Procuração e escolha de domicílio a partir do estrangeiro

O que muda na sua vida quando assina estes atos

Assinar uma procuração e escolher um domicílio parece trabalho de secretaria, mas altera o dia a dia de quem vive fora de Itália. A partir desse momento, as notificações do processo deixam de chegar à sua caixa do correio e passam a chegar ao escritório do advogado, em Itália. Isso é uma vantagem, porque ninguém perde um prazo por uma carta que ficou numa morada antiga, e é também uma dependência: o que o advogado recebe só lhe serve se ele o transmitir depressa e se você o ler.

O trabalho pode ser afetado de modo indireto. Quem viaja com frequência, quem muda de casa ou de país, quem está a viver um período instável deixa de poder alegar que não sabia. Se o advogado avisa por mensagem e a pessoa não responde, o processo avança, e a ausência de resposta pode ser lida como desinteresse ou fuga. Convém, por isso, manter um canal aberto e verificar-o com regularidade.

Quem tem um empregador que dá muita importância a antecedentes ou à reputação deve pensar que o endereço escolhido pode aparecer em documentos que circulam. O domicílio no escritório do advogado protege a vida privada, porque os atos não chegam a casa, onde um familiar ou um colega poderia abri-los.

Há ainda um efeito familiar: quem faz estes atos assume que o processo vai durar e que precisa de ser seguido a longo prazo. É um bom momento para explicar à família o que está em curso e quem deve ser avisado em caso de urgência, de doença ou de ausência prolongada.

Quem acaba por precisar destes atos

O caso mais comum é o de quem foi detido ou identificado em Itália, saiu, voltou ao país de residência e sabe que o processo continua. Foi-lhe dito, no dia da saída, que tinha de escolher um domicílio e nomear um defensor, e talvez tenha assinado papéis em italiano sem os ler por inteiro. Agora quer perceber o que firmou, quem o representa e como pode alterar a situação.

Outro caso é o de quem recebeu uma carta, um email ou uma chamada de um advogado oficioso a dizer que existe um processo e que ele tem de se apresentar ou de nomear alguém. Não sabe se o aviso é verdadeiro, quanto tempo tem para responder, nem se pode fazê-lo sem viajar. Preocupa-o sobretudo não conseguir pagar a viagem e perder o emprego por faltar.

Há também quem seja o representante de outra pessoa: uma mãe cujo filho está preso, um cônjuge que trata dos papéis em nome do outro, um irmão com uma procuração de família. Quer saber o que pode assinar, em nome de quem e que poderes concede ao advogado.

Por fim, há pessoas que já tinham advogado, mudaram de morada e receiam que as notificações se tenham perdido. Querem saber como verificar se o domicílio escolhido continua válido e como o alterar. Para todos, a resposta começa por perceber que atos já existem e que efeitos produzem.

Documentos e dados para preparar os atos

Antes de assinar, convém reunir o que o advogado e o notário ou o consulado vão pedir. Quanto mais cheia a pasta, menos idas e vindas:

• Documento de identificação válido, com fotografia legível, e cópia de todas as páginas do passaporte se o ato se fizer no consulado ou perante notário estrangeiro.
• Prova de morada atual no país de residência, que o notário ou o consulado possam verificar, para que os dados do ato coincidam com os que constam dos papéis do processo.
• Número do processo, nome da autoridade que o conduz e data do ato mais recente recebido. Se não os tiver, peça-os ao advogado ou procure a notificação mais recente.
• Todas as notificações já recebidas, em cópia, com a indicação de como e quando chegaram, para o advogado perceber se algum prazo já começou.
• Os dados do advogado a nomear: nome, morada do escritório, endereço eletrónico e, se existir, o endereço certificado onde recebe notificações.
• A morada de domicílio que escolhe, se for diferente do escritório do advogado, e o consentimento de quem aí a receber.
• Um endereço eletrónico e um número de telemóvel seus que verifique todos os dias, para que o advogado o possa contactar.
• O texto da procuração em italiano, e uma tradução na sua língua, para que saiba o que assina.

Se a procuração for feita no estrangeiro, pergunte antes ao advogado que formalidades de legalização o tribunal italiano exige, para não ter de repetir o ato.

Tire fotografias nítidas de todos os papéis antes de os enviar e guarde-as numa pasta com a data de cada envio. Se o original se perder no correio, a cópia permite provar o que foi assinado e quando, e evita recomeçar. Peça também ao advogado uma confirmação escrita de que recebeu o original, com a data, porque é essa data que conta para saber desde quando ele pode agir em seu nome.

