O modelo organizativo como defesa da empresa
A empresa não se defende sobre os factos: defende-se sobre a sua organização. O que a pode exonerar não é possuir um documento chamado modelo organizativo, mas demonstrar que existia um modelo adotado e aplicado na prática antes dos factos. Isto interessa a administradores, a quem exerce funções de controlo e a sociedades que receberam uma busca ou uma notificação, porque a posição de cada um depende de registos que já existem ou que já não existem.
O que muda agora é o alvo da recolha: atas do organismo de vigilância, relatórios, verificações realizadas, sanções aplicadas e formação documentada, reunidos antes que os sistemas se regravem e apaguem o rasto daquilo que foi feito.
Avv. Massimo Romano — Ordine degli Avvocati di Napoli n. 14553, patrocinante in Cassazione dal 23/10/2015 — Roma, Via Avicenna 97, 00146 · Milano, Via Giuseppe Pecchio 3, 20129 · Napoli, Corso Umberto I 237, 80138 — +39 335 669 3954
Em resumo
- O exame recai sobre elementos identificados: mapeamento de riscos, protocolos de decisão, circuitos de autorização e de pagamento, organismo de vigilância, sistema disciplinar e formação.
- Cada um desses elementos tem um ponto fraco típico, do mapeamento genérico aos protocolos que ninguém segue e ao organismo sem meios nem independência.
- Um modelo adotado e nunca aplicado agrava a posição da sociedade em vez de a melhorar, porque mostra que o risco era conhecido e que nada se fez quanto a ele.
- Uma empresa que nunca aplicou uma sanção disciplinar ao longo de anos tem um sistema disciplinar teórico, e é assim que o juiz o lê.
- O modelo aprecia-se à data dos factos e não à data de hoje, pelo que adotá-lo depois de a investigação começar tem valor para o futuro e efeito limitado sobre o processo em curso.
- Essa adoção posterior pode ainda assim relevar na medida da sanção, o que é diferente de excluir a responsabilidade da entidade.
- Um modelo elaborado noutro ordenamento não corresponde automaticamente ao exigido em Itália: conta se cobre os riscos da atividade exercida em Itália e se foi aplicado nessa atividade.
- A prova da aplicação está em sistemas que se regravam, pelo que conservar os registos é decisão a tomar nos dias iniciais e não mais tarde.
O que se examina
| Elemento | Conteúdo | Onde falha |
|---|---|---|
| Mapeamento de riscos | Identificação das áreas expostas | Genérico demais |
| Protocolos | Como se tomam as decisões críticas | Não seguidos na prática |
| Gestão financeira | Circuitos de autorização e pagamento | Sem separação de funções |
| Organismo de vigilância | Autónomo e com poderes reais | Sem meios nem independência |
| Sistema disciplinar | Sanções aplicadas de facto | Nunca usado |
| Formação | Efetiva e documentada | Só no papel |
O documento não basta
Um modelo adotado e nunca aplicado agrava a posição em vez de a melhorar, porque demonstra que a empresa conhecia o risco e não agiu. O que se examina são os registos: atas do organismo, relatórios, verificações feitas, sanções aplicadas.
Uma empresa que nunca aplicou uma sanção disciplinar em anos tem um sistema disciplinar teórico, e o juiz lê-o assim.
A data conta
O modelo aprecia-se à data dos factos, não à de hoje. Adotá-lo depois da investigação começar tem valor para o futuro e efeito limitado sobre o processo em curso, embora possa relevar na medida da sanção.
A tabela confronta cada elemento examinado num modelo organizativo com o ponto em que costuma ceder.
| Elemento | Em que consiste | Onde falha |
|---|---|---|
| Mapeamento de riscos | Identifica as áreas da atividade expostas | Fica genérico e não desce ao negócio real |
| Protocolos de decisão | Dizem como se tomam as decisões críticas | Existem no papel e não são seguidos |
| Gestão financeira | Fixa circuitos de autorização e de pagamento | Concentra funções na mesma pessoa |
| Organismo de vigilância | Atua com autonomia e com poderes reais | Sem meios, sem acesso e sem independência |
| Sistema disciplinar | Prevê sanções que são efetivamente aplicadas | Nunca foi usado em caso nenhum |
| Formação | Chega a quem exerce as funções expostas | Reduz-se a uma lista de presenças |
Para uma sociedade estrangeira
Um modelo elaborado noutro ordenamento não corresponde automaticamente ao exigido em Itália. O que conta é se cobre os riscos específicos da atividade exercida em Itália e se foi aplicado ali, conforme o guia para empresas estrangeiras.
Se há uma investigação à empresa
Os registos de aplicação são a defesa e estão em sistemas que se regravam. O primeiro contacto é gratuito e confidencial.
Frequently asked questions
Ter um modelo escrito chega?
Não. Um modelo adotado e nunca aplicado agrava a posição, porque demonstra que a empresa conhecia o risco e não agiu.
O que se examina em concreto?
Atas do organismo de vigilância, relatórios, verificações feitas, sanções aplicadas e formação documentada.
