Segredo profissional e direito de defesa

O que muda no escritório, no telemóvel e na empresa depois de uma busca

Uma busca altera o funcionamento de um negócio e de uma casa. Os agentes levam computadores, telemóveis, arquivos em papel, discos externos, e deixam atrás de si uma lista do que foi apreendido. Quem trabalha com clientes, como um consultor, um contabilista ou um médico, descobre que o material levado inclui informação de outras pessoas, e que isso cria obrigações próprias.

No quotidiano, a falta do telemóvel ou do portátil paralisa a rotina: as mensagens com clientes ficam inacessíveis, os prazos de outros assuntos correm sem que se possa aceder aos ficheiros, e os pagamentos ficam em suspenso. Numa empresa, a apreensão de servidores pode parar a faturação. Em casa, a retirada de equipamentos dos filhos cria problemas de escola e de contacto com os amigos.

Há ainda o efeito sobre a relação com o advogado. Se as comunicações com ele estavam no aparelho apreendido, a pessoa fica preocupada com o que os agentes podem ler. É aqui que o segredo do advogado cumpre a sua função: as mensagens e os documentos preparados para a defesa não podem ser apreendidos nem usados, e a sua delimitação deve ser pedida logo, no momento da busca, e não muito tempo depois.

Por fim, a reputação sofre. Vizinhos, colegas e clientes percebem que algo aconteceu, e convém preparar uma explicação simples e sóbria, que não comprometa a defesa.

Quem escreve depois de ver os agentes à porta

Há o empresário que chegou ao escritório e encontrou a polícia a recolher computadores. Foi-lhe entregue um mandado que mal consegue ler, e o agente pediu-lhe as palavras-passe. Quer saber o que é obrigado a dar, o que pode recusar e como proteger as comunicações com o advogado que estão nos ficheiros.

Há o clínico, o contabilista ou o consultor que guarda informação confidencial de outras pessoas e vê os agentes a copiar ficheiros que não lhe pertencem apenas. Receia violar o dever de reserva para com quem confiou nele e quer saber como separar o que é seu do que é dos clientes.

Há quem esteja detido e preocupado com a conversa que vai ter com o defensor. Perguntam se a sala é vigiada, se as chamadas são escutadas e se o que disser ao advogado pode ser lido por outros. A resposta é que as comunicações com o defensor estão protegidas, mas convém conhecer o que isso significa em concreto.

E há o familiar que recebe as chamadas desesperadas de alguém que acabou de ser detido e que fala demasiado ao telefone. Aqui o mais útil é perceber o que se pode dizer, a quem e por que meio. O que une todas estas situações é a urgência e o medo de que uma frase dita ou um ficheiro entregue possa ser usado mais tarde.

O que separar e identificar antes que cheguem os agentes

Ninguém sabe quando vai haver uma busca, mas quem trabalha com informação delicada pode preparar-se. O objetivo é que, se os agentes chegarem, seja fácil mostrar o que está coberto pelo segredo do advogado e o que pertence a outras pessoas. Eis o que convém ter organizado.

• Uma pasta própria, em papel e no computador, para tudo o que respeita às comunicações e aos documentos trocados com o advogado, claramente identificada.
• Os documentos preparados para a defesa, incluindo notas, cronologias e análises, separados de outros papéis e rotulados como tal.
• Os registos de encontros com o defensor, também em estabelecimento prisional, e qualquer comunicação com peritos designados pela defesa.
• O material de uma investigação feita pela defesa, guardado à parte até ao momento da sua junção ao processo.
• A lista de clientes ou doentes cuja informação está nos aparelhos, para poder explicar de imediato que existem dados de outras pessoas.
• O contacto do advogado sempre à mão, no papel e na memória, porque o telemóvel pode ser a coisa que levam logo de início.
• Cópias de segurança guardadas fora do local de trabalho, para a atividade não parar se os equipamentos forem apreendidos.
• O nome e o contacto de quem trata da informática, para saber quem é a pessoa a chamar.

Esta organização não impede a busca, mas torna possível invocar a proteção no momento certo, o único em que a delimitação funciona bem.

As decisões que se tomam enquanto os agentes estão no local

Durante uma busca há escolhas que pesam muito. Uma é se se coopera ou se se resiste. Cooperar significa abrir portas, mostrar onde estão as coisas e responder ao que for indispensável; resistir, mesmo por palavras, pode ser tratado como obstrução. O caminho prudente é colaborar com a execução material e reservar as explicações para depois de falar com o advogado.

Outra é invocar o segredo do advogado de forma expressa, no momento, e pedir que fique registado. Se os agentes estão a copiar um computador que contém comunicações com o defensor, a pessoa deve dizê-lo claramente, indicar onde estão os ficheiros cobertos e solicitar que fiquem separados e selados. O preço é uma discussão desconfortável; o benefício é impedir que o material seja lido.

Há ainda o que fazer com os dados de outras pessoas. Quem tem dever de reserva deve comunicar que existe informação alheia e pedir que se tomem precauções. Fazê-lo nesse momento tem peso; fazê-lo depois tem muito menos.

Em qualquer caso, convém pedir uma cópia do auto, anotar o momento de entrada e de saída e identificar quem estava presente. E chamar o advogado de imediato, ainda que a busca já esteja a decorrer.

O que não fazer durante e depois da busca

O stress da situação leva a gestos que depois se pagam. Estas são as atitudes a evitar, com a razão ao lado.

