque cada gesto fica registado.

Reagir como sociedade ou como administrador: o preço de cada decisão

Quem enfrenta uma investigação à empresa tem escolhas que não se confundem.

Um advogado para a sociedade e outro para o administrador. A defesa da sociedade e a dos administradores não coincidem. A sociedade pode defender-se mostrando que adotou e aplicou um modelo organizativo adequado e que quem cometeu o crime o fez iludindo esse modelo; isso pode colocar o administrador numa posição diferente. Um advogado comum poupa dinheiro e arrisca conflitos de interesses.

Colaborar com a investigação ou resistir. Entregar documentos quando pedidos, sem os alterar, é, em regra, o que a lei exige. Dar explicações detalhadas sem preparação pode comprometer. Resistir sem fundamento agrava. A forma de colaborar deve ser definida com o advogado.

Falar com os empregados ou calar-se. Informar a equipa é necessário para a atividade; discutir com cada um o que se passou pode ser lido como combinação de versões. Convém definir uma comunicação interna simples e uma regra: ninguém conversa sobre os factos.

Estas escolhas dependem do que a investigação alega e de quem é a pessoa chamada.

O que reunir para demonstrar o modelo organizativo e a posição de cada um

A defesa da entidade vive de documentos que mostrem como a empresa se organizava. Reúna:

• O mandado de busca e o auto de apreensão, inteiros, com a lista do que foi levado e do que ficou.
• O modelo organizativo adotado, com os procedimentos, os códigos de conduta, as políticas internas e a prova de que foram divulgados e aplicados, tudo com as datas.
• O organigrama, com a indicação de quem decidia, quem assinava e quem era responsável por cada área, à data dos factos.
• Os contratos e as comunicações relativas ao negócio ou à obra em causa, que mostram o interesse da sociedade e o papel de cada pessoa.
• Os registos de formação e de controlo interno, como atas, relatórios, auditorias, que provam a aplicação do modelo.
• Os dados da estrutura societária, sobretudo se há empresas noutros países, porque condicionam a responsabilidade.
• Os dados do advogado da sociedade, se já existe, e dos administradores, para ver se há conflito.
• A lista dos crimes mencionados nas notificações, porque só os que a lei enumera podem fundamentar a responsabilidade da entidade.

Se alguma peça foi apreendida, diga-o ao advogado, que pede cópia. Não tente refazer documentos: peça-os à origem.

Perguntas que convém fazer quando a empresa é investigada

Além de «a empresa pode continuar a trabalhar?», estas perguntas definem a defesa:

• Que crime está em causa, e consta da lista dos que podem fundamentar a responsabilidade da entidade?
• A acusação alega que o crime foi cometido no interesse ou em benefício da sociedade? Como o prova?
• Quem cometeu o crime: um administrador ou alguém sob a sua direção? O ónus da prova muda?
• O nosso modelo organizativo existia à data dos factos e era aplicado?
• As sanções possíveis incluem medidas que parem a atividade? Podem ser pedidas medidas cautelares?
• Os administradores têm uma posição diferente da sociedade? Precisamos de advogados separados?
• Como se trata a comunicação com empregados, clientes e bancos durante a investigação?
• Sendo a sede no estrangeiro, isso exclui a responsabilidade ou não?
• Quem recebe as notificações em Itália e em que morada?

Peça respostas por escrito e partilhe-as com quem decide na empresa. A matéria envolve gestão e direito, e uma resposta anotada permite que a gestão e o direito trabalhem em conjunto.

Quando a sede é de um país e a atividade de outro

A responsabilidade da sociedade não depende do local da sede: depende de o crime ter sido cometido no interesse ou em benefício da entidade, em território italiano. Isto surpreende muitos empresários, que julgam estar protegidos pelo facto de a empresa estar registada noutro país. Não estão: uma sociedade estrangeira ativa em Itália responde pelo que ali acontece, com processo próprio.

Na prática, os documentos da empresa estão em línguas diferentes e obedecem a regras de cada país. Os modelos organizativos podem ter sido elaborados para outro sistema jurídico, e demonstrar que correspondiam ao exigido em Itália é um trabalho de adaptação. As traduções demoram. O correio e a transmissão de documentos entre países perdem-se, e os fusos horários dificultam as reuniões com administradores e sócios em África, no Brasil ou noutro continente.