Podemos adotá-lo agora?
Tem valor para o futuro e efeito limitado sobre o processo em curso, embora possa relevar na medida da sanção.
Temos um modelo de outro país.
Não corresponde automaticamente ao exigido: conta se cobre os riscos da atividade exercida em Itália e se foi ali aplicado.
Importa separar o que é o texto do modelo e o que é a prova de que esse texto foi aplicado.
| Afirmação da empresa | O que a sustenta | O que a desmente |
|---|---|---|
| O risco estava mapeado | Versões do mapeamento com data e com revisões | Documento único, sem atualização após mudanças |
| Os protocolos eram seguidos | Autorizações assinadas conforme o circuito previsto | Decisões tomadas fora do circuito |
| O organismo de vigilância funcionava | Atas, relatórios e verificações realizadas | Reuniões sem registo e sem qualquer seguimento |
| O sistema disciplinar existia | Sanções aplicadas e comunicadas aos trabalhadores | Incumprimentos conhecidos e sem consequência |
| A formação foi dada | Conteúdos, destinatários e datas das sessões | Formação geral, alheia às funções expostas |
O que muda na vida de uma empresa e de quem a dirige
Quando uma investigação atinge uma sociedade, o efeito não fica nos escritórios dos advogados. Chega aos balcões dos bancos, aos departamentos de compras e aos recursos humanos. Os bancos reveem limites de crédito, os fornecedores pedem pagamento adiantado, os clientes públicos suspendem contratos, e os trabalhadores começam a perguntar se o emprego está em risco.
Para quem dirige, a vida muda de ritmo. Há reuniões que não estavam previstas, documentos a reunir de um dia para o outro, comunicações a preparar para o conselho, para os sócios e para os trabalhadores. O tempo que se dedica à investigação sai do tempo que se dedicava ao negócio.
Há também o efeito sobre as pessoas. Os administradores, os responsáveis de área e quem assinou os atos em causa podem ter posições diferentes das da sociedade, e a empresa tem de decidir como as acompanhar. Quem fica sozinho perante a investigação sente-se abandonado; quem é assistido pela sociedade sente-se obrigado a seguir a sua linha.
Para uma sociedade estrangeira com atividade em Itália, a distância complica tudo: a sede está noutro país, os documentos estão noutra língua, e a comunicação com os sócios precisa de tradução. Convém decidir cedo quem representa a empresa em Itália e com que poderes.
Uma empresa que se prepara bem reduz o dano reputacional e continua a funcionar.
As decisões que a empresa tem de tomar nos primeiros dias
A primeira decisão é quem fala em nome da sociedade. Pode ser o administrador, um responsável jurídico ou um advogado. Concentrar a comunicação numa pessoa evita contradições, mas expõe-a; dispersá-la facilita o trabalho, mas multiplica os riscos de versões diferentes. A escolha deve ser tomada por escrito e comunicada a quem possa ser contactado pelas autoridades.
A segunda decisão é a relação entre a defesa da empresa e a defesa das pessoas. Os interesses podem coincidir ou divergir, e um único advogado para ambos pode criar conflitos difíceis de resolver. Convém decidir cedo, e por escrito, quem representa quem.
A terceira decisão é o que fazer com o modelo organizativo existente. Pode reforçar-se, rever-se ou mantê-lo como está. Fazer alterações logo a seguir aos factos pode ser lido como reconhecimento de falhas; não fazer nada pode deixar a empresa exposta. O que conta é o que existia antes dos factos e se foi aplicado.
A quarta decisão é a recolha de documentos. Deve fazer-se depressa, mas sem apagar nem alterar nada, e com um registo claro do que se entregou e a quem.
O que reunir para demonstrar a organização da empresa
- O documento do modelo organizativo, com a data de adoção e as versões sucessivas, para provar que existia antes dos factos.
- O mapeamento de riscos e as áreas expostas identificadas, com as datas de revisão.
- Os protocolos de decisão para as operações críticas, e as provas de que foram seguidos: atas, registos, aprovações.
- Os circuitos de autorização e de pagamento, com a separação de funções entre quem aprova e quem paga.
- Os registos do organismo de vigilância: atas, relatórios, meios atribuídos, comprovativos de autonomia.
- O sistema disciplinar e os casos em que foi aplicado de facto.
- Os registos de formação: listas de presenças, conteúdos, datas, destinatários.
- Comunicações internas relevantes, guardadas sem alteração.
- Documentos da sociedade-mãe, se existir, e dos acordos de prestação de serviços entre empresas do grupo.
