Como trabalha o escritório: método e contacto

O que muda na vida de quem contrata um advogado numa urgência

Contratar um advogado num momento de crise muda, de imediato, a forma como se vive o problema. Até aí, a pessoa ou a família enfrentava sozinha um sistema que não conhece. A partir do mandato, passa a ter alguém que fala por si, que pode consultar os autos e que sabe onde estão os prazos. O alívio é real, mas traz também deveres: responder com rapidez, enviar os documentos pedidos, seguir as indicações sobre o que dizer e o que calar.

No dia a dia, a mudança mais visível é a comunicação. Em vez de procurar informação em fóruns e grupos de mensagens, a pessoa passa a concentrar tudo num interlocutor, e deixa de falar do caso com quem não deve. As conversas com o advogado são reservadas, e as outras vias devem ser tratadas com prudência. A família organiza-se melhor, porque sabe quem faz o quê.

No plano financeiro, passa a existir um acordo por escrito sobre honorários e fases, o que permite planear. Muitas pessoas receiam o custo e adiam a decisão, mas o preço de esperar, em prazos perdidos e declarações mal feitas, costuma ser maior. Convém perguntar desde o início como se organiza o pagamento e o que cobre cada fase.

No trabalho e na vida pessoal, ter um advogado permite responder ao empregador e à família com informação segura, em vez de especulações. E há um efeito emocional: saber que alguém está a tratar do assunto reduz a ansiedade, mesmo quando o caso é difícil. Não elimina o problema, mas dá-lhe forma.

Quem liga ao escritório e porquê

Quem contacta o escritório costuma estar numa situação que aconteceu há horas ou dias. Pode ser alguém que foi detido ou preso, em Itália ou noutro país europeu, e que consegue fazer um telefonema. Pode ser o familiar que recebeu a notícia e não sabe por onde começar. Pode ser quem recebeu uma notificação e não a entende, ou quem foi interrogado e receia ter dito demais.

Há também quem ligue com antecedência: o empresário que prevê uma inspeção, a pessoa que sabe que existe uma queixa contra si e quer preparar-se, o residente no estrangeiro que soube de um processo em Itália. E há os colegas de outros advogados, de outros países, que procuram um correspondente em Itália para um cliente.

Quase todos têm uma pergunta em comum, que raramente formulam em voz alta: "será que ainda vou a tempo?". A resposta depende do que já foi feito e do que ainda se pode fazer, e é por isso que a conversa inicial serve para situar a pessoa. Muitos descobrem que há mais margem do que pensavam, e outros que algumas portas já se fecharam. Em qualquer dos casos, saber é melhor do que imaginar.

Este site existe porque a maior parte das más decisões num processo penal se toma por falta de informação nas horas iniciais. Por isso a conversa inicial é gratuita e não obriga a nada.

Os dados e os papéis que ajudam a conversa inicial

Não é preciso chegar com tudo organizado. Convém, porém, ter à mão o que se segue, porque cada elemento encurta a conversa e permite uma resposta mais útil.

• O nome e apelido da pessoa visada e, se possível, a data de nascimento. Permite ao escritório identificar o processo.
• O local e a hora da detenção, quando for o caso, e a força que interveio: polícia, carabinieri, polícia aduaneira ou outra autoridade.
• Todos os documentos recebidos, em fotografia nítida, com todas as páginas, e a data em que chegaram.
• Uma descrição breve do que aconteceu, na ordem em que aconteceu, sem se preocupar com a forma.
• O que já foi dito ou assinado, e a quem: declarações, autos, mensagens. Convém não omitir nada, mesmo o que pareça desfavorável.
• Os contactos da família e de quem pode fornecer documentos, com a indicação de quem fala português e de quem fala outras línguas.
• A situação de residência e de trabalho da pessoa, que pesa em qualquer decisão sobre medidas.
• Um número de telefone e um endereço eletrónico onde o escritório possa responder com rapidez.

Se alguma destas informações não estiver disponível, a conversa inicial faz-se na mesma. O escritório indica o que falta e como obtê-lo, e a pessoa não precisa de adiar o contacto por falta de papéis.