A notificação da sociedade estrangeira exige que haja alguém em Itália que a receba ou que tenha sido indicada uma morada. Se ninguém a recebe, o processo pode prosseguir. O consulado não representa a empresa nem intervém na matéria. Os advogados do país da sede e o de Itália devem coordenar-se, para que a sociedade e os administradores não declarem coisas diferentes e para que a defesa da entidade seja coerente com a das pessoas.

Como o escritório trata uma investigação à empresa estrangeira

A conversa inicial serve para perceber a empresa e o que aconteceu. O advogado pergunta o que a sociedade faz em Itália, quem a dirige, onde tem sede, que contratos ou obras estão em causa, o que foi levado e o que foi notificado. Pergunta também se existe um modelo organizativo e como foi aplicado. A conversa pode ser em português, por telefone ou por email, e quem está noutro país não precisa de se deslocar.

O escritório examina depois o mandado, os crimes invocados e a ligação alegada entre o crime e o interesse da sociedade. Avalia a posição da entidade e a de cada administrador, e recomenda defesas separadas quando for necessário. O mandato é dado por escrito, com procuração, e o escritório explica o que abrange e como se tratam os custos.

Quando a sede está noutro país, o escritório articula-se com os advogados locais da empresa. A família e os sócios são informados do essencial; a estratégia fica entre o advogado e quem lhe deu o mandato. Não se prometem resultados. O escritório tem sedes em Roma, Milão e Nápoles, e o endereço é avvmassimoromano@gmail.com. Uma cópia do mandado de busca, ainda por traduzir, e o organigrama da empresa bastam para começar.

O que evitar depois de uma busca na empresa

A urgência de normalizar a atividade leva a gestos que agravam.

• Não altere nem elimine documentos. Tudo o que muda depois da busca é lido como ocultação, e os registos recuperam-se.
• Não combine versões com administradores, empregados ou parceiros. A combinação cria um problema novo.
• Não transfira ativos para outras empresas ou pessoas. Pode ser lido como tentativa de frustrar sanções ou medidas.
• Não escreva ao pessoal para explicar o que se passou, em termos de factos. Uma comunicação interna deve ser neutra.
• Não contacte quem possa ter sido ouvido pela investigação para saber o que disse.
• Não prometa a clientes e bancos resultados ou explicações sem orientação do advogado.
• Não use um advogado para todos sem avaliar se há conflito entre a sociedade e os administradores.

Quem toma decisões numa empresa investigada deve continuar a gerir, mas com atenção redobrada a tudo o que escreve e assina. A regra é simples: nada de novo sobre o passado sem o advogado. A empresa pode e deve manter as suas operações correntes, pagar o que tem de pagar e atender os clientes que continuam a confiar nela; o que não deve fazer é reescrever o que se passou. Quando alguém perguntar o que aconteceu, a resposta curta e verdadeira é que a empresa está a colaborar com as autoridades e que os esclarecimentos serão prestados pelos advogados. Mais do que isso, nesta fase, só abre portas que depois custa fechar.

As palavras da responsabilidade da entidade

Estes termos aparecem nos documentos e determinam a defesa:

• Responsabilidade da entidade. A responsabilidade da sociedade pelo que acontece em Itália, com processo próprio, distinta da dos administradores.
• Interesse ou benefício. O elemento que liga o crime à entidade. Não basta ter acontecido no trabalho.
• Crimes abrangidos. Só os que a lei enumera. A lista alargou-se muito.
• Modelo organizativo. O conjunto de procedimentos e controlos adotado e aplicado pela sociedade, apreciado à data dos factos.
• Sanções pecuniárias. As multas aplicadas à entidade.
• Sanções interditivas. Medidas que podem parar a atividade, como a proibição de contratar ou de operar.
• Ónus da prova. Quem tem de provar o quê. Difere conforme o crime tenha sido cometido por um administrador ou por alguém sob a sua direção.

Se encontrar outro termo, peça ao advogado que o explique e guarde a explicação junto do documento. A expressão «interesse ou benefício» merece atenção: não basta que o crime tenha acontecido durante o trabalho, é preciso que tenha sido praticado a favor da sociedade, e é aí que muitas defesas se jogam.