Responsabilidade penal de administradores

O que muda na vida de quem gere uma empresa sob investigação

Quando um administrador passa a ser investigado, a consequência mais imediata não é judicial, é bancária e comercial. O gerente de banco que durante anos concedeu crédito sem hesitar começa a pedir esclarecimentos, os fornecedores passam a exigir pagamento antecipado, e os clientes habituais perguntam se a empresa vai continuar. Quem assinou avais pessoais para sustentar a atividade vê esses compromissos tornarem-se o centro da conversa, porque o património da pessoa e o da sociedade deixam de poder ser tratados como coisas separadas na cabeça de quem empresta.

Para o estrangeiro que dirige uma sociedade em Itália, há um efeito suplementar: a sua permanência no país está frequentemente ligada à atividade que exerce, e a abertura de um processo pode ser considerada na renovação do título de residência. Convém saber de antemão que documentos a administração pedirá e ter à mão a prova de que a atividade continua regular, com contabilidade em dia e obrigações fiscais cumpridas.

Há ainda o plano pessoal. Os sócios querem saber se o administrador deve afastar-se, os trabalhadores temem pelos salários, e a família assiste a conversas que não percebe. Em muitas empresas, a investigação obriga a escolher entre continuar a assinar, com o risco de novos atos serem lidos à luz do processo, ou delegar, com o risco de perder o controlo. Nenhuma das opções é neutra, e quanto mais cedo for tomada em conjunto com o defensor, menos improvisada será. Viagens de negócios, reuniões com credores e contactos com o administrador de insolvência passam a exigir cuidado redobrado com o que se diz e a quem.

Quem se reconhece nesta página

Uma das pessoas que aqui chega é um sócio-gerente de uma pequena sociedade, de origem lusófona, que recebeu uma notificação a informar que está a ser investigado por factos ocorridos na empresa. Sempre pensou que a responsabilidade era da sociedade e não dele. Não faz ideia de que o facto de assinar documentos e de dar instruções o coloca no centro da questão.

Outra é a de quem figura no registo como administrador, mas nunca decidiu nada: aceitou o cargo a pedido de um familiar ou de um amigo, assinou o que lhe pediram e deixou a gestão a outra pessoa. Agora vê o seu nome numa acusação e quer saber se a falta de poderes reais o protege. A resposta depende de provas que ainda não existem nos autos e que convém construir desde cedo.

Há também quem nunca teve cargo nenhum, mas que na prática dava as ordens: o dono de facto, o consultor que decidia pagamentos, o filho do fundador que geria o dia a dia. Percebe que a acusação o procura a ele e não ao nome do registo, e pergunta-se como é possível ser responsável sem constar de nada.

Por fim, escrevem advogados e contabilistas de empresas estrangeiras com ligação a Itália, a perguntar como se articula a responsabilidade do administrador local com a da casa-mãe. Em todos estes casos, o ponto de partida é o mesmo: saber quem decidia, e como se demonstra.

Documentos que mostram quem decidia e quem não decidia

Nesta matéria, a prova decisiva quase nunca está num único papel. Está no conjunto de documentos que mostra a organização real da empresa. Convém reuni-los já, antes de ser pedido.

• Atas e deliberações dos órgãos da sociedade, com as datas e as assinaturas, para mostrar quem votou o quê e quem esteve ausente.
• Procurações e delegações de poderes, em original ou cópia, com indicação do âmbito, dos limites de despesa e da data em que foram conferidas.
• Organigrama e descrições de funções, mesmo informais, que mostrem quem respondia a quem e quem tinha a última palavra.
• Extratos e ordens de pagamento, para saber quem tinha acesso às contas, quem autorizava transferências e com que limites.
• Correspondência interna, mensagens e correio eletrónico em que se dão instruções, guardados tal como estão, sem apagar nem reordenar.
• Contratos com consultores e bancos, que revelam quem negociava e quem assinava.
• Relatórios do órgão de fiscalização, com as observações feitas e as respostas dadas, porque mostram que avisos existiram e a quem foram dirigidos.
• Registos de entradas e saídas da pessoa em causa, para confirmar a presença nos dias em que se tomaram as decisões contestadas.

Ponha tudo por ordem de data e anote ao lado de cada documento o que ele prova.