Contratar já ou aguardar: as escolhas de quem pondera pedir ajuda

Quem hesita em contactar um advogado enfrenta bifurcações reais, e cada uma tem um preço.

A escolha mais imediata é entre ligar agora e esperar para ver se o assunto se resolve. Esperar parece económico, mas nos processos penais os prazos correm desde o início, e certas oportunidades, como nomear um perito antes de um ato que não se repete, ou pedir a conservação de registos que se apagam, só existem durante pouco tempo. Ligar agora custa uma conversa e permite saber o que é urgente.

Outra escolha é entre aceitar o defensor oficioso e escolher um advogado de confiança. O defensor oficioso está disponível de imediato e cumpre a sua função, mas não conhece a pessoa, a sua língua ou o contexto. Um advogado de confiança permite escolher quem conhece a matéria e comunica na língua da família, mas exige um acordo sobre honorários. Há quem comece com o oficioso e passe depois a um advogado de confiança, e isso é possível.

Há ainda a decisão de contratar por fases ou por processo inteiro. O trabalho por fases, acordadas por escrito antes de cada uma começar, permite à pessoa controlar custos e decidir com informação. Contratar o processo inteiro de uma só vez dá segurança, mas exige um compromisso maior logo à partida. Em qualquer dos casos, o importante é que o acordo esteja por escrito e que a pessoa saiba o que cada fase inclui.

O que evitar antes e depois de contactar o escritório

Os cuidados seguintes protegem a pessoa e permitem ao advogado trabalhar com melhor informação.

• Não esconder factos desfavoráveis. A conversa inicial é coberta pelo sigilo, e a estratégia depende de saber o pior. Uma surpresa em fase avançada é a pior situação.
• Não falar do caso com outras pessoas antes de falar com o advogado. Cada pessoa que sabe pode ser chamada a depor.
• Não prestar declarações às autoridades antes de ter assistência. O que se diz fica registado e pode ser usado.
• Não enviar documentos por canais abertos, como redes sociais. Use o correio eletrónico indicado.
• Não apagar mensagens, fotografias ou registos. A eliminação é detetada e vira-se contra quem a fez.
• Não pagar a intermediários que prometem "arranjar" advogado ou resolver o caso. São frequentes após notícias de detenções.
• Não esperar certezas de ninguém sobre o desfecho. Quem o promete, mente.
• Não adiar a assinatura do mandato, quando decidiu contratar. Sem mandato, o advogado não pode consultar os autos nem agir.

Estes cuidados têm a mesma razão: a relação com o advogado assenta na confiança e no sigilo, e tudo o que a ponha em risco, uma omissão, uma conversa com estranhos ao caso, um documento alterado, custa mais do que a informação que se queria proteger. Quem tem dúvidas sobre o que pode fazer deve perguntar antes de agir.

Perguntas para fazer ao escritório antes de contratar

São perguntas legítimas, que qualquer pessoa pode fazer, e que ajudam a decidir com segurança.

• Quem estará materialmente presente em cada ato: o advogado com quem falo ou um colaborador?
• Como se organiza o trabalho em fases e o que cobre cada uma? O acordo fica por escrito antes de começar?
• Como posso contactar o escritório fora do horário normal, de noite ou em feriados?
• Em que línguas se faz a comunicação, e como são tratados os documentos que estão noutra língua?
• Quando o processo é noutro país, como se divide o trabalho com o advogado local? Quem fala com a família?
• Como é que o escritório trabalha à distância, se a pessoa vive fora de Itália?
• Que informação receberei sobre cada passo, e com que regularidade?
• Como se tratam os dados e os documentos que envio? Estão cobertos pelo sigilo?
• O que é que o escritório não pode prometer, e porquê?

Outras perguntas respeitam ao dia a dia do trabalho: como se recebem as notícias importantes e em quanto tempo, quem decide quando surge uma questão urgente fora do horário, e como se confirma por escrito o que foi dito em chamada. Convém perguntar também como se organizam os pagamentos, se os honorários de cada fase são fixados antes de começar, e o que acontece se a pessoa decidir parar durante o percurso. Por fim, vale a pena perguntar como o escritório lida com os documentos originais e com a conservação dos dados, para saber quem os guarda e por quanto tempo.