• Não apague ficheiros, não reinicie aparelhos e não destrua papéis enquanto os agentes estão presentes ou depois; é visto como obstrução e pode criar um problema novo.
• Não assine o auto sem o ler e sem fazer constar as reservas sobre o material coberto pelo segredo do advogado.
• Não deixe que o material do defensor seja misturado com o resto sem protestar de forma expressa e pedir que fique registado.
• Não ligue a amigos ou colegas para contar o que está a acontecer enquanto decorre a busca; as chamadas podem ser ouvidas ou registadas.
• Não discuta o caso por mensagem com o advogado a partir de aparelhos que podem estar sob vigilância; prefira conversas presenciais ou por canais acordados.
• Não entregue palavras-passe sem saber ao que corresponde cada pedido e sem ter o advogado ao telefone.
• Não publique nada sobre a busca nas redes sociais.

Depois da busca, guarde toda a documentação recebida, incluindo a cópia do auto e a lista dos bens apreendidos, e entregue-a ao defensor assim que possível.

Perguntas ao advogado sobre o que está protegido

O segredo do advogado não é uma palavra mágica, e tem limites. Estas perguntas ajudam a perceber o que cobre no seu caso.

• Que comunicações e documentos meus estão protegidos, e quais ficam de fora?
• Como se faz a delimitação no momento da busca, e que frase devo dizer aos agentes?
• O que acontece às mensagens com o advogado que estão num aparelho apreendido?
• Posso ser escutado quando falo consigo, em liberdade ou detido?
• O que significa a exceção para o que se destina a cometer um crime, e quem a pode invocar?
• Como se protege a informação de outras pessoas que guardo, como clientes ou doentes?
• Posso pedir a devolução de aparelhos de que preciso para trabalhar, e em que condições?
• Que material da minha investigação privada fica coberto, e quando deve ser junto ao processo?
• Se a delimitação não foi feita no momento, ainda tenho forma de a pedir?

Não tenha receio de perguntar o que parece óbvio. A resposta depende do caso e do texto do mandado, e uma explicação clara na altura evita erros difíceis de corrigir.

Mensagens e documentos que cruzam fronteiras

Hoje as comunicações com o advogado passam por aplicações, servidores e nuvens que estão em países diferentes. Quando a pessoa vive fora de Itália e o advogado em Roma, as mensagens atravessam várias jurisdições, e a pergunta prática é se o segredo as acompanha. Em regra a proteção é do direito de defesa, mas a forma como se invoca varia, e é prudente tratar o assunto com o defensor local.

Se a busca ocorrer no país de residência e o processo for italiano, os agentes locais agem de acordo com o seu direito, e o defensor local deve ser contactado de imediato. O estudo coordena com ele para que o pedido de delimitação seja feito no momento certo, na língua certa, e fique registado nos termos que as autoridades exigem.

A tradução importa: um auto lavrado numa língua que a pessoa não domina deve ser lido com intérprete antes de ser assinado, e quaisquer reservas devem ser escritas na língua do auto. Os documentos que depois seguem para Itália precisam de tradução e, por vezes, de uma formalidade que lhes dê valor.

O consulado não participa na busca nem protege as comunicações, mas pode informar sobre advogados locais. Os fusos horários complicam a coordenação; convém combinar um canal de emergência e um horário de reserva.

Palavras que aparecem nos autos de busca e apreensão

Os papéis da busca usam uma linguagem própria. Estes são os termos que mais se repetem, explicados em palavras simples.

• Busca: procura de objetos ou documentos em casa, escritório ou veículo, feita por ordem da autoridade competente.
• Apreensão: retirada de bens ou ficheiros para uso como prova; pode abranger aparelhos inteiros.
• Escutas: interceção de comunicações; as feitas com o defensor não podem ser usadas.
• Delimitação: separação, no momento da busca, do que está coberto pelo segredo do advogado.
• Defensor: o advogado que assiste a pessoa no processo penal.
• Investigação da defesa: diligências feitas pela defesa, cujo material fica coberto até à sua junção.
• Junção: entrega de um documento ao processo, a partir do que passa a ser conhecido de todos.

Guarde o auto e a lista dos objetos apreendidos e peça ao defensor que lhe explique, linha por linha, o que consta. É no detalhe da lista que se vê o que foi levado e o que pode ser reclamado.

Como o estudo atende uma busca em curso

Quem liga durante uma busca encontra o estudo disponível por telefone, e a indicação inicial é simples: coopere com a execução material, não resista, não assine nada sem ler e invoque o segredo do advogado de forma expressa. Se o advogado puder falar com o chefe da diligência, fá-lo; se não, orienta a pessoa para o que dizer.

Depois da busca, a pessoa envia por fotografia o mandado, o auto e a lista dos bens apreendidos. O advogado verifica se a delimitação foi pedida, se os bens estão corretamente identificados e se há prazo para reclamar a devolução de algum aparelho. A conversa abrange o que a pessoa deve dizer a clientes, sócios e família.

O estudo trabalha a partir de Roma, Milão e Nápoles e conta com correspondentes noutros países, o que é útil quando as comunicações atravessam fronteiras. As conversas podem fazer-se em português, e as questões mais sensíveis tratam-se em reunião presencial ou por canal acordado, não por mensagem comum.

Os honorários são combinados por escrito no início. O contacto é o telefone do estudo e avvmassimoromano@gmail.com, mas para assuntos delicados convém combinar antes o canal a utilizar.