Como e quando fazer: a via, o poder e a morada

Uma escolha é a via. Pode assinar perante um notário no seu país, perante a autoridade consular italiana ou por documento reconhecido nas formas admitidas, e cada via tem o seu custo em tempo e dinheiro. O notário é rápido de marcar, mas o ato pode exigir legalização, que leva algum tempo e tem preço. O consulado dispensa essa formalidade, mas tem filas, horários limitados e por vezes agenda longa. O reconhecimento por outra via só serve quando o processo o aceita, e convém confirmar antes com o advogado.

Outra escolha é o poder que se concede. Uma procuração restrita a um ato é prudente, mas obriga a assinar de novo a cada fase. Uma procuração ampla, que cobre todo o processo, poupa tempo e evita prazos perdidos, mas dá ao advogado mais margem de decisão. Há quem prefira dar poderes amplos a um advogado de confiança e reservar para si as decisões graves, como aceitar um acordo ou renunciar a um recurso. Deve ficar escrito o que o advogado pode fazer sozinho e o que depende de consentimento expresso.

Resta a escolha do domicílio: em casa, no escritório do advogado ou noutra morada. Escolher a sua casa mantém a notificação consigo, mas é a pior opção se se mudar ou viajar. O escritório do advogado é a opção segura, desde que haja confiança e comunicação.

Em qualquer caso, não adie: o preço de esperar é perder um prazo que ainda nem sabia que existia.

O que fazer mal estes atos

• Assinar uma procuração em branco. Um papel sem poderes definidos, assinado à pressa, dá a quem o tem uma latitude que pode ser usada contra si. Peça sempre uma versão preenchida e leia-a.
• Escolher um domicílio sem avisar quem o recebe. Se o escritório ou a pessoa não souber que lhe vão chegar atos, podem ignorá-los, e o processo avança sem que ninguém reaja.
• Esquecer-se de comunicar uma mudança. Se o domicílio deixar de ser válido e não for atualizado, as notificações perdem-se. A responsabilidade é de quem escolheu.
• Nomear vários advogados que não se conhecem. Cria contradições entre estratégias e risco de prazos que ninguém controla. Se mudar de advogado, revogue o anterior por escrito.
• Dar a procuração a quem ligou a oferecer ajuda. Há intermediários que cobram para tratar de papéis e depois desaparecem. Confirme sempre a inscrição na ordem dos advogados.
• Não guardar cópia. O que assinou deve ficar consigo, digitalizado e em papel, com a data e o nome de quem o recebeu.
• Ignorar as mensagens do advogado. A procuração existe para que ele possa agir, mas muitas decisões dependem de si, e o silêncio pode custar um recurso.
• Assinar em língua que não domina sem tradução. O que assina vincula-o, mesmo que não o tenha compreendido.

Cada um destes erros resulta da mesma pressa: tratar atos que decidem o rumo de um processo como se fossem formulários.

Há um erro que merece menção à parte: assinar sob pressão de quem está ao lado. Num consulado ou num gabinete de notário, o funcionário tem uma fila à espera, e a pessoa sente que deve despachar. Não deve. Pode pedir para ler com calma, levar o texto para casa, perguntar ao advogado o que significa uma cláusula. Um ato assinado com dúvida é um ato que se contesta mais tarde, quando já não é fácil emendar.

Perguntas a fazer antes de assinar

• Que poderes concretos esta procuração dá, e há algum que preferia reservar para decidir eu próprio?
• Em que casos o senhor pode agir sozinho e em que casos precisa do meu consentimento escrito?
• O domicílio escolhido é o seu escritório, e como me avisa quando chega uma notificação?
• Em quanto tempo me transmite cada ato, e por que canal?
• O que acontece se eu não responder a uma mensagem sua sobre um prazo?
• Como revogo a procuração ou mudo o domicílio, e que efeito tem a revogação sobre o que já foi feito?
• Que formalidades exige o tribunal italiano a uma procuração feita no estrangeiro, e como as cumpro de forma económica?
• A procuração cobre também recursos, acordos e pedidos de medidas alternativas, ou apenas a fase atual?
• Quem mais, na sua equipa, vai ter acesso à minha informação?

Estas perguntas parecem burocráticas, mas decidem quem controla o processo. Uma resposta vaga à pergunta sobre os poderes é sinal para pedir esclarecimento antes de assinar.

Peça que as respostas fiquem escritas e guarde-as junto da procuração: valem como memória do que foi combinado.