Quando o processo é fora de Itália e o escritório trabalha com colegas de outros países

Muitos casos nascem noutro país: uma detenção num aeroporto europeu, uma investigação numa cidade estrangeira, um processo que toca vários Estados. O escritório não substitui o advogado do país onde corre o processo, que é quem fala ao tribunal, mas coordena com ele e assegura a parte italiana.

Na prática, isto significa que há advogados de países diferentes a trabalhar, cada um no seu sistema, com um entendimento prévio sobre o que cada um declara e quando. A coordenação evita contradições entre o que se diz num país e o que se diz no outro, o que é frequente e custoso. A pessoa e a família recebem, em português, uma versão coerente do que está a acontecer, e não têm de lidar com vozes contraditórias.

A tradução de documentos entre línguas é tratada pelo escritório, que indica quais devem ser certificados e quais bastam em versão simples. A legalização, quando necessária, é explicada caso a caso. O correio entre países é lento, e o escritório aconselha a enviar documentos por via eletrónica sempre que possível, e a antecipar os originais quando forem indispensáveis.

O consulado do país da pessoa pode ajudar a localizá-la e a contactar a família, mas não presta assistência jurídica. O fuso horário afeta as chamadas, e o escritório propõe horários compatíveis. A relação com os correspondentes baseia-se em acordos por escrito sobre quem faz o quê, para que a pessoa saiba sempre a quem se dirigir.

O vocabulário do mandato e do acompanhamento

Mandato: o documento com que a pessoa, ou um familiar em seu nome, confere ao advogado poderes para agir. Sem ele, o advogado não pode consultar os autos nem representar a pessoa.

Defensor de confiança: o advogado escolhido pela pessoa ou pela família, em oposição ao nomeado oficiosamente.

Defensor oficioso: o advogado nomeado pela autoridade quando a pessoa não tem defensor próprio. Está disponível de imediato.

Fases: as etapas em que o trabalho se divide, acordadas por escrito antes de cada uma começar. Permitem à pessoa controlar custos.

Correspondente: o advogado de outro país com quem o escritório coordena quando o processo corre fora de Itália.

Sigilo: a proteção que cobre as comunicações entre a pessoa e o advogado. A conversa inicial já está coberta.

Honorários: o valor acordado pelo trabalho, fixado por escrito antes de cada fase.

Autos: os documentos do processo, que o advogado só pode consultar depois de ter o mandato.

Quando um destes termos surgir num acordo ou numa mensagem, convém pedir ao escritório que explique o seu alcance exato, porque muitas pessoas assinam mandatos e acordos de honorários sem ter percebido o que cada palavra implica. Pedir uma explicação escrita, em português, é um direito do cliente e não representa desconfiança, antes ajuda a construir uma relação clara desde o início.

O funcionamento do escritório, da chamada inicial à fase seguinte

O escritório tem sedes em Roma, Milão e Nápoles, e a conversa inicial pode ser feita por telefone ou por correio eletrónico, em avvmassimoromano@gmail.com, a qualquer hora, incluindo à noite e em feriados. A conversa inicial é gratuita e coberta pelo sigilo, e pode fazer-se em português. Quem atende pede o nome e apelido, o local e a hora da detenção, quando existe, e a força que interveio. Com esses dados, a posição apura-se no próprio dia.

Desse contacto inicial sai uma apreciação concreta: em que fase está o processo, que prazos correm, o que ainda é possível e o que tem de ser feito antes do prazo seguinte. A pessoa recebe esta apreciação em português, em linguagem simples, e decide se avança. Se avançar, assina o mandato, que pode ser enviado à distância.

O trabalho organiza-se por fases, acordadas por escrito antes de cada uma começar, e com a indicação de quem estará materialmente presente em cada ato. Quando o processo é fora de Itália, o escritório coordena com os advogados locais, como descrito acima. A pessoa ou a família é informada de cada passo relevante, e nenhuma decisão importante é tomada sem a sua autorização. O escritório não faz promessas quanto ao desfecho, porque a decisão pertence às autoridades competentes. O que oferece é método, clareza e presença.