As decisões que não podem esperar

Uma escolha é continuar a administrar ou afastar-se. Continuar mantém a empresa a funcionar, mas cada novo ato assinado fica sob o olhar da investigação; afastar-se reduz o risco de atos futuros, mas pode ser lido como reconhecimento de que algo estava errado e deixa a empresa sem comando. Uma solução intermédia é delimitar por escrito o que o administrador faz e o que passa a ser feito por outra pessoa, desde que essa delimitação seja real e não apenas formal.

Outra tem a ver com a delegação. Muitos administradores têm uma delegação escrita e pensam que isso resolve a questão. Mas a delegação só desonera quando confere autonomia e poder de gasto efetivos; uma delegação de fachada pode ser desmentida pelos factos. Convém avaliar com franqueza se a pessoa delegada decidia de verdade e se o delegante continuava a interferir.

Há ainda a decisão de falar ou não. Os coadministradores e os sócios podem ter interesses diferentes, e uma explicação conjunta, feita à pressa, pode comprometer posições que deveriam ficar separadas. O preço de calar é parecer que há algo a esconder; o de falar demais é fixar uma versão que depois não se corrige. Em muitas investigações societárias, as defesas acabam por se separar, e é preferível sabê-lo desde o início.

Há ainda a questão de pedir um acordo com credores ou outra solução para a crise: pode ajudar, mas também revelar factos que ainda não eram conhecidos.

O que evitar enquanto a empresa está em causa

Em contexto societário, os erros mais comuns são gestos de boa-fé que parecem proteger a empresa e acabam por prejudicar a pessoa.

• Não destrua nem reorganize documentos da contabilidade ou da correspondência; a reorganização é detetável e transforma um problema de gestão num problema de ocultação.
• Não faça pagamentos extraordinários a determinados credores ou a familiares sem ouvir o defensor; podem ser lidos como preferência indevida.
• Não transfira bens para o nome de familiares ou de outras sociedades; mesmo que haja razões legítimas, o momento da transferência contará mais do que a razão.
• Não assine relatórios ou declarações que não tenha lido, sobretudo balanços e comunicações a bancos.
• Não converse com os outros administradores para alinhar relatos; as defesas podem divergir, e a combinação prévia de versões desperta suspeita.
• Não pressione funcionários ou contabilistas a dizer o que lhe convém; qualquer insistência pode ser lida como interferência na prova.
• Não publique comentários sobre a empresa, os sócios ou a investigação em redes de trabalho ou pessoais.

A razão é sempre a mesma: nesta matéria, as intenções contam menos do que a cronologia, e a cronologia lê-se nos documentos.

Há uma razão que atravessa todos estes pontos: numa investigação societária, a cronologia vale mais do que a intenção. Um gesto bem-intencionado feito na altura errada, como pagar a um credor de confiança ou reorganizar um arquivo, tem o mesmo aspeto, visto de fora, que um ato de ocultação. Antes de agir, pergunte ao defensor como o gesto será lido daqui a meses.

Perguntas para fazer logo na consulta inicial

Estas perguntas ajudam a separar o que depende do cargo do que depende do que se fez.

• Que posição me atribui a acusação: administrador de direito, administrador de facto ou outra, e em que elementos se apoia?
• A delegação que existe na empresa cumpre as condições para me desonerar, e o que lhe falta?
• Que prova existe de que eu não tinha poderes reais, e como a posso reunir?
• Os outros administradores têm interesses diferentes dos meus, e em que pontos?
• O órgão de fiscalização fez observações, e que consequências têm para mim?
• Posso continuar a assinar atos pela empresa sem agravar a minha posição?
• Que riscos corre o património pessoal e o dos meus familiares?
• A sociedade deve ter um advogado distinto do meu, e porquê?
• O que acontece ao meu título de residência se a investigação avançar?

Leve também a lista de documentos que já reuniu e diga com franqueza onde há lacunas, porque o defensor trabalha melhor com o que falta do que com a ilusão de que está tudo.

Acrescente as perguntas que lhe vierem à cabeça ao ler os documentos da empresa. Quem vê a sociedade por dentro repara em pormenores que o advogado não vê, como quem assinava as ordens de pagamento ou quem tinha a chave do arquivo, e esses pormenores podem mudar a leitura da responsabilidade. Peça que as respostas lhe sejam dadas por escrito e verifique se cada uma se refere a si ou à sociedade, porque são situações que se confundem com facilidade.