O momento em que o modelo foi adotado altera aquilo que ele pode produzir no processo.
| Momento da adoção | Efeito no processo em curso | Efeito para o futuro |
|---|---|---|
| Adotado e aplicado antes dos factos | Pode excluir a responsabilidade da entidade | Mantém-se como organização da empresa |
| Adotado antes dos factos e nunca aplicado | Agrava a posição, por mostrar risco conhecido | Exige refazer a aplicação, não apenas o texto |
| Adotado depois de a investigação começar | Efeito limitado sobre a imputação da entidade | Pode relevar na medida da sanção |
| Elaborado noutro ordenamento e nunca adaptado | Não cobre automaticamente a atividade em Itália | Serve de base a adaptar aos riscos locais |
| Em revisão quando os factos ocorreram | Discute-se o que estava em vigor nessa data | Mostra acompanhamento das mudanças do negócio |
Perguntas para o advogado sobre a defesa da empresa
- A empresa está a ser investigada em que qualidade e por que factos?
- O que se examina no modelo organizativo e onde costuma falhar?
- O que conta mais: o documento ou a sua aplicação, e como se demonstra?
- A data de adoção do modelo é decisiva e o que acontece se foi adotado depois dos factos?
- O organismo de vigilância tem autonomia e meios suficientes, e como se prova?
- Os interesses da empresa e das pessoas coincidem, e precisam de defensores diferentes?
- Que documentos posso entregar às autoridades e quais devo reservar?
- Para uma sociedade estrangeira, que regras se aplicam e como se representa a empresa em Itália?
- Que custos devo prever além dos honorários, incluindo peritos e traduções?
Como o escritório trabalha com empresas
O contacto inicial faz-se pelo telefone ou pelo correio eletrónico do site. Na primeira chamada ouve-se o que se passou, pede-se o ato ou a notificação recebida e identifica-se se a investigação visa a empresa, as pessoas ou ambas. Só depois se fala de estratégia e de custos.
O mandato é dado por escrito pelo representante legal da sociedade, com procuração perante notário ou consulado se a sede é noutro país. O escritório serve de domicílio para as notificações italianas, e os documentos circulam em formato digital, de forma protegida.
O escritório trabalha com a empresa na recolha e na ordenação do material que demonstra a organização: modelo, protocolos, registos do organismo de vigilância, formação. Sempre que necessário, recorre a consultores técnicos. A comunicação decorre em português, e os papéis italianos são lidos e explicados em linguagem simples.
Quando a sociedade tem sede ou atividade noutro país, o escritório coordena-se com um advogado local, para que o que se diz e se entrega em cada jurisdição seja coerente. A periodicidade das informações fica definida desde o início.
Erros que enfraquecem a defesa da empresa
- Não altere nem antedate documentos do modelo organizativo. A data conta, e a manipulação destrói a credibilidade.
- Não destrua registos de formação, de reuniões ou de controlos.
- Não apresente um modelo genérico como se fosse aplicado. Um modelo adotado e nunca aplicado agrava a posição.
- Não deixe o organismo de vigilância sem meios nem sem independência, antes ou depois dos factos.
- Não discuta a investigação nos canais internos da empresa. As mensagens podem ser apreendidas.
- Não pressione trabalhadores a dar uma versão uniforme.
- Não entregue documentos às autoridades sem os ter revisto com o advogado.
Termos que aparecem nos documentos sobre responsabilidade das empresas
- Modelo organizativo: conjunto de regras e procedimentos que a sociedade adota para prevenir crimes, e que a pode exonerar se for aplicado.
- Mapeamento de riscos: identificação das áreas da empresa expostas, que falha quando é genérico demais.
- Protocolos: regras sobre como se tomam as decisões críticas, que falham quando não são seguidos na prática.
- Gestão financeira: circuitos de autorização e de pagamento, que falham sem separação de funções.
- Organismo de vigilância: órgão autónomo, com poderes reais, que controla o funcionamento do modelo.
- Sistema disciplinar: sanções previstas e aplicadas de facto a quem viola as regras.
- Formação: ações de preparação dos trabalhadores, que têm de ser efetivas e documentadas.
- Responsabilidade da entidade: responsabilidade autónoma da sociedade, distinta da das pessoas.
Sobre o advogado
Responder a um processo em Itália sem perceber a língua é enfrentar dois problemas ao mesmo tempo. No escritório do Avv. Massimo Romano, criminalista habilitado perante a Corte de Cassação, essa é uma situação corrente: muitos dos assistidos vivem fora do país ou não leem o italiano dos atos que recebem. O trabalho começa por aí, por identificar a autoridade que abriu o processo, o que é imputado e o que a notificação obriga a fazer. O primeiro contacto é por telefone ou mensagem, diretamente com o advogado. Segue-se um escrito com a análise, as diligências previstas e a indicação de quem, na família, será informado de forma continuada. A banca tem presença em Roma, Milão e Nápoles. As conversas com os familiares decorrem em português quando é essa a língua de casa, também para traduzir o que chega do tribunal.
Escreva por WhatsApp ou telefone. Reúna antes os dados de identificação da pessoa visada e a fotografia de todas as páginas recebidas, seja qual for a língua em que estejam.
Avv. Massimo Romano — advogado criminalista, habilitado junto ao Tribunal de Cassação italiano
Iscritto all'Ordine degli Avvocati di Napoli n. 14553 | Patrocinante in Cassazione dal 23/10/2015
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