Acrescente perguntas sobre custos: o que está incluído no valor combinado, o que se cobra à parte, como se pagam as despesas de notário ou de tradução e quem fatura o quê. E pergunte como será avisado se o processo parar, se o tribunal mudar de morada ou se o advogado ficar impedido, para que o domicílio nunca fique sem alguém que o leia.

Quando assina num país e o processo corre noutro

Estes atos servem, sobretudo, a pessoas que estão longe do tribunal. O desafio mais imediato é o tempo: o ato assinado no estrangeiro tem de chegar a Itália em original ou em forma aceite, e o correio é lento e perde-se. Combine com o advogado o modo de envio, peça um número de seguimento e guarde o comprovativo. Em muitos casos, um envio eletrónico serve para começar, mas o original acaba por ser pedido.

A tradução é outro ponto. A procuração é redigida em italiano; a pessoa deve ter uma versão na sua língua, e o notário pode exigir que a leia em voz alta ou que um tradutor esteja presente. Se o texto for assinado sem ser compreendido, pode ser contestado depois, mas o dano de uma contestação é grande.

A legalização, ou a formalidade equivalente, varia com o país de origem e com a via escolhida. O consulado italiano evita-a; o notário local pode exigi-la. Informe-se antes de marcar o ato.

A diferença de fuso horário afeta as comunicações com o escritório: combine uma janela fixa para chamadas e responda por escrito às mensagens urgentes. O consulado do seu país de origem não substitui o italiano para este efeito, mas pode ajudar com cópias certificadas de documentos.

Se vive num país diferente daquele onde nasceu, indique no ato a morada de residência real e não a do documento de identificação, para que as comunicações cheguem a quem as pode ler.

Palavras destes atos

Os termos que a página usa e que verá nos papéis:

• Procuração. O documento pelo qual a pessoa dá poderes ao advogado para atuar em seu nome. Define o que ele pode fazer e até quando.
• Escolha de domicílio. A indicação da morada onde a pessoa aceita receber as notificações do processo. Se estiver errada, os atos consideram-se entregues mesmo que não os veja.
• Notário. Quem autentica a assinatura num ato. No seu país, pode ser necessário legalizar o documento para que valha em Itália.
• Autoridade consular. O consulado italiano, que pode receber a procuração e dispensar a legalização.
• Legalização. A formalidade que confirma que um documento estrangeiro é autêntico para ser aceite noutro país. Leva tempo e deve ser prevista antes de um prazo.
• Notificação. O ato pelo qual um documento do processo chega formalmente à pessoa ou ao seu defensor. O prazo conta a partir daí.
• Processo à revelia. Processo que avança sem a presença da pessoa, quando esta foi regularmente notificada e não compareceu.
• Revogação. O ato de retirar poderes concedidos. Deve ser feita por escrito e comunicada ao advogado e à autoridade.

Se o documento que tem nas mãos usa outra palavra, fotografe-o e envie-o: explicamos o que significa e o que se espera de si.

Um pormenor sobre a notificação: considera-se feita quando o ato chega ao domicílio escolhido, e não quando a pessoa o lê. É por isso que o domicílio no escritório do advogado, desde que bem acompanhado, é mais seguro do que uma morada pessoal onde o correio se acumula sem ser aberto. O ato chega, é lido no próprio dia e a pessoa é avisada por mensagem, com o prazo indicado.

Como o escritório recebe uma procuração e um domicílio

O escritório trata estes atos como o início de uma relação, não como uma formalidade. Pede-se à pessoa que escreva para avvmassimoromano@gmail.com, indicando o nome, o país de residência, o número do processo se o tiver e a autoridade que o conduz. Na conversa inicial dizemos que ato convém fazer, perante quem e com que formalidades, e enviamos o texto da procuração em italiano e na língua da pessoa.

A procuração e a escolha de domicílio podem ser feitas à distância, sem viajar. Explicamos o procedimento para cada país e indicamos, quando é o caso, um notário ou o consulado competente. Assim que o ato é assinado e chega ao escritório, confirmamos a receção por escrito e abrimos o processo interno: calendário de prazos, canal de contacto, pessoa de referência.

Quando uma notificação chega ao domicílio, informamos de imediato por mensagem e por correio eletrónico, com uma explicação do que contém, do prazo que dispara e do que é necessário decidir. Não esperamos por uma pergunta.

Trabalhamos em português, italiano e inglês, com sedes em Roma, Milão e Nápoles. A reserva é total: o domicílio no escritório serve para que a vida privada da pessoa não seja exposta, e nada do que recebemos sai dali sem o seu consentimento. Não prometemos resultados, mas comprometemo-nos a que nenhum prazo passe sem que a pessoa saiba que ele existe.