Quando a empresa ou o administrador estão entre países diferentes

Uma sociedade com sócios, bancos ou clientes noutro país multiplica as perguntas. Quem decidia: o administrador local ou a casa-mãe? Os documentos de decisão estão em Itália ou no estrangeiro? Em que língua foram redigidos, e quem os pode traduzir com fidelidade? A acusação italiana tem de demonstrar quem decidia, e quando as decisões foram tomadas por correio eletrónico entre fusos horários diferentes, a reconstituição da cronologia exige cuidado.

Os documentos que vêm de outro país têm de ser traduzidos e, por vezes, legalizados. O correio entre países demora, e os registos de sociedades estrangeiras nem sempre são facilmente consultáveis; planeie com antecedência o pedido de certidões. Se o administrador vive no estrangeiro e é chamado a comparecer em Itália, as notificações podem chegar tarde, e uma falta à convocatória, por desconhecimento, tem consequências sérias.

Se existe uma investigação paralela no outro país, o que o administrador disser num lado pode ser usado no outro. Por isso os defensores dos sistemas envolvidos têm de falar entre si antes de qualquer declaração. O consulado pode indicar o procedimento para obter documentos oficiais e pôr em contacto com tradutores, mas não intervém no mérito.

Também convém verificar se o administrador tem obrigações declarativas noutro país, como comunicar a existência de um processo a um regulador ou a um banco; o incumprimento pode criar um problema novo.

Palavras da gestão e do processo que vai encontrar

Os documentos desta matéria misturam vocabulário societário e penal, e convém ler cada termo com atenção.

• Administrador de direito: quem foi formalmente nomeado e consta do registo; responde pelo cargo e pelas obrigações que lhe estão ligadas.
• Administrador de facto: quem exerce os poderes de gestão sem ter cargo; responde tanto quanto o administrador de direito.
• Delegação: atribuição de poderes a outra pessoa; só desonera quando confere autonomia e poder de gasto efetivos.
• Órgão de fiscalização: quem controla a gestão; pode responder por omissão de controlo, com condições próprias.
• Sociedade: a pessoa coletiva, que pode responder autonomamente sobre a sua organização.
• Omissão de controlo: não ter vigiado quem devia vigiar, quando havia o dever de o fazer.
• Investigação societária: o procedimento que examina a vida da empresa, a sua contabilidade e as decisões tomadas.

Se um termo aparecer com um sentido que não reconhece, não o aceite à partida: peça que lho expliquem na linguagem do dia a dia e anote a resposta.

Estes termos descrevem posições, e a acusação costuma escolher a que melhor convém à sua tese. Não aceite que lhe chamem administrador sem perguntar com base em quê, nem que lhe atribuam uma delegação sem verificar o que ela dizia. Cada palavra no papel corresponde a uma prova que a acusação terá de apresentar, e é essa prova que interessa à defesa: pergunte sempre onde está escrita e quem a assinou.

Como o estúdio trabalha com administradores e empresas

O contacto inicial pode ser feito por correio eletrónico para avvmassimoromano@gmail.com ou por telefone, em português. Pede-se que envie a notificação recebida, a lista dos cargos que ocupa ou ocupou na sociedade, as datas de nomeação e de eventual saída, e uma descrição breve de quem decidia o quê. Na chamada inicial, identificam-se os prazos em curso e os atos que não podem esperar.

O mandato é dado por escrito e distingue entre a defesa da pessoa e a eventual assistência à sociedade; o estúdio explica por que razão convém, em muitos casos, que as defesas sejam separadas, e não aceita interesses que colidam. Os honorários acordam-se por fases, e as perícias contabilísticas orçamentam-se à parte.

O estúdio tem sedes em Roma, Milão e Nápoles, o que permite acompanhar diligências e consultar autos junto das autoridades do lugar da sede da empresa. Quando a atividade se estende a outro país, o estúdio coordena-se com o advogado local, partilhando cronologias e documentos traduzidos, para que as declarações feitas num lado sejam coerentes com as do outro.

As respostas urgentes são dadas por escrito, e os pontos de situação são agendados em horas fixas. O estúdio não faz promessas de resultado: explica as opções, o que cada uma implica e o que depende da prova.